Журнал-это книга для записи, учета, регистрации сведений и ин­формации. Журнал позволяет быстро определить и проконтролиро­вать ход работы в области , соблюдение установленных законодательством сроков проведения работы, наличие в организа­ции локальных документов и их выдачу.

1. Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда

Одним из обязательных журналов в организации является Жур­нал регистрации вводного инструктажа по охране труда (См. Образец журнала регистрации вводного инструктажа).

Все поступающие на работу до заключения трудового договора должны пройти вводный инструктаж по охране труда. Вводный ин­структаж проводится со всеми вновь принимаемыми на работу неза­висимо от их образования, стажа работы по данной профессии или должности, с временными работниками, командированными, уча­щимися и студентами, прибывшими на производственное обучение или практику.

Вводный инструктаж в организации проводит инженер по охра­не труда или лицо, на которое приказом по предприятию возложены эти обязанности. О проведении вводного инструктажа делается за­пись в журнале регистрации вводного инструктажа с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего.

Форму Журнала регистрации вводного инструктажа рекомендует ГОСТ 12.0.004-90 «Организация обучения безопасности труда. Об­щие положения». Однако, это только рекомендуемая форма и организация вправе приказом утвердить свой вариант журнала (См. Приказ об утверждении журнала регистрации вводного инструктажа).

2. Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте

Проведение инструктажей на рабочем месте является одним из важнейших мероприятий по предупреждению производственного травматизма (См. ).

• на первичный на рабочем месте;
• повторный;
• целевой;
• внеплановый.

Ввиду того что в Журнале регистрации инструктажа на рабочем месте отсутствует графа, где фиксируется номер инструкции, по ко­торой проводится инструктаж, и ее название, целесообразно ука­зывать эти данные в графе 5 «Вид инструктажа»; допускается также в Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте ввести допол­нительную графу «Номер инструкции и ее название».

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, подписан спе­циалистом по охране труда и скреплен печатью организации. Хра­нится в подразделении у руководителя подразделения.

3. Журнал учета инструкций по охране труда для работников

Инструкция по охране труда - это внутренний нормативный до­кумент организации, регламентирующий основные требования без­опасного выполнения работ, предназначенный для проведения ин­структажей по охране труда на рабочих местах.

Каждой инструкции присваивается наименование и номер. В на­именовании следует кратко указать, для какой профессии или вида работ она предназначена.

Учет инструкций по охране труда для работников осуществляется службой охраны труда (специалистом по охране труда) организации.

Форма Журнала учета инструкций по охране труда для работни­ков предложена Методическими рекомендациями по разработке го­сударственных требований охраны труда, утвержденными

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, подписан ли­цом, ответственным за его ведение, и скреплен печатью организа­ции. Хранится в службе охраны труда (см. Форма журнала учета инструкций по охране труда).

4. Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников

У каждого руководителя структурного подразделения (службы) организации должен храниться комплект действующих в подразде­лении (службе) инструкций по охране труда для работников данного подразделения (службы). Местонахождение инструкций определяет руководитель структурного подразделения (службы) с учетом обес­печения доступности и удобства ознакомления с ними.

Инструкции по охране труда для работников могут быть выданы им на руки для изучения при первичном инструктаже, либо вывеше­ны на рабочих местах или участках, либо должны храниться в ином месте, доступном для работников.

Форма Журнала учета выдачи инструкций по охране труда для работников предложена Методическими рекомендациями по раз­работке государственных требований охраны труда, утвержденными

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, подписан ли­цом, ответственным за его ведение, и скреплен печатью организа­ции. Хранится в службе охраны труда.

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Заполняется специалистом службы охраны труда по результатам расследования несчастных случаев. Хранится в службе охраны труда 45 лет.

Форма Журнала регистрации несчастных случаев на производ­стве утверждена .

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, подписан ли­цом, ответственным за его ведение, и скреплен печатью организации.

6. Журнал технического состояния оборудования

Основой обеспечения безопасности производственного обо­рудования является его правильная эксплуатация, определяющая сохранность технологической точности, производительности, без­отказности в работе и безопасности при минимальных затратах на содержание и ремонт.

Ремонтные службы организации должны обеспечивать содержа­ние производственного оборудования в соответствии с требования­ми системы стандартов безопасности труда, паспортов, технических инструкций и другой документации завода-изготовителя.

Для обеспечения содержания производственного оборудования в надлежащем техническом состоянии в организации должны осу­ществляться меры по улучшению его содержания и обслуживания, по строгому выполнению планово-предупредительных ремонтов и по улучшению качества осуществляемых ремонтных работ.

Ежедневно перед началом работы специалист, который рабо­тает на данном оборудовании, обязан проверить записи в Журна­ле технического состояния оборудования, сделанные предыдущей сменой. Если оборудование было сдано исправным и об этом име­ется запись в Журнале, специалист самолично проверяет его исправ­ность, включающих, выключающих и тормозных устройств, наличие и прочность крепления ограждений, надежность функционирова­ния предохранительных приспособлений, блокировок, делает за­пись в Журнале об исправности оборудования и приступает к работе. В случае каких-либо замечаний и неполадок к работе приступать до устранения неполадок запрещается. О всех выявленных неполадках делается запись в Журнал и вызывается ремонтная служба. В данном Журнале должны отмечаться все периодические осмотры, предупре­дительные и плановые ремонты, согласно графикам ППР

Журнал технического состояния должен храниться на оборудова­нии, на видном Месте и быть доступным всем службам организации.

7. Журнал проверки охраны труда и техники безопасности

В организациях должен осуществляться постоянный контроль за состоянием охраны труда:

• оперативный контроль;
• контроль, проводимый службой охраны труда организации;
• общественный контроль;
• трехступенчатый контроль.

Оперативный контроль соблюдения стандартов, правил, норм и инструкций по безопасности труда проводит непосредственный руководитель подразделения.

Служба охраны труда контролирует соблюдение требований без­опасности труда во всех структурных подразделениях и службах ор­ганизации.

Общественный контроль осуществляется комиссиями охраны труда при профкомах организаций, уполномоченными профсоюза (доверенными) лицами по охране труда и иными уполномоченными работниками представительных органов.

Трехступенчатый контроль состояния охраны труда.

I ступень контроля.

Ежедневно перед началом работы (смены) мастер участка со­вместно с общественным инспектором по охране труда (или уполно­моченным по охране труда) проверяют:

• состояние рабочих мест и проходов;
• исправность систем вентиляции и осветительных установок;
• состояние производственного оборудования, приспособлений и инструментов;
• действие предупредительной сигнализации, блокирующих и тормозных устройств;
• обеспечение электробезопасности;
• наличие и состояние спецодежды, средств индивидуальной защиты и др.

Кроме того, они знакомятся с записями в Журнале технического состояния оборудования. Результаты проверки записывают в Жур­нал проверки охраны труда и техники безопасности участка (цеха) и принимают меры по устранению обнаруженных недостатков.

II ступень контроля.

Еженедельно начальник цеха совместно с уполномоченным по охране труда проверяют состояние производственного помещения, рабочих мест и условий труда в цехе; выполнение мер по устранению недостатков, обнаруженных на I ступени контроля; состояние осве­щенности и эффективность работы вентиляционных установок; со­стояние оборудования, приспособлений и инструментов; наличие, состояние и использование спецодежды и средств индивидуальной защиты и т.п. Кроме того, выборочно проверяют знания работника­ми правил и инструкций по охране труда. Результаты проверки зано­сят в цеховой Журнал проверки охраны труда и техники безопасности и намечают мероприятия по устранению выявленных недостатков.

III ступень контроля.

Ежемесячно комиссия под руководством главного инженера ор­ганизации проверяет состояние условий труда в организации. В со­став комиссии входят: главные специалисты (технолог, механик, энергетик), председатель комиссии охраны труда профкома, инже­нер по охране труда, работник медпункта (здравпункта) и работник пожарной охраны. Члены комиссии проверяют состояние произ­водственных помещений и рабочих мест, выполнение мер по устра­нению недостатков, обнаруженных на I и II ступенях контроля, состояние технологического и энергетического оборудования, вы­полнение организационно-технических мероприятий, приказов, а также решений профкома по охране труда, состояние коллектив­ных и индивидуальных средств защиты. Результаты работы комис­сии фиксируют в цеховой Журнал проверки охраны труда и техники безопасности. Итоги проверки рассматривают на оперативном сове­щании. Главный инженер принимает необходимые решения по всем обсуждаемым вопросам. На совещании намечаются конкретные ме­роприятия по повышению безопасности и улучшению условий тру­да. По итогам совещания оформляется необходимый документ.

Журналы хранятся в подразделениях у их руководителей.

Возможно, Вам будет полезно.

Перечень необходимых журналов по ОТ на предприятии

Журналы по ОТ используются для того, чтобы систематизировать необходимую информацию, осуществлять оперативный контроль в сфере ОТ на предприятии и фиксировать сведения о соблюдении сроков для проведения обязательных инструктажей персонала.

Список журналов по ОТ, которые обязательно должны быть на предприятии, зависит от специфики его хоздеятельности, а также того, какие специалисты участвуют в производственном процессе. Однако есть и такие регистры, наличие которых обязательно в любой организации.

Это журналы:

В соответствии со спецификой производственных процессов на предприятиях также могут использоваться журналы:

1. Учета:
   • Работ по распоряжениям и нарядам-допускам при работе с электроустановками. Используется для отображения сведений по проведению работ специалистами, обладающими соответствующим разрядом и прошедшим специнструктаж и проверку знаний. При составлении журнала за основу рекомендуется брать форму из приложения № 8 к Правилам.
   • Медосмотров водителей перед рейсами. В регистре отмечается информация по результатам медосмотров водителей, за основу берется форма, представленная в п. 5 приложения № 9 к приказу Минздрава СССР «О совершенствовании системы медосмотров…» от 29.09.1989 № 555.
   • Выдачи и содержания СИЗ (средств индивидуальной защиты). Рекомендуемая форма журнала представлена в приложении № 1 к инструкции, утв. приказом Минэнерго от 30.06.2003 № 261.
   • Работ по техобслуживанию и ремонту объектов недвижимости.
2. Регистрации:
   • допусков к выполнению работ повышенной опасности;
   • испытаний СИЗ;
   • профзаболеваний;
   • огневых работ.

Правила заполнения журнала по ОТ, как прошнуровать журнал

До 01.03.2017 ведение и, соответственно, заполнение журналов по охране труда на предприятиях осуществлялось по стандарту ГОСТ 12.0.004-90. Теперь же используется порядок ведения журналов по ОТ, скорректированный с учетом требований ГОСТ 12.0.004-2015 (приказ Росстандарта «О введении в действие…» от 09.06.2016 № 600-ст).

Все страницы в журнале по ОТ должны быть пронумерованы, при том нумерация используется сквозная, начиная с титульного листа. На титульном листе, как правило, указываются наименование предприятия, структурного подразделения (службы, участка), даты начала и окончания ведения журнала.

Остатки нити после прошнуровывания всех страниц журнала необходимо вывести на последнюю страницу, зафиксировать и сверху заклеить листом бумаги, на котором надлежит указать, сколько страниц пронумеровано и прошнуровано. Надпись, сделанная на полоске бумаги, заклеивающей концы нити, должна быть заверена подписью руководителя предприятия и печатью (при наличии). При заверке печатью следует учесть, что ее оттиск должен отпечататься и на наклеенной полоске, и на последней странице прошнурованного журнала.

Как вести журнал распоряжений по ОТ, как правильно его прошить

Журнал распоряжений по ОТ необходим на предприятиях с действующими производственными цехами (участками) для фиксации всех издаваемых руководством распоряжений, имеющих отношение:

• к стажировке сотрудников;
• допуску к самостоятельному выполнению работы;
• передаче полномочий по выполнению распоряжений ответственным лицам;
• выплате поощрений, объявлению дисциплинарных взысканий и пр.

В журнале обязательно должны содержаться записи об ознакомлении с этими распоряжениями упомянутых в них сотрудников. После завершения календарного года под записями, сделанными за истекший год, проводится жирная черта и проставляется следующий год. Нумерация при этом начинается заново.

Как и все регистры, заводимые на предприятиях, журнал распоряжений по ОТ должен быть перед началом использования пронумерован (начиная с титульного листа) и прошнурован. Нить, которой прошнуровывается журнал, должна быть выведена на его последнюю страницу и заклеена полоской бумаги с надписью, которая указывает число прошнурованных страниц. Надпись заверяется подписью лица, ответственного за ведение регистра, руководителя предприятия, а также печатью — при этом одна часть оттиска должна располагаться на приклеенном листке бумаги, а другая — на последней странице журнала (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Как правильно оформить журнал учета выдачи удостоверений по ОТ

Форма такого журнала законом не регламентирована, поэтому его можно оформить в виде обычной отпечатанной в типографии книги формата А4 (с учетом ст. 10 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.8‑2013).

Все графы в журнале должны заполняться, пропуски строк и помарки недопустимы. Исправления могут делаться обычным в делопроизводстве способом — путем зачеркивания и написания рядом правильной надписи с заверкой подписью работника, ответственного за ведение журнала.

Перед началом заполнения все страницы журнала надо пронумеровать, начиная с титула, и прошить. На титульном листе указываются название предприятия, даты начала и окончания его ведения.

Внутри журнал разграфляется таким образом, чтобы была возможность указать:

• дату оформления удостоверения;
• номер;
• Ф. И. О. сотрудника, которому выдается удостоверение;
• должность;
• место работы (структурное подразделение, отдел);
• примечания.

Каковы сроки хранения журналов, где можно бесплатно скачать образец журнала учета занятий по ОТ

Согласно положениям раздела 7.3 перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, журналы по ОТ имеют разный срок хранения, в зависимости от заносимой в них информации. Так, журналы регистрации несчастных случаев должны храниться постоянно (п. 630 Перечня). Журналы инструктажей по технике безопасности хранятся 10 лет (п. 626). Журналы регистрации наложения админвзысканий за нарушение санитарных норм, а также учета постановлений о штрафах — 3 года (пп. 642 и 643).

Как правило, порядок оформления журналов по ОТ аналогичен тому, который используется для ведения других видов регистров. Различия могут быть лишь в количестве и содержании граф — это связано со спецификой отрасли и содержанием сведений, необходимых для отражения в регистре по тому или иному вопросу. Скачать образцы журналов по охране труда вы можете на нашем сайте.

Предлагаем ознакомиться с образцом регистра, в котором ведется учет обучающих мероприятий по ОТ.

Обложка журнала выглядит следующим образом:

Журнал

учета занятий по охране труда

__________________________________________________________

(цех, отдел, лаборатория, структурное подразделение, участок)

Преподаватель _________________________________________________________

(Ф. И. О., должность)

Начало обучения: «___» ____________ 20__ г.

Окончание обучения: «___» ____________ 20__ г.».

Страницы журнала оформляются в виде таблицы:

Заключение

На каждом предприятии должны вестись журналы по ОТ. Их точный перечень зависит от специфики производства, но есть и регистры, обязательные для всех. Так, непременно должны быть журналы учета проведения инструктажей сотрудников и регистры учета выданных руководителям по ОТ распоряжений. Необходимы также журналы по учету несчастных случаев, СИЗ и противопожарных защитных средств, изданных и переданных для изучения инструкций по ОТ и т. д.

Кроме того, с учетом специфики производственной деятельности и профессиональной подготовки работников на предприятии могут заводиться и другие журналы. Срок хранения регистров по ОТ — от 3 лет, в зависимости от их содержания. При этом важно помнить, что все страницы журналов, вне зависимости от содержания, перед началом их использования должны быть пронумерованы и прошнурованы.

В зависимости от типа организации, а также сферы ее основной деятельности, обязательные к ведению журналы могут разниться.

Однако, существует один тип данного документа, ведение которого просто обязательно — это запись и вкладышей в них.

Несоблюдение данного правила может привести к штрафу со стороны Государственной трудовой инспекции в размере до 5 тысяч рублей. Впрочем, штрафные санкции не являются главной причиной обязательного ведения данного журнала.

Наибольшую опасность предоставляют судебные разбирательства со своими же сотрудниками, которые могут обратиться в соответствующие органы, если их трудовые книжки не учитываются необходимым образом.

Кроме того, в организации распространены следующие виды журналов :

Журнал трудовых договоров , фиксирующий , заключенные с фирмой. Необходим он также для того, чтобы внутренняя документация предприятия была упорядочена должным образом. Данный вид документа не является строго обязательным для организации, но такой журнал могут потребовать проверяющие службы в ходе своей профессиональной деятельности.

Есть и специальные журналы по экономике предприятия. Это может быть кассовая книга и . В большинстве организаций расчет производится через кассовый аппарат — по наличному и безналичному расчету, поэтому ведение такой книги позволяет фиксировать все эти процессы. Регистрация журналов на предприятии ведется в отдельном журнале.

В случае, когда необходимости в кассовом аппарате нет, например, при оказании услуг населению, используются . Соответственно, в таких заведениях ведется журнал учета данных бланков, содержащих реквизиты и прочую информацию.

Ведение подобной документации позволяет регулировать деятельность всей организации на протяжении длительного времени. Большинство из них нужны для того, чтобы предоставлять их в случае возникновения каких-либо спорных ситуаций, которые неизбежно возникают в каждой структуре.

Мы уже говорили, что ведение определенного вида журналов может отличаться, в зависимости от сферы деятельности предприятия. Имеется ввиду, что один журнал может быть обязателен на определенном предприятии, а в другом его ведение не имеет никакого смысла. Чтобы было более наглядно, разберем несколько видов журналов, которые могут вестись в разного рода предприятиях.

Для предприятий общественного питания

Какие журналы должны быть на предприятии общественного питания? Стоит отметить, что все перечисленные ранее журналы могут вестись в абсолютно любом заведении, вне зависимости от того, каким видом деятельности оно занимается.

Ведение журнала учета трудовых книжек является обязательным для всех, а остальные журналы ведутся выборочно, в соответствии с желанием руководства.

Но, в отдельных организациях существует ряд специфических журналов, вести которые рекомендуется для того, чтобы предоставлять их различным проверяющим органам и инспекциям.

В частности, в заведениях общественного питания распространен бракеражный журнал , в котором отображается информация о качестве выпускаемой продукции. Вообще, понятие «бракераж» означает некий дегустационный процесс, в котором сравниваются вкусовые качества продукции, а также их внешний вид.

В общепите также существует специальная бракеражная комиссия, состоящая из директора, заведующего, старшего повара, а также медицинского работника. Данные люди дегустируют каждое блюдо, а результаты данной проверки заносят в соответствующий журнал.

Там отображаются оценки относительного вкуса, консистенции каждого блюда, запаха и внешнего вида. — еще один важный документ, который требует особенного внимания к заполнению.

Документация по экологии

Журналы по экологии на предприятии часто называют еще первичными журналами.

Всего отличают несколько видов данных документов :

1. Учета выбросов в атмосферу (журналы ПОД, идущие под порядковыми номерами 1, 2 и 3).
2. Учета водоотведения и водопотребления.
3. Книга, в которой ведется отчетность, касающаяся движения отходов на производстве.

Ведение данной документации строго контролируется со стороны Росприроднадзора, поэтому их отсутствие является поводом для наложения штрафных санкций, как на саму фирму, так и на ответственное лицо, в обязанности которого входит ведение данных записей.

Обязательным также является журнал регистрации входящих и , который позволяет строго следить за всей документацией, которая поступает на фирму, и из нее исходит.

Журналы по безопасности

Какие журналы по технике безопасности должны быть в организации? Стоит отметить, что в любой структуре, штат которой составляет несколько человек, должно быть назначено специальное ответственное лицо, отвечающее за пожарную безопасность, а значит и журналы по пожарной безопасности в организации.

Сразу после назначения на эту должность, человек в обязательном порядке должен завести журнал по .

Стоит заметить, что этот документ составляется не в единственном экземпляре, а имеет несколько разновидностей, касающихся отдельных моментов.

Рассмотрим несколько основных видов данных документов :

Журнал, в котором фиксируется проведения инструктажа по технике пожарной безопасности и . По правилам, каждый человек, работающий на предприятии, обязан выслушать данную лекцию, прежде чем приступать к своим профессиональным обязанностям. Соответственно, в журнале отображается список людей, прошедших инструктаж, а также иная информация.

Требования по оформлению

А теперь рассмотрим порядок оформления журналов в организации. В зависимости от вида, отличается и его основное оформление как документа. Но, прежде всего должна быть проведена регистрация журналов в организации.

Имеется ввиду, что журналы которые должны быть в организации, нужно зарегистрировать в контролирующих органах либо на самом предприятии.

Журналы для организаций и предприятий требующих заполнения в строгом соответствии с установленными требованиями:

1. Журнал учета трудовых книжек, а также вкладышей в них.
2. Ведения командировочных удостоверений.

Требования к оформлению журналов в организации не слишком сложные. , в нем отражается информация о проверках, проводимых различными надзорными органами и инспекциями.

Что касается остальных видов записей, то для них не существует определенной формы их заполнения. Следовательно, руководитель каждой конкретной фирмы может самолично устанавливать правила их заполнения, а также вид, в котором они будут вестись — письменный или электронный.

Однако, существуют определенные главы, которые должны быть отображены в книге учета в обязательном порядке:

• порядковый номер регистрации;
• дата проведения регистрации документа;
• примечание;
• краткое содержание.

Регистрационная запись должна содержать подробнейшую информацию, касательно определенного кадрового документа, дату его написания или иную информацию, касающуюся его специфики.

Порядок ведения

Основные требования к оформлению записей, ведущихся соответствующим образом, необходимы для того, чтобы исключить подделку документа посредством выставления неправильного числа создания документа, либо избавления от документа, который изготовлен ранее.

Именно поэтому, журнал должен быть составлен и изготовлен следующим образом :

• журнал учета должен быть прошитым;
• должна быть соблюдена полная нумерация листов, начиная с первого и заканчивая последним;
• в конце него должна быть фраза, в которой говорится о том, что он прошит и пронумерован определенным количеством листов (в зависимости от документа), а также инициалы и личная подпись директора;
• под подписью директора должна располагаться печать самой организации.

Что касается обложки, то большой роли не имеет, будет ли она твердой или мягкой. Конечно, оптимальным вариантом является все-таки твердая обложка, в плане сохранности самого документа, ведь он хранится на протяжении 75 лет, т.е. точно такого же срока, что и сами документы, которые были учтены.

Заключение

Ведение журналов учета позволяет руководителям предприятия лучше систематизировать трудовые отношения со своими сотрудниками, а также упорядочивание документооборота внутри предприятия. К тому же, некоторые из них могут требовать в ходе различных проверок, поэтому лучше заранее позаботиться о том, чтобы в наличии были все учетные книги, которые могут представлять интерес со стороны надзорных органов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!

Журналы по охране труда — это документы, которые фиксируют действия лиц, ответственных за безопасность труда. Главное назначение таких документов состоит в том, чтобы собрать всю информацию об ознакомлении персонала предприятия с правилами, которые должны сделать производство безопасным.

В соответствии с положениями ст. 212 ТК, работодатель обязан обеспечить безопасность производства, снабдить сотрудников информацией по технике безопасности, создать пакет инструкций.

У рядовых работников обязанностей в области ТБ гораздо меньшие (ст. 214). Они обязаны проходить инструктаж по ТБ, пополнять свои знания, выполнять требования нормативов.

Требование вести журналы по охране труда в ТК не содержится. Однако в ст. 225 есть норма, которая обязывает работодателей проводить инструктаж по безопасности производства.

Общие требования

Любой журнал по ТБ представляет собой книгу, в которой сотрудники предприятия личной подписью подтверждают получение соответствующей информации. Из этой функции вытекают и общие требования:

1. Такие документы обязательно оформляются по утвержденной инструкции.
2. В данном документе должна содержаться строго фиксированная информация.
3. Каждый документ посвящен отдельной теме ТБ.

Это общие правила. Каждая организация имеет свои особенности ведения документации по охране труда.

Виды инструктажа

Любой инструктаж по технике безопасности подразделяется на две группы — обязательный для всех или только для некоторых организаций.

К обязательному виду относятся:

• вводный;
• на рабочем месте;
• противопожарный;
• повторный;
• допуска на объект.

Предприятия могут проводить дополнительные инструктажи, которые зависят от специфики деятельности и осуществляются по утвержденным инструкциям.

Журнал вводного инструктажа

Этот вид закреплен в нормах ГОСТа 12.0.004-90. Он распространяется на все учреждения. Это означает, что образец журнала вводного инструктажа должен быть единым для всех учреждений. Если специфика предприятия требует каких-то дополнений, то бланк журнала инструктажа по охране труда разрабатывается специалистами и утверждается начальником предприятия.

ГОСТ 12.0.004-90 предписывает ведение журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда в виде таблицы, в которой должны фиксироваться следующие сведения:

• название учреждения;
• дата инструктирования;
• данные об инструктируемом человеке (Ф.И.О., должность, специальность, специализация, дата рождения);
• подписи взаимодействующих сторон.

Если проводится работа с большим коллективом, то журнал вводного инструктажа по охране труда может быть оформлен по-другому. В нем допускается только один раз указывать всю обязательную информацию, кроме данных об инструктируемых работниках. Сведения о каждом сотруднике приводятся в отдельной строке. Здесь же каждый рядом со своей фамилией ставит подпись. В соседнем столбце расписывается инструктор.

Журнал регистрации инструктажа по охране труда ведет сотрудник, который занимает должность инженера по ТБ или совмещает эту работу с другими обязанностями. Если такой человек не назначен приказом, то по умолчанию журнал регистрации инструктажа ведет начальник подразделения. В небольших организациях такую функцию может брать на себя руководитель.

Форма журнала инструктажей универсальна. В них обязательно нужно:

• прошнуровать все листы;
• закрепить шнуровку клеем;
• указать количество страниц и дату начала ведения;
• поставить подпись должностного лица с расшифровкой;
• поставить печать.

Как заполнять журнал учета инструктажей по пожарной безопасности

Этот документ ведется так же, как журнал вводного инструктажа. Отличия состоят в информации, доводимой до инструктируемых.

В нем должны находиться:

• титульный лист, содержащий название учреждения;
• дата начала ведения;
• таблица, в которой фиксируются: № записи, дата, Ф.И.О. инструктируемого, год рождения, должность, Ф.И.О. инструктора, подписи сторон.

Журналы по охране труда

Для обеспечения максимальной безопасности труда инструктаж и обучение должны проводиться в разных сферах работы предприятия и сотрудника. Например, кроме перечисленных выше, ведутся следующие документы:

• журнал проверки состояния охраны труда;
• выдачи инструкций по ТБ;
• регистрации несчастные случаев;
• описания испытаний оборудования.

В зависимости от специфики предприятия возможно ведение и другой документации по ТБ.

Обязателен ли

Из всего разнообразия приведенных здесь перечней документов по ТБ самыми универсальными являются книги фиксации вводного инструктажа и пожарной безопасности.

На опасных производственных объектах этот список увеличивается.

Журнал учета инструкций по охране труда

Инструкции общего и специального характера необходимы для того, чтобы обеспечить персонал правилами безопасной работы во всех сферах производственной деятельности. Особенно большая потребность возникает в инструкциях при работе с опасными материалами.

Журнал учета инструкций по охране труда позволяет решать многие проблемы организации работы по технике безопасности на предприятии.

Каждой инструкции должен присваиваться порядковый номер, после чего она помещается на хранение в отдельную папку. При такой организации учета документ можно легко найти по его порядковому номеру.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда позволяет проводить учет обеспеченности должностных лиц и сотрудников, работающих на специфических агрегатах, инструкциями, помогающими обезопасить жизнь и здоровье персонала.

Журнал обучения по охране труда востребован преимущественно на крупных предприятиях со сложными производственными циклами. Для того чтобы свести к минимуму количество несчастных случаев, составляется график прохождения курсов обучения. В учетном документе фиксируются сертификаты, удостоверения и дипломы, выдаваемые сотрудникам после обучения.

Инструкция по охране труда

Инструкция — это:

• свод правил по безопасному использованию оборудования;
• алгоритм действий в различных ситуациях;
• перечень запретов.

Специфика инструкции по ТБ состоит в том, что ее содержание направлено на обеспечение человека информацией о запретах и порядке действий при возникновении опасной ситуации.

Журнал выдачи удостоверений по охране труда

На ряде предприятий не ограничиваются вводными инструкциями по ТБ. На опасных производственных объектах сотрудники проходят обучение, после чего сдают экзамены. По результатам проверки знаний они получают соответствующее удостоверение.

С целью учета кадрового состава, имеющего такие допуски, ведется фиксация выдачи удостоверений. В отдельном перечне фиксируется количество удостоверений общего и специального характера.

Перечень выданных удостоверений содержит следующие данные:

• номер и дата выдачи;
• Ф.И.О. работника;
• должность и специальность;
• структурное подразделение.

Документы по технике безопасности предназначены для того, чтобы обеспечить процесс управления в этой области.

Эффективность этого процесса зависит от качества ведения документации и разнообразия мероприятий в области техники безопасности.

Ноя 10, 2017 zakonadmnin

Существует три способа регистрации документов:

• простейший - в журналах;
• более совершенный - с помощью картотеки;
• наиболее совершенный, удобный и быстрый - с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

• регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
• организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
• наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
• облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации

• Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

• Журнал регистрации личных карточек.
• Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).
• Журналы регистрации приказов (распоряжений).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива - «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о».

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

• Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

Журналы учета на факультативной основе

На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий.

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

• сверхурочные работы;
• использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
• предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

• об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
• об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Оформление регистрационного журнала

Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги). Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы). Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице.

Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

2. Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации.