Положение по защите персональных данных. Положение о персональных данных. Структура документа и его образец

Положение о персональных данных работников – образец 2019 года вы найдете в этой статье. Какой текст положения с учетом всех требований законодательства? Приведем пример.

Персональные данные сотрудников – любая информация, необходимая администрации в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника (п. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

В бухгалтерии и кадровой службе хранятся документы, в которых персональные данные сотрудников, – ведомости по зарплате, личные карточки, личные дела и другие. Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого.

Положение о персональных данных: структура

Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в локальном акте организации, например в положении о работе с персональными данными сотрудников. Положение утверждает директор. Ознакомьте сотрудников с документом под подпись (ст. 8, п. 8 ч. 1 ст. 86, 87 ТК, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

С целью обеспечения выполнения требований к порядку обработки персональных данных работников и защите этих сведений работодатель может разработать и утвердить Положение о работе с персональными данными работников. Оно также может именоваться, например, Положением об обработке персональных данных работников, Положением о защите персональных данных или даже Положением о персональных данных работников.

Положение о персональных данных относится к тем локальным актам, которые обязательно должны быть в организации. Работодатель должен локальным нормативным актом (Положением о персональных данных) определить порядок хранения, обработки и использования персональных данных. Отсутствие Положения может быть квалифицировано государственной инспекцией труда как нарушение трудового законодательства. Такой вывод также подтверждается судебной практикой (см. Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06 по делу № А40-20745/06-148-194).

Структуру и содержание Положения о защите персональных данных работников (образец приведем ниже) работодатель определяет для себя самостоятельно.

При разработке Положения о персональных данных работодатель должен учитывать, в частности, следующие принципы:

обработка персональных данных работников производится только в целях соблюдения законодательства РФ, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
все персональные данные работников нужно получать у него самого. Если какие-либо персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник заранее должен быть уведомлен об этом, а от него должно быть получено письменное согласие;
работодатель должен за свой счет обеспечивать защиту персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты;
работодатель должен под роспись ознакомить работников с порядком обработки их персональных данных, а также с их правами и обязанностями в этой области.

Общество с ограниченной ответственностью «Стелла»

(ООО Стелла»)

УТВЕРЖДАЮ

Директор

ООО «Стелла»

А.С. Пушкин

ПОЛОЖЕНИЕ

О работе с персональными данными работников

1. Общие положения

1.1. Положение о работе с персональными данными работников ООО «Стелла» разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ и нормативно-правовыми актами, действующими на территории РФ.

1.2. Настоящее Положение определяет порядок работы (сбора, обработки, использования, хранения и т. д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности сведений о работнике, предоставленных работником работодателю.

2. Получение и обработка персональных данных работников

2.1. Персональные данные работника работодатель получает непосредственно от работника.
Работодатель вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только при наличии письменного согласия работника или в иных случаях, прямо предусмотренных в законодательстве.

2.2. При поступлении на работу работник заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе:
– пол;
– дату рождения;
– семейное положение;
– отношение к воинской обязанности;
– местожительство и домашний телефон;
– образование, специальность;
– предыдущее(ие) место(а) работы;
– иные сведения, с которыми работник считает нужным ознакомить работодателя.

2.3. Работодатель не вправе требовать от работника представления информации о политических и религиозных убеждениях и о его частной жизни.

2.4. Работник представляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами.

2.5. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней.

2.6. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения. Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

2.7. Анкета работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за ведение личных дел – бухгалтер организации.

3. Хранение персональных данных работников

3.1. Анкета работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся информация, которая относится к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за комплектование личных дел – бухгалтер организации.

Читайте также Платежное поручение НДС в 2019 году: пример

3.2. Личные дела и личные карточки хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела и личные карточки находятся в отделе бухгалтерии в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела и личные карточки сдаются в отдел бухгалтерии.

3.3. Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются заместителем руководителя организации и сообщаются индивидуально работникам, имеющим доступ к персональным данным работников.

3.4. Изменение паролей заместителем руководителя организации происходит не реже одного раза в два месяца.

3.5. В целях повышения безопасности по обработке, передаче и хранению персональных данных работников в информационных системах проводится их обезличивание. Для обезличивания персональных данных применяется метод введения идентификаторов, то есть замена части сведений персональных данных идентификаторами с созданием таблиц соответствия идентификаторов исходным данным.

3.6. Доступ к персональным данным работника имеют руководитель организации, его заместитель, главный бухгалтер, а также непосредственный руководитель работника. Специалисты отдела бухгалтерии – к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Доступ специалистов других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения руководителя организации или его заместителя.

3.7. Копировать и делать выписки из персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя организации, его заместителя и главного бухгалтера.

4. Использование персональных данных работников

4.1. Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций.

4.2. Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения работника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска, установления размера зарплаты. На основании персональных данных работника решается вопрос о допуске его к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.

4.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного поступления. Работодатель также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В случае если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения.

5. Передача персональных данных работников

5.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.

16 Сен 2012 16:11

Персональные данные работника - это касающаяся конкретного лица информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. Законодательством предусмотрен ряд обязанностей по получению, хранению, передаче и защите персональных данных работников. Руководствоваться при этом работодателю следует не только положениями ТК РФ и федеральными законами, но и локальным актом, который должен быть в каждой организации. В статье расскажем, как разработать Положение о персональных данных, что в него включить и на что еще обратить внимание.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому . Помимо таких данных, как фамилия, имя, отчество, возраст, образование, место жительства, семейное положение, национальность, к персональным данным можно отнести религиозные и политические убеждения, сексуальную ориентацию и т.п. Что касается сферы трудовых отношений, персональными данными работника считаются только те сведения, которые необходимы работодателю в связи с трудовыми отношениями. Это, в первую очередь, информация об образовании, специальности, квалификации, состоянии здоровья (для занятия определенными видами деятельности), наличии детей, доходах (для замещения должностей государственной службы). То есть работодатель не имеет права запрашивать у работника информацию, например, о его вероисповедании или национальности. И когда в некоторых организациях на собеседованиях с претендентами задают подобные вопросы, тем самым нарушается право на неприкосновенность частной жизни.
В силу ст. 85 ТК РФ работодатель осуществляет обработку персональных данных работников, которая включает в себя действия по получению, хранению, передаче или иному их использованию. Кроме этого, работодатель должен обеспечивать их защиту от неправомерного использования, утраты в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами (п. 7 ст. 86 ТК РФ), за счет своих средств.
Хранение и обработка персональных данных, как правило, осуществляются одновременно с использованием электронной системы хранения и на бумажных носителях.
Какие данные в конкретной организации подлежат хранению и обработке как персональные, кто имеет доступ к таким данным, каким образом осуществляется их защита от несанкционированного доступа - обо всем этом говорится в положении о персональных данных (далее - Положение), которое должно быть разработано в каждой организации.

К сведению. Для государственных учреждений положения разрабатываются нормативными правовыми актами. Так, Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609.

Порядок утверждения Положения

Если в организации есть профсоюз, Положение утверждается с учетом его мнения в порядке, определенном ст. 372 ТК РФ (если данное требование установлено или соглашением): работодатель направляет проект положения в выборный орган первичной профсоюзной организации, который не позднее пяти рабочих дней со дня его получения отсылает работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. Если оно не содержит согласия с проектом положения либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с этим либо обязан в течение трех дней после получения такого мнения провести дополнительные консультации с выборным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право принять Положение, но оно может быть обжаловано выборным органом первичной профсоюзной организации в государственную инспекцию труда или в суд. Также профсоюз имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.
Если в организации нет профсоюза, а есть иной представительный орган работников, Положение нужно согласовать с этим органом. Если же нет ни того, ни другого, работодатель утверждает положение самостоятельно, соблюдая процедуру согласования, установленную локальным нормативным актом организации. Как правило, принимаемый локальный акт согласовывается с начальником отдела кадров, главным бухгалтером, юристом или другими работниками. Положение вводится в действие приказом работодателя.
Приведем примерный образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью
"САТУРН"

Приказ N 203
об утверждении Положения о персональных данных
работников ООО "САТУРН"

Во исполнение гл. 14 ТК РФ, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", других действующих нормативно-правовых актов, а также в целях приведения локальных нормативных актов ООО "САТУРН" в соответствие с действующим законодательством РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действие с 26.06.2012 Положение о персональных данных работников ООО "САТУРН" (далее - Положение).
2. Менеджеру по персоналу Кукиной Л.А. до 29.06.2012 довести Положение до сведения всех сотрудников организации под роспись.
3. До 27.06.2012 запросить с работников, осуществляющих обработку персональных данных, перечисленных в Положении, обязательство о неразглашении персональных данных работников ООО "САТУРН" (по форме Приложения N 1 к Положению).
4. Местом хранения Положения определить кабинет отдела кадров организации.
5. Контроль исполнения данного приказа оставляю за заместителем генерального директора - директором по персоналу Максимовой Н.В.

Генеральный директор Королев /В.В. Королев/

С приказом ознакомлены:

Менеджер по работе с персоналом Кукина /Л.А. Кукина/
Директор по персоналу Максимова /Н.В. Максимова/

Сотрудников организации необходимо ознакомить с Положением под роспись, а вновь принимаемых на работу лиц следует в силу ст. 68 ТК РФ знакомить с Положением до подписания трудового договора. Что касается работников, участвующих в обработке персональных данных, ознакомить их с Положением недостаточно - они должны дать обязательство о неразглашении персональных данных.

Рекомендуем при разработке Положения включать в него следующую информацию:
- сведения, относящиеся к персональным данным, порядок их получения;
- перечень лиц, имеющих право доступа к персональным данным, их права и обязанности, режим доступа к таким данным;
- способы защиты персональных данных;
- права работника и работодателя в области обработки персональных данных;
- порядок ознакомления работника с его персональными данными, получения копий документов, их содержащих;
- ответственность за нарушение норм по обработке персональных данных.

Образец Положения о персональных данных

Общество с ограниченной ответственностью "САТУРН" (ООО "САТУРН")

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "САТУРН"

ПОЛОЖЕНИЕ
о персональных данных работников ООО "САТУРН"

1. Общие положения .
1.1. Положение о персональных данных работников ООО "САТУРН" (далее - Положение) разработано в соответствии с ТК РФ, Федеральным законом от 27.06.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и иными нормативными правовыми актами.
1.2. Положением определяется порядок получения, систематизации, использования, хранения и передачи сведений, составляющих персональные данные работников ООО "САТУРН" (далее - Общество).
1.3. Персональные данные работника - любая информация, относящаяся к конкретному работнику (субъекту персональных данных) и необходимая Обществу в связи с трудовыми отношениями. Сведения о персональных данных работников относятся к числу конфиденциальных (составляющих охраняемую законом тайну Общества).
1.4. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.

2. Получение персональных данных .
2.1. Источником информации обо всех персональных данных работника является непосредственно работник. Если персональные данные можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть заранее в письменной форме уведомлен об этом и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
2.2. При поступлении на работу претендент заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе:
- Ф.И.О.;
- пол;
- дату рождения;
- семейное положение;
- наличие детей, их даты рождения;
- воинскую обязанность;
- место жительства и контактный телефон;
- образование, специальность;
- стаж работы по специальности;
- предыдущее(ие) место(а) работы;
- факт прохождения курсов повышения квалификации;
- наличие грамот, благодарностей.
2.3. Работодатель не вправе требовать от претендента представления информации о политических и религиозных убеждениях, о частной жизни.
2.4. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ.
2.5. Работодатель имеет право проверять достоверность сведений, представляемых работником. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения и документы, подтверждающие достоверность этих сведений.
2.6. При оформлении работника сотрудники отдела кадров заполняют унифицированную форму N Т-2 "Личная карточка работника" и формируют личное дело, которое хранится в отделе кадров. Отвечает за ведение личных дел заместитель генерального директора - директор по персоналу.
2.7. Личное дело работника состоит из следующих документов:
- трудовой договор;
- личная карточка формы N Т-2;
- копия трудовой книжки;
- характеристики, рекомендательные письма;
- паспорт (копия);
- документ об образовании (копия);
- военный билет (копия);
- свидетельство о регистрации в налоговом органе (ИНН) (копия);
- пенсионное свидетельство (копия);
- свидетельство о заключении брака (копия);
- свидетельство о рождении детей (копия);
- копия документа о праве на льготы (удостоверение почетного донора, медицинское заключение о признании лица инвалидом, др.);
- результаты медицинского обследования (в случаях, установленных законодательством);
- документы, связанные с трудовой деятельностью (заявления работника, аттестационные листы, документы, связанные с переводом, дополнительные соглашения к трудовому договору, копии приказов, др.).
2.8. Документы, поступающие в личное дело, хранятся в хронологическом порядке.

3. Хранение персональных данных .
3.1. Личные дела хранятся в бумажном виде в папках с описью документов, пронумерованные по страницам. Личные дела находятся в отделе кадров в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа, и располагаются в алфавитном порядке.
3.2. Личные дела регистрируются в журнале учета личных дел, который ведется в электронном виде и на бумажном носителе.
3.3. После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление работника, приказ о расторжении трудового договора, др.), составляется окончательная опись и личное дело передается в архив организации на хранение.
3.4. В отделе кадров Общества кроме личных дел создаются и хранятся следующие документы, содержащие персональные данные работников:
- трудовые книжки;
- подлинники и копии приказов (распоряжений) по кадрам;
- приказы по личному составу;
- материалы аттестаций и повышения квалификаций работников;
- материалы внутренних расследований (акты, докладные, протоколы и др.);
- копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения;
- другие.
3.5. Персональные данные работников также хранятся в электронном виде на локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данным, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей. Пароли устанавливает системный администратор Общества, затем они сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным работников. Пароли изменяются не реже одного раза в два месяца.
3.6. Кабинет отдела кадров оборудуется охранной системой и камерой видеонаблюдения.
3.7. Заместитель генерального директора - директор по персоналу осуществляет общий контроль соблюдения работниками мер по защите персональных данных, обеспечивает ознакомление сотрудников под роспись с локальными нормативными актами, в том числе с настоящим Положением, а также истребование с работников обязательств о неразглашении персональных данных.

4. Доступ к персональным данным .
4.1. Доступ к персональным данным работников имеют:
- учредители Общества;
- генеральный директор;
- заместитель генерального директора;
- финансовый директор;
- директор по персоналу;
- главный бухгалтер;
- юрист;
- начальник отдела безопасности;
- руководители структурных подразделений (только к данным работников своего подразделения);
- специалисты отдела по работе с персоналом и бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы им для выполнения конкретных функций.
4.2. Доступ специалистов других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения генерального директора или заместителя генерального директора.
4.3. Копировать и делать выписки персональных данных работников разрешается исключительно в служебных целях и с письменного разрешения директора по персоналу.

5. Обработка персональных данных работников .
5.1. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни (ч. 1 ст. 10 Федерального закона N 152-ФЗ). В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
5.2. Обработка персональных данных работников работодателем возможна без их согласия в случаях, когда:
- персональные данные являются общедоступными;
- персональные данные относятся к состоянию здоровья работника, их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;
- обработка персональных данных необходима для установления или осуществления прав их субъекта или третьих лиц либо в связи с осуществлением правосудия;
- обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, об исполнительном производстве, с уголовно-исполнительным законодательством РФ;
- обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством;
- по требованию полномочных государственных органов - в случаях, предусмотренных федеральным законом.
5.3. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов или иных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и профессиональном продвижении, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
5.4. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных, полученных о нем исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
5.5. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования, утраты обеспечивается работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
5.6. Работники должны быть ознакомлены под расписку с документами Общества, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области.
5.7. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.
5.8. Лица, имеющие доступ к персональным данным, подписывают Обязательство о неразглашении персональных данных по форме Приложения N 1 к настоящему Положению.

6. Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных .
6.1. Работник обязуется представлять персональные данные, соответствующие действительности.
6.2. Работник имеет право на:
- полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
- свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей такие данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

7. Передача персональных данных .
7.1. Работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом (Приложение N 2 к Положению).
7.2. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном законодательством.
7.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено на получение персональных данных либо отсутствует письменное согласие работника, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении таких данных.
7.4. Работодатель должен предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.
7.5. Передача персональных данных работников в пределах Общества осуществляется в соответствии с настоящим Положением.
7.6. При передаче работодателем персональных данных работника его законным, полномочным представителям в порядке, установленном ТК РФ, эта информация ограничивается только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.

8. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных .
8.1. Разглашение персональных данных работника Общества, то есть передача посторонним лицам, не имеющим к ним доступа; публичное раскрытие; утрата документов и иных носителей, содержащих персональные данные работника; иные нарушения обязанностей по их защите, обработке и хранению, установленным настоящим Положением, а также иными локальными нормативными актами Общества, лицом, ответственным за получение, обработку и защиту персональных данных работника, - влекут наложение на него дисциплинарного взыскания (выговора, увольнения по пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
8.2. В случае причинения ущерба Обществу работник, имеющий доступ к персональным данным сотрудников и совершивший указанный дисциплинарный проступок, несет полную материальную ответственность в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ.
8.3. Работник Общества, имеющий доступ к персональным данным сотрудников и незаконно использовавший или разгласивший указанную информацию без согласия сотрудников из корыстной или иной личной заинтересованности и тем самым причинивший крупный ущерб, несет уголовную ответственность на основании ст. 188 УК РФ.
8.4. Руководитель Общества за нарушение порядка обращения с персональными данными несет административную ответственность согласно ст. ст. 5.27 и 5.39 КоАП РФ, а также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные об этом работнике.

Приложение N 1 к Положению о персональных данных
работников ООО "САТУРН"

Обязательство о неразглашении персональных данных работников
ООО "САТУРН"

Я, ____________________________________________________________________ с Положением о персональных данных работников ООО "САТУРН" ознакомлен(а). Обязуюсь не разглашать персональные данные работников, ставшие мне известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
Об ответственности за разглашение персональных сведений работников предупрежден(а).

Приложение N 2 к Положению о персональных данных
работников ООО "САТУРН"

Генеральному директору
ООО "САТУРН"
В.В. Королеву
от ________________________,
зарегистрированного по адресу
_____________________________
паспорт _____________________

Согласие
на передачу персональных данных третьей стороне

Я, ____________________________________________________________________ в соответствии с абз. 1 ч. 1 ст. 88 ТК РФ даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью "САТУРН" (ООО "САТУРН"), расположенному по адресу ________________, на предоставление в ПФР следующих моих персональных данных:
- Ф.И.О., дата рождения;
- номер свидетельства государственного пенсионного страхования;
- размер заработной платы;
- размер начисленных и уплаченных страховых взносов.
Настоящее согласие действительно в течение одного года с момента его получения.
_______________ "__" ______________ ____ г.

Заключение

Отметим, что документы, в которых закрепляются положения о вопросах обработки и защиты персональных данных, могут стать объектом проверки контролирующих органов, в частности сотрудников Роскомнадзора. Поэтому работодателю следует ответственно подойти к их разработке.
В заключение дадим несколько советов работодателям по оформлению локальных документов, регламентирующих работу с персональными данными сотрудников:
1. Разрабатывая документы, необходимо указывать конкретные нормы закона, на основании которых работодатель обрабатывает персональные данные.
2. Запрашивая с работника согласие на обработку его персональных данных, кроме нормы закона следует указывать цели, для которых они запрашиваются.
3. Помимо Положения в некоторых случаях нужно издавать приказы работодателя. Например:
- об установлении лиц, имеющих право доступа к персональным данным;
- о назначении лиц, ответственных за защиту персональных данных;
- о мерах, принимаемых для обеспечения безопасности персональных данных.
4. В Положении закрепляется четкий и подробный перечень сведений, которые являются персональными, а также конкретные способы обработки персональных данных, установленные ст. 3 Закона N 152-ФЗ и применяемые в организации (сбор, систематизация, хранение и т.д.).
5. Указывайте периоды совершения действий с персональными данными. Например, в согласии работника следует указать, что он дает согласие на передачу своих данных в течение одного месяца (или одного года и т.д.).
6. При разработке Положения можно использовать Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" и от 17.11.2007 N 781 "Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

С 1 июля 2017 года существенно ужесточена ответственность за нарушения при взаимодействии с персональными данными физических лиц. Это следует из положений Федерального закона от 07.02.2017 № 13-ФЗ). Изменения затронут всех без исключения работодателей, которые связаны с обработкой персональных данных сотрудников и подрядчиков-физических лиц. Более того, можно сказать, что поправки касаются практически всего бизнес-сообщества, взаимодействующего в персональными данными физических лиц (например, владельцев сайтов, которые собирают персональные данные посетителей). Как подготовится к изменениям? Увеличатся ли штрафы? Кто будет выявляться нарушения в обработке персональных данных? Давайте разбираться.

Персональные данные: особая информация

Персональные данные работников – это любая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника (п. 1 ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных»).

У работодателя (организации или ИП) персональные данные работников, чаще всего, обобщаются в их личных карточках и личных делах. При этом почти каждый менеджер отела кадров или HR-специалист знает, что персональные данные допускается получать только лично от работников. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то российское законодательство обязывает уведомить об этом работника и получить от него письменное согласие (пункт 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ).

Работодатели не вправе получать и обрабатывать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности человека. То есть, собирать сведения, допустим, о вероисповедании сотрудников – нельзя. Ведь такая информация представляет из себя личную или семейную тайну и никак не может быть связана с выполнением трудовых обязанностей (пункт 4 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ).

Получив персональные данные, работодатель в силу требований законодательства обязан их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия работника (ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ).

Под персональными данными можно понимать любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) – пункт 1 статьи 3 Федерального закона № 152-ФЗ. Примерами такой информации может быть фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место проживания и т. д.

Как работодатель обязан защищать персональные данные

В целях защиты и ограничения доступа к персональным данным работодатель должен обеспечить качественную и современную систему их защиты. Как именно это сделать? Этот вопрос решает каждый работодатель самостоятельно. При этом порядок получения, обработки, передачи и хранения персональных данных должен быть закреплен в локальном акте организации, допустим в Положении об обработке персональных данных работников (ст. 8, 87 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ).

Также у работодателя должен быть официально назначен работник, который отвечающий за работу с персональными данными (ч. 5 ст. 88 ТК РФ). Им может быть, например, работник отдела кадров, которые взаимодействует с личными делами, получает согласия работников на обработку, ведет карточки сотрудников и т.д.

Проверки работодателя по вопросам обработки им персональных данных проводят подразделения Роскомнадзора. Приказом Минкомсвязи России № 312 утвержден Административный регламент исполнения Роскомнадзором функций по осуществлению государственного контроля (надзора).

Какая ответственность применяется к работодателям

За нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность (ст. 90 ТК РФ, ч. 1 ст. 24 Федерального закона № 152-ФЗ). Разберем каждую из этих видов ответственности.

Дисциплинарная ответственность

К дисциплинарной ответственности за нарушения при работе с персональными данными можно привлечь к ответственности работников, которые в силу трудовых отношений обязаны соблюдать правила работы с личными данными, но нарушили их (ст. 192 ТК РФ). То есть, привлечь к ответственности можно, к примеру, менеджера отдела кадров, которому поручена соответствующая работа.

За дисциплинарный проступок сбора, обработки и хранения персональных данных работодатель может наказать своего работника, применив к нему одно из следующих взысканий (ч.1 ст. 192 ТК РФ):

Замечание;
выговор;
увольнение.

Материальная ответственность

Материальная ответственность работника может наступить, если в связи с нарушением правил работы с персональными данными организации причинен прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Предположим, что ответственный работник отдела кадров допустил грубое нарушение – распространил персональные данные сотрудников в сети Интернет. Работники, узнав об этом, подали на работодателя в суд, который постановил: «выплатить пострадавшим работникам денежную компенсацию – 50 000 рублей каждому». В такой ситуации работодатель имеет возможность возложить на виновного сотрудника отдела кадров ограниченную материальную ответственность в пределах его среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Взыскание причиненного ущерба можно осуществить по распоряжению руководителя не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного сотрудником ущерба. Если месячный срок истек, то взыскать ущерб придется через суд. Такой порядок предусмотрен в статье 248 Трудового кодекса РФ.

При полной материальной ответственности сотрудник должен будет полностью возместить организации всю сумму ущерба, возникшего в связи с нарушениями в сфере персональных данных (ст. 242 и 243 ТК РФ). Однако, как правило, на работников, ответственных за обработку персональных данных полную материальную ответственность не возлагают.

Дисциплинарную и материальную ответственность работодатель (к примеру, коммерческая организация) применяет исключительно по своему усмотрению. Государственные контролирующие органы (в том числе Роскомнадзор) в этом процессе участия не принимают.

Административная ответственность

За нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных работодателя и должностных лиц контролирующие органы могут привлечь к административной ответственности в виде штрафов, которые могут составлять:

Для должностных лиц (например, генерального директора, главного бухгалтера, кадровика или индивидуального предпринимателя): от 500 до 1000 рубле;
для организации: от 5000 до 10 000 рублей.

Отдельный (самостоятельный) штраф для должностных лиц за разглашение персональных данных в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей составляет от 4000 до 5000 рублей. Такие меры ответственности описаны в статьях 13.11 и 13.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Уголовная ответственность

Уголовная ответственность для директора, главного бухгалтера или начальника отдела кадров компании или другого лица, ответственного за работу с персональными данными, может наступить за незаконные действия:

Сбор или распространение сведений о частной жизни сотрудника, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия;
распространение сведений о работнике в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или СМИ.

За такие нарушения в части обращения с персональными данными допускаются следующие меры уголовной ответственности:

Штраф до 200 000 рублей (или в размере доходов осужденного за период до 18 месяцев);
обязательные работы на срок до 360 часов;
исправительные работы на срок до одного года;
принудительные работы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового;
арест на срок до четырех месяцев;
лишение свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет.

Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются жестче:

Штрафом от 100 000 до 300 000 руб. (или в размере доходов осужденного за период от одного года до двух лет);
лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет;
принудительными работами на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет или без такового;
арестом на срок от четырех до шести месяцев;
лишением свободы на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет (статья 137 Уголовного кодекса РФ).

Федеральный закон от 07.02. 2017 № 13-ФЗ расширил перечень оснований для привлечения работодателя к административной ответственности в области защиты персональных данных, а также увеличил размеры административных штрафов. Этот закон вступает в силу с 1 июля 2017 года. Сразу скажем, что административная ответственность в сфере персональных данных существенно ужесточена. При этом важно следующее: вместо единственного вида административной ответственности, описанного в статье 13.11 КоАП РФ, появится семь. Таким образом, за различные нарушения работодателей в сфере персональных данных можно будет применять разные штрафы. Если нарушение по разным составам выявят несколько, то, соответственно, количество штрафов может увеличиваться. Поясним новые составы правонарушений более детально.

Нарушение 1: обработка персональных данных в «иных» целях

С 1 июля 2017 года обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных – самостоятельные виды административного нарушения (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ). Приведем пример: организация-работодатель собирает персональные данные работников и передает эти данные сторонним компаниям в рекламных целях (передаются ФИО, телефоны, регионы проживания, уровень дохода). Потом рекламные фирмы начинают рассылать работникам на телефон, e-mail и домашние адреса различный спам и рекламные предложения. Если в таких действиях работодателя не будет выявлено уголовного состава преступления, то можно будет применить административную ответственность.

Или предупреждение;
или штрафы.
- на граждан - в размере от 1000 до 3000 руб.;
- на должностных лиц – 5000 до 10 000 руб.;
- на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Нарушение 2: обработка персональных данных без согласия

Обработка персональных данных работодателем, по общему правилу, возможна только с письменного согласия работников.

Такое согласие должно включать в себя следующую информацию (части 4 статьи 9 Закона № 152-ФЗ):

ФИО, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;
наименование или ФИО и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
цель обработки персональных данных;
перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
наименование или ФИО и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
подпись работника.

С 1 июля 2017 года обработка персональных данных без согласия работника в письменной форме, либо если письменное согласие не содержит обозначенных выше сведений – это самостоятельное административное нарушение, предусмотренное в части 2 статьи 13.11 КоАП РФ.

За него возможны штрафные санкции:

На граждан - в размере от 3000 до 5000 руб.;
- на должностных лиц (например, директор, кадровик или ИП) – от 10 000 до 20 000 руб.;
- на организации - от 15 000 до 75 000 руб.

Нарушение 3: доступ к политике по обработке персональных данных

Оператор персональных данных (например, работодатель или интернет-сайт) обязан опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных. Оператор, осуществляющий сбор персональных данных в Интернете (например, через сайт), обязан опубликовать в Интернете документ, определяющий его политику в отношении обработки персональных данных, и сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных, а также обеспечить возможность доступа к указанному документу. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 18.1 Закона № 152-ФЗ.

С выполнением этой обязанности на практике сталкиваются многие пользователи сети Интернет. Так, например, когда вы оставляете какую-либо заявку на сайтах и указываете свои ФИО и e-mail, то можете обратить внимание на ссылку на подобные документы: «Политика обработки персональных данных», «Положение об обработке персональных данных» и т.п. Однако стоит признать, что некоторые сайты этим пренебрегают и никакой ссылки не приводят. И получается, что человек оставляет заявку на сайте, не знает, в каких целях сайт собирает персональные данные.

Некоторые работодатели также на своих сайтах выставляют имеющиеся вакансии и предлагают кандидатам заполнить форму «О себе». В таких случаях интернет-сайт также должен обеспечить доступ к «Политике обработке персональных данных».

С 1 июля 2017 года в части 3 статьи 13.11 КоАП РФ выделен самостоятельный состав правонарушения – невыполнение оператором обязанности по публикации или предоставлению неограниченного доступа к документу с политикой по обработке персональных данных или сведениями по их защите.

Ответственность по этой статье может выглядеть как предупреждение или административные штрафы:

На граждан - от 700 до 1500 руб.;
- на должностных лиц (например, директора или главбуха) - от 3000 до 6000 руб.;
- на индивидуальных предпринимателей - от 5000 до 10 000 руб.;
- на организации - от 15 000 до 30 000 руб.

Нарушение 4: сокрытие информации

Субъект персональных данных (то есть, физическое лицо, кому принадлежат эти данные) имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей (ч. 7 ст. 14 Закона № 152-ФЗ):

1. подтверждение факта обработки персональных данных оператором;
2. правовые основания и цели обработки персональных данных;
3. цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;
4. наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;
5. обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
6. сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
7. порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
8. информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
9. наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
10. иные сведения, предусмотренные Федеральным законом или другими федеральными законами.

С 1 июля 2017 года невыполнение оператором обязанности по предоставлению субъекту персональных данных информации, касающейся обработки его персональных данных, является самостоятельным административным нарушением.

Оно влечет предупреждение или наложение административных штрафов:

На граждан – от 1000 до 2000 руб.;
- на должностных лиц (например, директора, кадровика или бухгалтера) - от 4000 до 6000 руб.;
- на индивидуальных предпринимателей – 10 000 до 15 000 руб.;
- на юридических лиц (организаций) – от 20 000 до 40 000 руб.

Нарушение 5: уточнения или блокировка

Статья 21 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» предусматривает, что в ряде случаев оператор обязан уточнять, блокировать или уничтожать персональные данные физических лиц.

С 1 июля 2017 года введен новый вид административного нарушения – невыполнение оператором требования субъекта персональных данных или его представителя об уточнении, блокировке, уничтожении данных (если данные неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не являются необходимыми для заявленной цели обработки).

Такие действия с 1 июля 2017 года влекут т предупреждение или наложение административных штрафов:

На граждан - от 1000 до 2000 руб.;
- на должностных лиц (например, директора, кадровика или главбуха) - от 4000 до 10 000 рублей;
- на ИП - от 10 000 до 20 000 рублей;
- на юридических лиц – 25 000 до 45 000 руб.

Нарушение 6: сохранность персональных данных

Многие работодатели собирают персональные данные работников только «на бумаге» и не ведут никакой автоматизированной обработки, не имеют специальных программ для обработки данных. С 1 июля 2017 года законодатели выделили для таких операторов (в частности, работодателей) новый вид правонарушения за необеспечение оператором при обработке персональных данных без использования средств автоматизации обязанности по сохранности персональных данных при хранении их материальных носителей, если это привело к неправомерному или случайному доступу к персональным данным. А это, в свою очередь, послужило причиной их уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения либо иного неправомерного действия.

Если это произошло, то административная ответственность может наступить в виде административного штрафа:

На граждан - 700 до 2000 руб.;
- на должностных лиц (например, руководителя) - от 4000 до 10 000 руб.;
- на индивидуальных предпринимателей - от 10 000 до 20 000 руб.;
- на организаций – от 25 000 до 50 000 руб.

Нарушение 6: обезличивание

В исключительных случаях, предусмотренных законодательством, государственные и муниципальные органы должны обезличивать персональные данные, которые обрабатывают в своих информационных системах, в том числе созданных и функционирующих в рамках реализации федеральных целевых программ (подп. «з» п. 1 перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ № 211). К таким случаям относится, например, необходимость государственных и муниципальных органов размещать в открытом доступе документы, содержащие персональные данные, допустим, обезличенные копии судебных актов (п. 3 ст. 15 Закона № 262-ФЗ).

Под обезличиванием персональных данных можно понимать процесс, в результате которого становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному человеку (ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

С 1 июля 2017 года невыполнение должностными лицами государственного или муниципального органа – оператора персональных данных обязанностей по обезличиванию персональных данных либо за нарушение требований к этому процессу – административное нарушение. Возможна ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от трех тысяч до шести тысяч рублей.

Получается, что административные штрафы с 1 июля 2017 года существенно увеличились. При этом установили новые размеры штрафов в зависимости от вида совершенного правонарушения. Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организации – на сумму от 15 000 до 75 000 руб. Причем привлекать в ответственности могут по разным составам правонарушений. Соответственно, за разные нарушения на одну компанию могут наложить несколько разных штрафов.

До 1 июля 2017 года максимально возможный административный штраф составлял для организаций – 10 000 рублей. И состав нарушения в статье 13.11 КоАП РФ был одним.

Привлекать к ответственности станет проще

До 1 июля 2017 года возбуждать дела по административным делам, связанным с персональными данными, по статье 13.11 КоАП РФ был вправе исключительно прокурор. Это предусмотрено частью 1 ст. 28.4 КоАП РФ. С 1 июля 2017 года участие прокурора будет необязательным. С указанной даты дела по статье 13.11 КоАП будут вправе возбуждать должностные лица Роскомнадзора. Такая поправка внесена комментируемым законом в пункт 58 части 2 статьи 28.3 КоАП РФ. Следовательно, процедура привлечения к ответственности по делам о персональных данных становится проще.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
ОАО «__________»

___________/___________/

« __ »____________201___г.

Положение о защите персональных данных работников

1. Общие положения
Настоящее положение о защите персональных данных устанавливает порядок приема, учета, сбора, поиска, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным сотрудников ОАО «_________».
Под сотрудниками подразумеваются лица, имеющие трудовые отношения с ОАО «______________».

1.1. Цель
Настоящее положение о защите персональных данных является развитием комплекса мер, направленных на обеспечение защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, посредством планомерных действий по совершенствованию организации труда.

2. Понятие и состав персональных данных
Под персональными данными сотрудников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника, а также сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни сотрудника, позволяющие идентифицировать его личность. Персональные данные всегда являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией.
К персональным данным относятся:
- все биографические сведения сотрудника;
- образование;
- специальность;
- занимаемая должность;
- наличие судимостей;
- адрес места жительства;
- домашний телефон;
- состав семьи;
- место работы или учебы членов семьи и родственников;
- характер взаимоотношений в семье;
- размер заработной платы;
- содержание трудового договора;
- состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
- содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
- подлинники и копии приказов по личному составу;
- личные дела, личные карточки (форма Т2) и трудовые книжки сотрудников;
- основания к приказам по личному составу;
- дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке
сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;
- копии отчетов, направляемые в органы статистики;
- анкета;
- копии документов об образовании;
- результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
- фотографии;
- и т.п.
Данные документы являются конфиденциальными, хотя, учитывая их массовость и единое место обработки и хранения - соответствующий гриф ограничения на них не ставится.
Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом. Собственником информационных ресурсов (персональных данных) - является субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения этими ресурсами. Это любой гражданин, к личности которого относятся соответствующие персональные данные, и который вступил (стал сотрудником) или изъявил желание вступить в трудовые отношения с работодателем. Субъект персональных данных самостоятельно решает вопрос передачи работодателю своих персональных данных.
Держателем персональных данных является работодатель, которому сотрудник добровольно передает во владение свои персональные данные. Работодатель выполняет функцию владения этими данными и обладает полномочиями распоряжения ими в пределах, установленных законодательством.
Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются физическим лицом, уполномоченным работодателем. Указанные права и обязанности он может делегировать нижестоящим руководителям - своим заместителям, руководителям структурных подразделений, работа которых требует знания персональных данных работников или связана с обработкой этих данных.
Потребителями (пользователями) персональных данных являются юридические и физические лица, обращающиеся к собственнику или держателю персональных данных за получением необходимых сведений и пользующиеся ими без права передачи, разглашения.

3. Принципы обработки персональных данных
Обработка персональных данных включает в себя их получение, хранение, комбинирование, передачу, а также актуализацию, блокирование, защиту, уничтожение.
Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных сотрудника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности сотрудников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Все персональные данные сотрудника получаются у него самого. Если персональные данные сотрудника возможно получить только у третьей стороны, то сотрудник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа сотрудника дать письменное согласие на их получение.
Не допускается получение и обработка персональных данных сотрудника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности. Пакет анкетно - биографических и характеризующих материалов (далее «Личное дело») сотрудника формируется в «Личное дело» после издания приказа о его приеме на работу. «Личное дело» обязательно содержит личную карточку формы Т2, а также может содержать документы, содержащие персональные данные сотрудника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: заявление сотрудника о приеме на работу; анкета; характеристика-рекомендация; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; копия приказа о приеме на работу; расписка сотрудника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об его правах и обязанностях в этой области; расписка сотрудника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации, правилами внутреннего трудового распорядка и т.д.
Все документы хранятся в файлах, файлы содержатся в папках в алфавитном порядке фамилий сотрудников. Анкета является документом «Личного дела», представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, месте прописки или проживания и т.п. Анкета заполняется сотрудником самостоятельно при оформлении приема на работу.
При заполнении анкеты сотрудник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркивания, прочерков, помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. В графе "Ближайшие родственники" перечисляются все члены семьи сотрудника с указанием степени родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родные брат и сестра); далее перечисляются близкие родственники, проживающие совместно с сотрудником. Указываются фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.
При заполнении анкеты и личной карточки Т2 используются следующие документы:
. паспорт;
. трудовая книжка;
. военный билет;
. документы об образовании.
«Личное дело» пополняется на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника в данной организации. Изменения, вносимые в карточку Т2, должны быть подтверждены соответствующими документами (например, копия свидетельства о браке).
Сотрудник отдела кадров, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от принимаемого на работу сотрудника документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами. При обработке персональных данных сотрудников работодатель в лице Генерального директора вправе определять способы обработки, документирования, хранения и защиты персональных данных сотрудников ОАО «____________» на базе современных информационных технологий.
Сотрудник обязан:
- передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен ТК РФ;
- своевременно сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.
Сотрудник имеет право на:
- полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
- свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные сотрудника. Доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору;
- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные сотрудника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.

и т. д...

Закажите составление документа по индивидуальному заказу.

Расскажем, как составить положение о защите персональных данных работников-2019 (образец), скачать готовый шаблон и проработать все разделы, чтобы не вызвать претензий со стороны ГИТ и Роскомнадзора.

В статье:

В процессе трудоустройства, а зачастую - даже раньше, еще на этапе предварительного анкетирования и собеседования, работник предоставляет работодателю определенные сведения, носящие личный характер. Такая информация относится к категории конфиденциальной и не подлежит разглашению третьим лицам. Более того, далеко не все виды сведений можно запрашивать - к примеру, вопрос о религиозной принадлежности или политических взглядах соискателя будет неуместным на любом собеседовании.

Работодателю разрешено интересоваться только теми аспектами личной жизни сотрудника, которые имеют непосредственное отношение к его работе и способны повлиять на качество ее выполнения. Подробнее об этом читайте в статье «Какие документы нужно истребовать у сотрудника при приеме на работу». Эксперт расскажет, когда допустимо запрашивать дополнительные документы, не предусмотренные общими положениями ст.65 ТК РФ, о чем необходимо помнить при трудоустройстве иностранца, и почему требовать для ознакомления ИНН (индивидуальный налоговой номер) соискателя можно лишь в редких случаях.

Какие данные считаются персональными

Определение данного понятия содержится в законе №152-ФЗ от 27.07.2006г., ключевом нормативном документе, на федеральном уровне закрепляющем основные нормы и принципы обращения с информацией личного характера. Согласно ст.3 закона №152-ФЗ, персональными считаются любые данные, относящиеся прямо или косвенно к конкретному субъекту (физическому лицу). Субъект может предоставлять сведения о себе оператору - государственному или муниципальному органу, работодателю (юридическому или физическому лицу).

Оператор не имеет права обрабатывать полученную информацию или разглашать ее третьим лицам без согласия субъекта. обеспечивается законодательством РФ: вышеупомянутым федеральным законом №152-ФЗ, отдельными статьями Трудового, Уголовного и Гражданского кодексов РФ, а также ст.5.39 и 13.11-13.14 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Действие этих норм распространяется на организации всех форм собственности.

Каждая компания, собирающая личные сведения о своем персонале, должна составить и утвердить положение о защите персональных данных работников-2019 (скачать образец можно в нашей онлайн-базе кадровых документов). Так называется локальный нормативный акт, устанавливающий порядок работы с персональными данными в рамках конкретного предприятия согласно требованиям ст.87 ТК РФ. В сфере государственной гражданской службы разрабатывается «Положение о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела», как того требует указ президента РФ №609 от 30.05.2005г.

Основные виды сведений личного характера

Условно весь объем персональных данных о том или ином субъекте можно разделить на пять видов:

общие;
общедоступные;
обезличенные;
специальные;
биометрические.

Общей информацией считаются паспортные данные человека (фамилия, имя, отчество, дата рождения, семейное положение), адрес, номер телефона, сведения о полученном образовании и т.д. Актуальное законодательство не содержит исчерпывающего перечня общих данных, зато весьма подробно перечисляет разновидности специальных данных, для которых установлены особые правила сбора, обработки и хранения. К ним относятся сведения о:

состоянии здоровья;
интимной жизни;
наличии судимостей;
вероисповедании;
философских и политических убеждениях;
расовой и национальной принадлежности.

Запрашивать специальные данные для обработки можно лишь в строго определенных случаях - в целях медицинского (с непременным соблюдением врачебной тайны) или страхового обслуживания, для осуществления правосудия, в рамках противодействия терроризму, для защиты жизни или здоровья субъекта. Информация о судимости обрабатывается только при наличии федерального закона, устанавливающего необходимость такой обработки. Кроме того, не возбраняется обрабатывать специальные сведения, если сам субъект дал на это письменное согласие или сделал их общедоступными.

Внимание! Общедоступной считается информация, размещенная владельцем в публичных источниках - газетах, журналах, адресных и телефонных справочниках, социальных сетях.

Биометрическими называют сведения о физиологических или биологических особенностях конкретного человека: росте, телосложении, отпечатках пальцев, рисунке радужной оболочки глаза, результатах генетических и иных исследований, позволяющих установить его личность. Иногда без них не обойтись. Типичный случай применения «биометрики» описывается в заметке «Может ли работодатель снимать отпечатки пальцев сотрудников для организации пропускного режима»: результаты дактилоскопии позволяют моментально идентифицировать работника, что очень важно при проведении мероприятий с ограниченным допуском.

Обрабатывать и хранить биометрические данные следует в соответствии с постановлением Правительства РФ №512 от 6.07.2008г. После достижения или утраты цели обработки биометрические, специальные и общие персональные данные должны обезличиваться. Установить принадлежность обезличенных сведений (например, обработанных результатов статистических отчетов и опросов) конкретному человеку невозможно.

Внимание! Данные, которые по объективным причинам не получается обезличивать, должны уничтожаться.

Составляя положение о персональных данных работников (образец-2019), не забудьте прописать правила обработки разных видов информации, в том числе - биометрической, если организация ее собирает и использует в работе.

Какие функции выполняет положение о защите персональных данных-2019

Так или иначе, работодатель получает доступ к определенной информации о частной жизни работника. Заполнение личной карточки (унифицированная форма Т-2), предоставление различных льгот и компенсаций, оформление налогового вычета - вот лишь малый список стандартных процедур, для проведения которых приходится запрашивать у сотрудника сведения о состоянии здоровья, составе семьи и т.д. А раз осуществляется обработка, то необходимо и положение о защите персональных данных (образец документа рассмотрен ниже).

Внимание! Получать личные сведения о сотруднике нужно непосредственно от него, а не от третьих лиц.

Даже в пределах одной организации передавать личные сведения можно только в соответствии с локальным нормативным актом, с которым весь персонал должен предварительно ознакомиться под роспись. Необходимость такого ознакомления закреплена п.8 ст.86 ТК РФ. Чтобы грамотно составить документ, скачайте образец положения о персональных данных работников 2019: образец разработан с учетом актуальных законодательных требований и разбит на шесть тематических разделов.

Положение о персональных данных работников: образец структуры

Само понятие обработки информации охватывает разные виды операций, перечисленные в п.3 ст.3 федерального закона №152-ФЗ. Сначала проводится сбор, запись и систематизация сведений. Далее имеет место их накопление, хранение и использование. Данные можно уточнять, обновлять или изменять, извлекать и передавать (распространять). Если нет необходимости в использовании персонализированной информации, ее обезличивают или уничтожают. Поэтому положение о работе с персональными данными работников (образец-2019) поделено на разделы, посвященные разным этапам обработки информации:

общие положения;
получение и систематизация;
хранение;
использование;
передача;
гарантии конфиденциальности.

Разумеется, предложенную структуру можно корректировать по мере необходимости - объединять имеющиеся разделы и добавлять новые, включать дополнительные перечни и приложения. Но даже самое простое типовое положение о персональных данных работника (образец из шести разделов) представляет собой удобную стартовую заготовку, на базе которой можно разработать полноценный документ, адаптированный к условиям работы конкретного предприятия.

Положение о персональных данных: порядок обработки и хранения информации

Разрабатывая в 2019 году положение о персональных данных, образец можно использовать как основу. Особое внимание следует уделить разделам, посвященным порядку сбора, систематизации и хранения информации. Чем подробнее прописан каждый пункт, тем лучше и безопаснее для работодателя. Если при приеме на работу проводится обязательное анкетирование соискателей, максимально точно опишите процедуру и перечислите конкретные виды запрашиваемых сведений:

Хранение любых носителей личной информации - бумажных, электронных и любых других - предполагает ограничение доступа к ним. В этих целях используются отдельные помещения, сейфы, запирающиеся шкафы, специальные папки и запароленные электронные базы данных. Запрашивать конфиденциальные сведения без особого разрешения может лишь ограниченный круг должностных лиц.

Все эти нюансы нужно внести в положение о защите персональных данных работников-2019; образец соответствующего раздела будет выглядеть примерно так:

Каждый работник имеет законное право знать, как именно и в каком объеме обрабатываются и используются его персональные данные, а также исправлять или исключать неверные, неполные или обработанные с нарушениями сведения о себе.

Положение о работе с персональными данными работников 2019: образец оформления раздела о передаче сведений

Работодателю разрешается передавать сведения личного характера третьим сторонам, но только при определенных обстоятельствах - например, в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника или в случаях, предусмотренных федеральными законами. При этом данные не становятся общедоступными, а конфиденциально передаются уполномоченному лицу.

Во всех остальных случаях действует норма, закрепленная ст.7 закона №152-ФЗ и требующая каждый раз, когда возникает такая потребность, запрашивать у субъекта согласие на передачу его личных данных. При этом данные передаются в ограниченном объеме, необходимом для выполнения конкретной функции и не более того.

Обязательно добавьте раздел о правилах передачи конфиденциальной информации в положение о персональных данных работников-2019 (образец): скачать готовый документ можно . Пример оформления раздела выглядит так:

Работодатель должен вести учет выдачи любых сведений личного характера, имеющих отношение к работникам предприятия. С этой целью заводится специальный журнал (книга) либо электронный документ. В идеале записи стоит дублировать, сохраняя и на электронных, и на бумажных носителях. О тонкостях электронного документооборота читайте в заметках «Как передать в архив », «Может ли организация вести в электронном виде, не распечатывая» и «Как будут переходить на < ».

Как утвердить положение о персональных данных работников-2019: образец приказа

Утвердить положение о защите персональных данных работников (образец-2019) можно двумя способами: издать отдельный приказ или же просто предусмотреть на бланке основного документа специальное поле для заверительных реквизитов. Работодатели, не желающие множить количество бумажной работы, обычно предпочитают второй способ и добавляют необходимые поля в «шапку»:

Утверждая документ, руководитель организации ставит на нем личную подпись и печать. Если же выбран первый, более трудоемкий способ утверждения, составляется соответствующий распорядительный документ. Он оформляется в общем порядке и, по сути, ничем не отличается от стандартных приказов об утверждении внутренних нормативных актов компании. Рекомендуем ознакомиться со статьей-шпаргалкой «Как принять »: вы узнаете, как сформировать рабочую группу и назначить ответственных должностных лиц, назначить сроки разработки, составить и согласовать с профсоюзом проект документа.

Если ранее работодателем применялась другая редакция положения, при введении в действие новой редакции как образец используется приказ об утверждении обновленных ПВТР или любого другого локального акта:

Внимание! Если в организации есть юридический отдел или штатный юрисконсульт, рекомендуется согласовать с ним положение о защите персональных данных работников-2019 (образец скачать можно на сайте нашего электронного журнала) прежде, чем документ отправится для окончательного утверждения к руководителю предприятия.

Уведомление об обработке персональных данных

Помимо ряда основных мер по защите личных данных персонала, законом предусмотрена еще одна обязанность оператора - извещение Роскомнадзора о предстоящей обработке персональных данных. Эта норма присутствует в российском законодательстве с 2007 года. Форма уведомления, применяемая в настоящее время, утверждена в 2008 году. В помощь кадровику - полезная статья «Как уведомить контролирующее ведомство о начале ».

Сразу отметим, что требование об извещении распространяется не на всех работодателей. Согласно ст.22 закона №152-ФЗ, не обязаны составлять уведомление для Роскомнадзора организации, которые:

обрабатывают полученные сведения в соответствии с трудовым законодательством;
получают информацию в связи с заключением договора и используют ее исключительно в рамках исполнения договоренностей;
получают данные, признанные общедоступными или включающие только фамилии, имена и отчества субъектов;
запрашивают информацию однократно в целях пропуска субъекта на территорию оператора;
относятся к числу религиозных или общественных и обрабатывают информацию в условиях конфиденциальности для достижения законных целей.

Чтобы каждый раз не уведомлять Роскомнадзор об обработке данных, работодатель, использующий сведения о работниках исключительно в рамках трудового законодательства, может закрепить соответствующее условие внутренними документами. Пропишите в положениях и других локальных актах основные направления деятельности компании и цели, с которыми она ведет сбор и обработку личной информации о персонале.

Ответственность за нарушение правил обработки сведений личного характера

За нарушение законодательства о защите персональной информации виновное лицо можно привлечь не только к дисциплинарной, но и к административной, а в некоторых случаях - и уголовной ответственности. Мера ответственности выбирается с учетом вида, тяжести и обстоятельств совершения проступка. Детали - в статье « . Что важно проверить».

Следует помнить, что серьезным нарушением считается и неправомерный доступ к электронной информации, охраняемой законом, и нарушение неприкосновенности частной жизни. Сюда же относится ненадлежащее хранение персональных данных, а также непреднамеренное, совершенное без злого умысла разглашение конфиденциальных сведений, доступ к которым был получен при выполнении трудовых обязанностей. Пострадавшая сторона может через суд потребовать возмещения материального и морального ущерба, нанесенного неправомерными действиями должностного лица.

Размеры штрафов, выплачиваемых работодателями за несоблюдение правил обработки личных данных персонала, постоянно увеличиваются и в настоящее время исчисляются десятками тысяч рублей. Поэтому если в организации не применяется или вовсе отсутствует положение о защите персональных данных работников, образец документа, составленного с учетом всех требований закона, явно не будет лишним.