За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

• 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
• Суточные по России = 700 руб.
• Итого : 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

Направление сотрудников в командировку предусматривает не только компенсацию расходов, но выплату суточных. Порядок оформления служебной поездки и её организации закреплен в Положении №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008г.

Согласно нормам данного Положения, руководитель исходя из сложности задания и производственной необходимости, определяет продолжительность поездки для выполнения поставленных целей вне основного места труда. Согласно п.11 указанного нормативно-правового акта, к командировочным расходам, подлежащим компенсации, относятся траты на:

• Проезд до места выполнения поставленных задач и обратно;
• Проживание в гостинице или ином временном жилье (его разновидность класс и приблизительная стоимость оговаривается до начала командировки);
• Доп. траты при нахождении в служебной поездке – представляет собой фиксированную сумму, которую назначает и выплачивает работодатель из расчета на один день;
• Иные статьи расходов, связанные с выполнением командировочных задач, согласованные с руководством предприятия.

Согласно п.23 Положения, при направлении сотрудника в служебную поездку заграницу, к возмещаемым расходам добавляются:

• Стоимость оформления загранпаспорта, визы и прочих бумаг, необходимых для въезда служащего на территорию иностранного государства;
• Обязательные сборы, в том числе взымаемые в аэропорту и при въезде (транзите) автомобиля;
• Стоимость оформления обязательно мед. страховки, если она предусмотрена при въезде в иностранное государство;
• Иные обязательные сборы и расходы, связанные со въездом и нахождением в командировке за рубежом.

Величину суточных работодатель согласно ст.168 ТК РФ определяет самостоятельно. При этом их размер должен быть зафиксирован в локальных актах данного предприятия. Данная норма не касается госслужащих. Оплата суточных для них установлена Постановлением правительства №812 от 26.12.2005г. В нем указаны нормы суточных при загранкомандировках в 2017 году, таблица которых включает в себя 193 иностранных государства. К примеру:

• суточные в казахстан в 2017 году составляют 55 долларов США;
• суточные германия 2017 – 65 долларов США в сутки;
• суточные в сша 2017 – 72 долларов США.

Частные организации при желании могут использовать таблицу норм оплаты суточных при командировках заграницу, закрепленную в Положении №812. Они также имеют право установить единую величину для «зарубежных» суточных или определить для их размер для каждой страны отдельно.

Если при пересечении границы страны, куда направляется служащий в командировку, ставится соответствующая отметка, то по ней и определяется дата въезда. Если такие штампы не ставятся, к примеру, в странах СНГ, то дата выезда из страны будет устанавливаться по проездным документам, предоставляемым сотрудником, после завершения служебной поездки.

В ряде случаев при зарубежных командировках может использоваться личный транспорт трудящегося или рабочий автомобиль. В таком случае фактическая продолжительность нахождения в месте командировки должна быть указана в служебной записке. Также в этом случае рационально оформить путевой лист для служащего. По возращении на предприятие он должен быть предоставлен вместе с иными оправдательными документами (квитанциями, чеками и т.д.).

В какой валюте следует выдавать суточные при заграничных служебных поездках?

Суточные, согласно п.10 Положения №749, должны выплачиваться сотруднику до начала его командировки. Кроме того, ему должен быть выплачен денежный аванс для покрытия расходов на проезд, аренду жилья и иные расходов, связанных с реализацией поставленных перед ним служебных задач. Выдача положенных средств может производиться в рублях или в валюте.

Порядок выдачи денежных средств для погашения расходов в командировке за рубежом и погашения неиспользованной части аванса закреплен Федеральным законом №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003г. Данный нормативный акт содержит в себе запрет на проведение валютных операций между резидентами.

Однако есть и исключения, перечень которых закреплен в ст.9 данного Федерального закона. Среди них и компенсация расходов связанных с зарубежными командировками и возвращения части средств, которые не были использованы.

В Положении №812 установлены нормы суточных при загранкомандировках в 2017 году в долларах США. Выдача аванса и суточных в валюте может производиться только в случае, если у предприятия есть валютный счет. При отсутствии такового необходимые средства перечисляются в рублевом эквиваленте.

После получения денег служащий самостоятельно приобретает необходимую валюту в обменном пункте или отделении банка. При этом он обязан получить у кассового сотрудника квитанцию или иной документ, подтверждающий проведение соответствующих валютных операций. Последующие расчеты и компенсация расходов будет производиться исходя из платежных документов, которые получит трудящийся при покупке.

В данной ситуации конвертации валюты должна расцениваться исключительно как операция между физлицами. Это связано с тем, что при её осуществлении конкретный гражданин (командировочный служащий) осуществляет покупку наличной иностранной валюты от своего имени, а нет от лица предприятия.

Во время выполнения возложенных на служащего задач при загранкомандировке, им будут истрачены данные средства на аренду жилья, оплату телефонных расходов и иных тратах произведенных в интересах фирмы. Все они должны иметь обязательное документальное подтверждение.

Порядок расчета суточных при загранкомандировке

Проведение расчета суточных при загранкомандировках в 2017 году осуществляется в порядке, закрепленном в п.16 – 18, 20 Положения №749. Согласно данным нормам производится компенсация за оплату проезда:

• На территории нашей страны – при этом во время следования заграницу расчет производится в иностранной валюте, а при возвращении обратно (после пересечения границы) – в рублях.
• Заграницей – в порядке, предусмотренном Положением №812 или ином, закрепленном локальными нормативными актами предприятия,

Дата пересечения граница государства определяется исходя из отметок пограничной службы, которые проставляются в загранпаспорте служащего. Если же в государстве, куда направляется командируемый сотрудник, проставление таких отметок не производится, то дата пересечения границы будет определяться исходя из проездных документов.

В случае, когда служебное задание предусматривает нахождение командируемого работника в нескольких иностранных государствах, то день, когда была пересечена граница между ними, оплачивается согласно нормам той страны, в которую он сейчас направляется.

Может случиться и такая ситуация, что служащий отправился в загранкомандировку, но вернулся в тот же день, после выполнения поставленных задач. В данном случае оплата суточных будет производиться в иностранной валюте, но в размере 50% от нормы.

Суточные при командировках в 2017 году в выходные дни оплачиваются по тем же правилам, что и труд на основном рабочем месте, то есть в двойном размере. При этом не имеет значение, находился служащий на своем командировочном месте или был в пути, так как при этом он тратит свое личное время. Во втором случае двойной оплате подлежат не только суточные, но и стоимость проезда.

При возникновении ситуации, когда сотрудник задержался в пути, оплата суточных за это время производится по решению работодателя. Трудящийся со своей стороны должен представить доказательства, подтверждающие то, что задержка вызвана производственной необходимостью и была необходима для решения поставленных перед ним задач.

В локальных актах организации может быть установлен порядок расчета суточных при загранкомандировках, пример его осуществления, суммы суточных выплат и правила начисления необходимых сумм командировочным работникам. Возможность предприятия самостоятельно определять данные моменты дает право устанавливать свои правила, но они не должны противоречить нормам действующего законодательства.

Оплата НДФЛ за суточные по загранкомандировкам

Согласно пп.12 п.1 ст.264 НК РФ все траты, связанные с оплатой расходов командировочных сотрудников, учитываются при расчете налоговой базы. В отличие от налога на прибыль, который подлежит уплате, суточные освобождаются от НДФЛ. Однако только в пределах установленных законодательством лимитов. Согласно п.3 ст.217 НК РФ освобождаются от НДФЛ командировки:

• На территории РФ – в пределах 700 руб. в сутки;
• Заграницей – до 2500 руб. в сутки.

Так как частные предприятия имеют право самостоятельно определять величину суточных, поэтому их величина может быть выше установленных лимитов. В таком случае суммы, полученные свыше нормативов, расцениваются как доход служащего, поэтому с них следует уплачивать налог.

Определяя дату получения данной прибыли, следует ориентироваться на месяц, в котором руководителем предприятия был утвержден авансовый отчет. Данное правило закреплено в пп.6 п.1 ст.223 НК РФ. НДФЛ согласно порядку, установленному в п.6 ст.226 НК РФ, удерживается с ближайшей выплаты зарплаты служащего, а перечислен должен быть не позднее следующего дня после получения им полагающихся сумм.

Расчет налоговой базы для НДФЛ со средств полученных свыше установленных лимитов рассчитывается путем умножения суммы превышения нормы на количество дней нахождения в командировке.

Так как лимиты установлены в рублях, то могут возникнуть при начислении суточных в иностранной валюте. В данной ситуации порядок проведения расчетов зависит от того, в какой валюте получает аванс служащий. Если при загранкомандировке ему начисляется оплата в иностранных денежных знаках, но вручаются суточные в рублях (к примеру, при отсутствии у фирмы валютного счета), то перерасчет производить не следует.

В случае получения сотрудником аванса в иностранной валюте, руководству предприятия для определения налоговой базы потребуется пересчитать выданную ему сумму в рублях. В данном случае следует брать курс ЦБРФ, установленный в том месяце, когда был утвержден авансовый отчет. Из полученной суммы вычитается лимит – 2500 руб. Все оставшиеся средства умножаются на количество командировочных дней. Итоговая сумма и является налоговой базой, из которой производится уплата НДФЛ.

Налог на прибыль с суточных в загранкомандировке

Как было отмечено ранее, в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ вся сумма суточных включается в расходы предприятия связанные с командировками и влияет на расчет базы для налога на прибыль. При этом если средства были выданы в рублях, то они вносятся в состав «прибыльных» трат фирмы.

Если же суточные выплачивались в иностранной валюте, то согласно п.10 ст.272 НК РФ они должны быть пересчитаны по курсу ЦБРФ, который был установлен на день их вручения командированному сотруднику. Итоговая сумма также умножается на количество дней служебной поездки и списывается в расходы фирмы.

Расчет страховых взносов с суточных при загранкомандировках

Согласно ст.168 ТК РФ и п.11 Положения №749 суточные выплачиваются сотруднику, направляемому в командировку длительностью два и более дня. При этом согласно ч.2 ст.9 Закона №212-ФЗ от 24.07.2009г. суточные относятся к выплатам, с которых не уплачиваются страховые взносы во внебюджетные фонды.

В данном случае также есть определенное ограничение. Их сумма не должна превышать норму, установленную для командированных служащих в локальных актах этого предприятия. Если же есть необходимость в начислении большего количества суточных, то работодателю достаточно прописать необходимую сумму в приказе о служебной поездке.

Что такое командировочные расходы

Командировка — это выезд сотрудника для выполнения служебного задания вдали от регулярного рабочего места. При этом если рабочие обязанности в принципе связаны с разъездами, то такие поездки командировкой не будут. Для отправки в командировку работник должен получить распоряжение руководства, в котором определен общий срок рабочего выезда.

Командировочные расходы, возмещаемые сотруднику, включают оплату:

• проезда;
• съема жилья;
• других издержек, обусловленных пребыванием вдали от места фактического жительства (суточных);
• иных трат, осуществляемых сотрудником с одобрения руководства.

Сколько составляет сумма (норма) выплат на 1 день командировочной поездки

Как уже было сказано, нормы суточных при командировках в 2019-2020 годах для федеральных госслужащих закреплены на уровне Правительства РФ и составляют:

• оплата за жилье — не более 550 руб. в сутки при наличии подтверждающих документов (если документов о найме нет, то компенсация за жилье составит 12 руб. в сутки);
• суточные — 100 руб. за командировочный день;
• оплата проезда туда и обратно, учитывая стоимость оформления документов и постельного белья, — в размере реально понесенных затрат, подтвержденных документально, но не более указанных цен на дорогу.

Затраты на проезд не должны превышать стоимость:

Не знаете свои права?

• поездок в купе скорого фирменного поезда;
• в каюте 5-й группы морских судов, 2-й категории речного транспорта и 1-й категории паромов;
• в общественном транспорте, исключая такси;
• полета в эконом-классе.

Для муниципальных служащих нормативы командировочных компенсаций установлены региональным законодательством.

Что касается сотрудников иных организаций, то нормы суточных в командировке (2019-2020) и их пределы определяются для них внутренними документами конкретного предприятия или коллективными договорами.

На уровне законодательства о таких границах говорит только НК РФ, определяя налогооблагаемый доход трудящегося. НДФЛ не облагаются суточные в командировке (2019-2020) по России в пределах не более 700 руб. за командировочный день (ст. 217 НК РФ). Нормы суточных при загранкомандировках (в 2019-2020 годах), не подлежащие налогообложению, равны 2500 руб. за каждые сутки. Плюс к перечисленным нормативам добавляются реальные издержки на проезд с учетом сборов, оплаты визы и т. п.

Расчет суточных при командировочных поездках, однодневных и загранкомандировках в 2019-2020 годах

Чтобы узнать размер суточных при командировках в 2019-2020 годах, необходимо определить продолжительность командировочной поездки. Датой отъезда считается день выезда из места нахождения регулярной работы, а датой возвращения — день прибытия в местность постоянной работы. При этом учитывается время, требуемое для проезда до вокзала, аэропорта, если они расположены в удалении от населенного пункта. Действительная продолжительность командировочной поездки рассчитывается по проездным документам, представленным сотрудником. А если их нет — по документам о съеме жилья.

Кроме суточных в командировочных расходах учитывается стоимость транспортных услуг, найма жилища и иные согласованные с работодателем траты. В случае заграничных поездок к этим суммам прибавляются расходы на визы, легализацию документов, сборы аэропортов и пр.

Если сотрудник командируется в такой населенный пункт, из которого есть возможность каждый вечер возвращаться обратно, а также при однодневной командировке суточные в 2019-2020 годах не выплачиваются.

Как производится оплата командировочных

При командировочной поездке по России аванс выдается в рублях. В случае рабочего выезда за рубеж командировочный аванс выплачивается в иностранной валюте с учетом положений законодательства о валютном регулировании.При организации поездки для выполнения служебных обязанностей в другой местности сотруднику выдается аванс, включающий в себя приблизительные издержки на дорогу, проживание и суточные.

По возвращении из командировочной поездки сотрудник должен не позднее 3 дней предъявить работодателю авансовый отчет с приложением документации, подтверждающей осуществленные траты. Исходя из фактической суммы понесенных командировочных расходов, работник и работодатель производят окончательный расчет.

По долгу службы все работники должны четко следовать должностным инструкциям и выполнять возложенные на них обязанности. На многих предприятиях нашей бескрайней родины эти трудовые обязанности выполняются, как правило, на стационарном рабочем месте, но случается такое, что некоторые специалисты отправляются в командировки.

На эти командировки работнику выделяется определенная сумма на суточные расходы. При командировках в 2017 году норму этих трат определит правительство Российской Федерации.

Как правило, оклад у “командировочных” сотрудников несколько выше, чем у тех, кто находится постоянно на стационарном рабочем месте. Это объясняется тем, что человек попадает в непривычную для него обстановку, отрывается от семьи и близких, проводит много времени в дороге. Размер командировочных зависит от обязанностей сотрудника, а также от их сложности.

В 2017 году руководство страны не станет изменять размер суточных выплат при командировках , даже учитывая, что бьет все рекорды.

Порядок осуществления выплат

На каждом предприятии нормы суточных выплат устанавливаются индивидуально. Руководство, отталкиваясь от действующего законодательства, может каждый год изменять размеры выплат в зависимости от финансового состояния фирмы.

Эти суммы должны быть прописаны в приказе или служебной записке предприятия. В зависимости от статуса работника и региона командировки, при расчете выплат может быть применен дифференцированный подход.

Суточные в 2017 году, так же как и в предыдущих периодах, учитываются в расходах учреждения. Если будет заметное увеличение подобных выплат, то руководство может заинтересоваться данным фактом, поэтому под рукой всегда должны быть аргументы, подтверждающие все произведенные расходы. Хотя документальное подтверждение потраченных денег не предусмотрено в действующем законодательстве.

Особенности расчета суточных в 2017 году:

• Во время определения суммы суточных выплат при командировках учитываются все дни, которые сотрудник пробыл в отъезде. Началом считается день непосредственного отправления транспортного средства на предполагаемое место работы.
• Если по дороге к вокзалу/аэропорту были потрачены какие-то дополнительные средства, они также могут быть возмещены. Концом командировки считается день, когда человек прибудет на основное место работы.
• При расчете учитываются также выходные и праздничные дни, если в это время работник был в служебной поездке. Выход на работу в нерабочие дни оплачивается в двойном размере. Даже если в этот выходной день, человек был в дороге, а не на “командировочном” рабочем месте, стоимость поездки возрастает в два раза. Это объясняется тем, что командируемый сотрудник тратит свое личное время.
• Средняя сумма командировочных выплат высчитывается исходя из размера оплаты за количество дней, проведенных в командировке, оплаты за проживание и начисление суточных.

Максимальный суточный размер расходов

Прежде чем начать высчитывать максимальный суточный размер командировочных расходов в 2017 году, для начала нужно понять, кого же можно отправлять в оплачиваемые рабочие поездки.

В пределах страны или заграницу следует посылать лишь того сотрудника, который заключил трудовой договор с компанией. Это значит, что человек должен быть официально зарегистрирован на своем рабочем месте. Если это условие не выполнить, то казенные поездки вряд ли могут посчитать командировкой и расходы на них работнику не вернут.

Стоит отметить, что к командировкам не относятся поездки служащих, если их работа связана с частыми разъездами и они оговорены в должностной инструкции.

К расходам на командировку относятся:

1. Выплата заработной платы — несмотря на то, что сотрудник находится в вынужденной командировке, ему все равно начисляется зарплата.
2. Оплата дороги туда и обратно за счет руководства фирмы. По возвращению из поездки, работнику будут возмещены все траты на общественный транспорт, кроме такси.
3. Оплата за проживание (в отеле или на съемной квартире). В эту сумму может быть включена оплата за питание.
4. Суточные выплаты. В том случае, когда командировка рассчитана не на один день, на каждый день работнику должны предоставлять определенную денежную сумму. Если произойдет факт превышения предписанных бюджетом, средств, то их возмещать не станут.
5. Возмещение сумм, потраченных на оформление документов для выезда за границу — визы, разрешения, загранпаспорт.
6. Оплата дополнительных расходов. В некоторых командировках, работник посещает различные выставки, конференции и другие платные мероприятия. Такие походы также должны оплачиваться в полном размере.

Все эти расходы следует вычитать из графы “Доходы” в официальном порядке, но следует учитывать то, что по закону, предписанном Российской Федерацией, размер суточных расходов по стране не превышает 700 рублей, а заграницей — не больше двух с половиной тысяч рублей. Если сотрудник потратил большие суммы, они будут подлежать налогооблажению согласно НК РФ.

Необходимые документы для оплаты рабочей поездки

Как только командировка заканчивается, сотрудник, который был в отъезде, должен предоставить руководству все чеки, подтверждающие факты трат казенных денег.

Если будет обнародовано документальное подтверждение растрат вложенных в поездку, то все суммы возместят в полном размере. Желательно сохранить все квитанции, дабы избежать дополнительных расспросов о том, куда была потрачена та или иная сумма.

К основным документам, которые требуют после служебного “путешествия” относятся:

• билет в оба конца, где четко прописана их стоимость;
• чеки суточных трат;
• стоимость командировочного жилья;
• квитанции со всех общественных транспортных средств;

Если во время командировки работник совершит траты личного характера, а также выйдет за рамки установленного предприятием суточного лимита, то такие расходы начальством не оплачиваются.

Заграничная командировка и выплаты

Если служебная поездка предполагает пересечение границы, то к главным расходам на проезд, питание и проживание могут добавиться дополнительные: на оформление заграничного паспорта, визы и остальных документов. Также по желанию начальника сотруднику могут оформить страховку. Все комиссионные сборы, связанные с обменом валюты, провозом багажа должны учитываться и оплачиваться руководством.

В перечень командировочных выплат могут включить расходы на телефонные разговоры или за пользование интернетом. Возмещение денежных сумм сотруднику происходит в валюте той страны, куда он ездил или в рублях.

Каждый человек может рассчитать сумму, которую он может потратить во время служебной поездки. Для этого следует знать какова стоимость билета, стоимость проживания и прибавить примерные суточные расходы, с учетом непредвиденных трат.

Слухи об отмене суточных выплат

В 2016 году руководство России пыталось аннулировать суточные выплаты на предприятиях . Связывали они это решение с ухудшением экономических показателей государства и бушующим . Однако до сих пор суточные не отменили, а это значит, что в 2017 году можно смело рассчитывать на денежное обеспечение каждого дня во время поездок, связанных с работой.

Участие на выставках, посещение научных, отраслевых конференций, наладка поставленного оборудования, переговоры с деловыми партнёрами, другие производственные задания выполняются в служебных поездках (командировках). Как произвести расчёт суточных командировочных расходов в 2017 году и как эти дни оплачиваются организацией?

Взаимодействие руководителя и работника регламентированы нормами законодательства о труде. Возможность пребывания в поездках за пределами постоянного проживания оговаривается при трудоустройстве. Устраиваясь на работу, специалист соглашается в интересах службы выехать в командировку. Принято считать командировочной поездкой проезд сотрудника на несколько дней в иной населённый пункт по распоряжению руководителя с конкретным заданием.
Женщины, ожидающие рождения ребёнка, матери-одиночки, лица, не достигшие совершеннолетия, не направляются за пределы предприятия, организации, учреждения, где официально трудоустроены. Работники, воспитывающие маленьких детей, инвалиды вправе отказаться от служебных поездок (ст.259, ст.264 ТК РФ).

Не будет рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины отказ от командировки сотрудника, который ухаживает за больными родственниками (ст.259, ст.264 ТК РФ). Работник письменно даёт согласие ехать в командировку на праздник или день отдыха (ст.113 ТК РФ).

Затраты на командировку

Сотрудникам, направленным распоряжением руководителя работать в другом городе (населённом пункте), выплачиваются:

• «квартирные» - средства на проживание;
• «проездные» - средства на дорогу в обе стороны;
• суточные - деньги на личные расходы.

Обеспечение командировки

Любая служебная поездка связана с расходами. Организация - работодатель отвечает за обеспечение деньгами в достаточном размере. Необходимо предупредить сотрудника о предстоящей поездке заблаговременно. До отъезда бухгалтерия выдаёт работнику деньги наличными в кассе либо перечисляет на карточный счёт. Аванс должен покрывать:

• цену проезда;
• стоимость оплаты жилья;
• личные затраты;
• приобретение товаров, материалов;
• расходы на услуги связи;
• прочие расходы.

Обязанность работодателя за обеспечение командировочных затрат не переносится на работника.

Отсутствие аванса может стать основанием отказа сотрудника от поездки.

Оформление служебной поездки: примеры приказов и заявлений

Документальное оформление командировки начинается с приказа. На практике кадровые службы, бухгалтерия пользуются статистической формой приказа Т9 или оформляют приказ на бланке организации. Примеры форм и образец заполнения:

Руководитель приказывает направить сотрудника в командировку

Организация оформляет приказ на командировку на бланке

Статистическая форма приказа (распоряжения) на командировку

Работнику, который знает о служебной поездке, следует написать заявление на аванс. Важно: главный бухгалтер должен согласовать заявление. Работник не получит деньги под отчёт при несписанной с него задолженности. Руководитель прописывает размер денежного возмещения, которое сотрудник получит авансом. Чаще всего, сотрудники получают деньги в кассе или на карточку до отъезда в командировку. Бывает, что работник едет за свои средства. После возвращения он обращается к руководству с заявлением, чтобы вернуть потраченные суммы.

Пример заявления на аванс:

Работник обращается к руководителю о выдаче командировочных

Личные затраты в командировке

Работник, пребывающий больше суток за пределами местности постоянного проживания для выполнения производственного задания, считается командированным. Деньги на личные расходы сотрудника на период поездки по делам службы называются «суточные». Бухгалтерии не требуется отчёт за потраченные средства на личные расходы. Дата отъезда по билету будет считаться первым днём командировки, за который выплачиваются суточные. Последним днём будет день приезда. Суточные будут начислены за выходные и/или праздник между днём отъезда и приезда.

Ограничений на минимальную величину выплат на личные затраты в командировке законодательством не принято. Руководитель исходит из финансовых возможностей и производственной необходимости. Директор организации устанавливает затраты на «суточные» в приказе. Оговаривается величина для поездок внутри государства и за пределы страны. Руководство ориентируется на положения п.3 ст.217 НК РФ о максимальной величине суточных без обложения НДФЛ. Например, директор приказал: Выплачивать суточные по России - семьсот руб.; за рубеж две тысячи пятьсот руб.

Суточные = количество дней в командировке Х размер суточных.

Командированный по стране на три дня сотрудник получает суточные: 3 Х 700 = 2100 руб.

Суточные выплачиваются, когда работник в интересах производства уезжает и живёт несколько дней в другой местности. Командированный на день сотрудник не получает суточных.

Трудовое законодательство гарантирует работнику возмещение затрат на командировку (ст.165 ТК РФ). Отказ от суточных означает непонимание правовой природы личных затрат. Работник, не зная положения ст.165 трудового законодательства, может находиться в заблуждении, что суточные необходимо подтверждать документами. Не имея квитанций на личные затраты, не станет включать суточные в авансовый отчёт. А бухгалтерия выплатит сумму, на которую принят отчёт, без суточных.

Командировочная поездка и рабочее место

Работник в служебной командировке сохраняет за собой рабочее место. Дни командировки оплачиваются по среднему (ст.167 ТК). Алгоритм расчёта среднего заработка приведён в Положении № 213 и ст.139 ТК РФ.

1. Определить день, когда работник направляется в командировку и день возвращения.
2. Посчитать, сколько рабочих дней приходится на командировку.
3. Взять в расчёт 12 месяцев до командировки. Посчитать отработанные дни и начисленную заработную плату. Не включать в средний заработок дни и суммы начисления заработной платы по среднему.
4. Рассчитать средний заработок за день.
5. Рассчитать величину среднего заработка за дни командировки.

На практике:

1. Работник был в служебной командировке с 20 по 29 марта 2017 г.
2. На время командировки приходится 8 рабочих дней по графику работы сотрудника.
3. В расчёт принимается расчётный период 12 календарных месяцев до марта 2017 года. С 1 марта 2016г. по 28 февраля 2017 г. работник отработал 200 дней. Начислено 400 000 руб.
4. Средний заработок за день составляет 2000 руб. 400 000 руб. / 200 дней = 2000 руб. в день.
5. Средний заработок за 8 дней служебной командировки: 2000 руб. в день Х 8 дней = 16 000 руб.

При расчёте командировочных работнику будут начислены суточные за 10 дней. Суточные выплачиваются за выходные и/или праздничные дни во время командировки.

Расчёт оплаты поездки в зарубежные страны и по России

Внешнеэкономические связи предприятий, организаций предполагают, что специалисты российских компаний направляются для выполнения служебных заданий в зарубежные страны. К примеру, менеджер А.И.Ветров командирован в город Дюссельдорф (Германия).

Рейс из Москвы в 15 часов 45 минут 14 марта 2017 года. Сотрудник выезжает в Москву поездом из Курска 13 марта в 21 час 30 минут. Рейс обратно прибывает в Москву в 00 часов 15 минут 17 марта 2017 года. А.И.Ветров возвращается в Курск из Москвы поездом, который приходит в 06 часов 35 минут 18 марта.

Приказом руководителя установлены суточные в размере: по России 700 рублей, за границу - 50 евро.

А.И. Ветров 13 марта получил под отчёт 550 евро и 3700 рублей. 550 евро на 13 марта составляли сумму: 35750 руб. Курс на 13 марта: 65 рублей за евро.

20 марта 2017 года А.И. Ветров представил авансовый отчёт, приложил в обоснование расходов документы:

1. Билет на рейс Москва - Дюссельдорф. Цена 100 евро.
2. Билет на рейс Дюссельдорф - Москва. Цена 85 евро.
3. Счёт за проживание в гостинице. Цена 210 евро
4. Счёт за услуги Интернет - провайдера 5 евро.
5. Квитанции на услуги банка по обмену наличной валюты.
6. Билет на поезд Курск - Москва. Цена 800 руб.
7. Билет на поезд Москва - Курск. Цена 800 руб.

Расходы по командировке за границей в валюте представлены в таблице.

Таблица: Расчёт командировочных в валюте

Расходы	Курс Евро на дату утверждения отчёта (страховые взносы) Письмо Минфина 16.03.2017 № 03–15–06/15230	Курс евро на последний день месяца, когда утверждён отчёт (для НДФЛ). Письмо Минфина 25.11.2016 № 03–04–05/69825	Сумма в Евро	Сумма в рублях
Суточные 14, 15,16 марта	63	63	3 Х 50 = 150	9450
Услуги конвертации				9750–9450=300
Проживание в гостинице	63	63	210	13230
Услуги конвертации				13650–13230=400
Билеты	63	63	185	11655
Услуги конвертации				12025–11655=370
Интернет	63	63	5	315
Услуги конвертации				325–315=10
			550	35730

Расходы командировки по России представлены в таблице.

Таблица: Командировочные расходы по России

Бухгалтерские проводки

Пример проводок приводится в таблице.

Таблица: Проводки при командировке

Проводка	Сумма, руб.	Содержание проводки
Дебет 71 Кредит 50	39450	выдан аванс под отчёт
Дебет 44 Кредит 71	26280	расходы командировки за рубеж без суточных
Дебет 44 Кредит 71	7500	суточные по нормам для командировки на три дня за рубеж
Дебет 44–1 Кредит 71	1900	суточные сверх нормы (9450–7500)
Дебет 44 Кредит 71	2100	суточные по России
Дебет 19 Кредит 71	244	НДС выделен в билетах на поезд
Дебет 44 Кредит 71	1356	отнесена на расходы стоимость проезда (1600–244)
Дебет 68 субсчёт «Расчёты по НДС» Кредит 19	244	принят к вычету НДС
Дебет 50 Кредит 71	20	возврат аванса в кассу
Дебет 70 Кредит 68 субсчёт НДФЛ	253,5	начислен НДФЛ на суточные сверх нормы (9450–7500) х 13%
Дебет 70 Кредит 69–2	418	начислены взносы в Пенсионный фонд на суточные сверх нормы
Дебет 70 Кредит 69–1	55,10	начислены взносы на социальное страхование на суточные сверх нормы
Дебет 70 Кредит 69–3	96,9	начислены взносы на обязательное медицинское страхование на суточные сверх нормы

Особенности обложения НДФЛ и страховыми взносами расходов в командировке представлены в таблице.

Таблица: Обложение НДФЛ и страховыми взносами командировочных расходов на 2017 год

Вид расходов	Налог на доходы физических лиц	Взносы на ОПС, ОСС и ОМС
Оплата проживания (на основании документов, подтверждающих расходы)	Не облагают	Не облагают
Оплата услуг в гостинице, непосредственно не связанных с проживанием (например, обслуживание в баре или ресторане)	Облагают	Облагают
Оплата проезда до места командировки и обратно	Не облагают	Не облагают
Расходы по проезду на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (в том числе на такси)	Не облагают	Не облагают
Расходы на провоз багажа	Не облагают	Не облагают
Расходы по обмену одной валюты на другую или дорожного чека на наличную валюту	Не облагают	Не облагают
Суточные в пределах норм, установленных п. 3 ст. ст. 217 НК РФ (т.е. не превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам)	Не облагают	Не облагают
Суточные сверх норм, установленных п. 3 ст. ст. 217 НК РФ (т.е. превышающие 700 руб. по командировкам в РФ и 2500 руб. по загранкомандировкам)	Облагают	Облагают
Сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы	Не облагают	Не облагают

Отличия в типах служебных выездов

Направление сотрудника организации-подрядчика на работу в другую местность на срок от года и более рассматривается налоговой службой в качестве создания обособленного подразделения без регистрации. Подобный вывод фискального органа грозит штрафом.

Избежать внимания налоговой при выполнении длительных работ за пределами организации поможет обязательство заказчика создать для командированных сотрудников подрядчика необходимые условия труда.

Экспедиторы, торговые представители, курьеры, шофёры находятся в постоянных поездках. Законодательство называет такой режим работы разъездным (ст.168.1 ТК). Подписывая трудовой договор, сотрудник соглашается трудиться за пределами кабинета, склада, конторы, цеха, организации.

Не считается командировкой работа, требующая постоянных разъездов.

Командировочные расходы относятся на затраты. Планирование сроков, длительности, частоты, условий служебных поездок влияет на финансовые результаты и требует внимательного и рационального подхода.