Модель процесса оптимизации документооборота между организациями. Оптимизация документооборота в организации. Анализ процесса хранения документов

Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и организационно-проектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволит:

1. определить состав документов используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных процессов);

2. определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;

3. регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;

4. установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным мерам по оптимизации документооборота в ОАО «ДВМП» относится разработка нормативных правовых актов и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, разработать систему защищенного документооборота, которая имеет вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируется отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту. Аналогичным образом решаеть вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы.

Кроме этого к мерам организационного характера относится:

1. правильная организация работы службы ДОУ;

2. рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;

3. организация работы с документами в структурных подразделениях.

Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и организационно-проектные работы по совершенствованию документооборота. Поскольку документооборот - это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам, на которых осуществляются работа с документами и их техническая обработка организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств. В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.

К техническим средствам относятся средства оргтехники и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel, электронную почту, факс и другие приложения).

Для повышения оптимизации документооборота в организации я предлагаю остановиться на совершенствовании технологий документооборота и сокращении его объема.

Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства.

На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.

Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков.

Так же числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления появляется возможность использовать электронный документооборот, что в свою очередь так же является одним из путей оптимизации документооборота в организации.

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

) персональные компьютеры, объединенные в сети;

) электронные пишущие машинки;

) текстообрабатывающие системы;

) копировальные машины;

) коммуникационные средства, телефонная техника;

) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

) средства для обмена информацией - электронная почта;

) видеоинформационные системы;

) локальные компьютерные сети;

) интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.

Так же существуют различные электронные методы обработки, хранения и передачи информации, эти методы осуществляются с помощью офисных систем.

Основные задачи электронных офисных систем:

) автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

) организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

) осуществление эффективного поиска информации;

) обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

1. ввод, подготовка и редактирование документов;

2. регистрация документов;

3. совместная работа над документами;

4. контроль исполнения документов;

5. создание баз данных (хранение документов);

6. прием и пересылка документов;

7. систематизация документов, формирование дел;

8. подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело»

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя 2 продукта:

1. «ДЕЛО-Предприятие» - многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

2. «ДЕЛО-Секретарь» - полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE).

Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих-входящих документов».

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»

Система включает в себя 3 продукта:

. «Делопроизводство» - комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.

. «Малый офис» - комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.

. «Канцелярия» - система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов по подразделениям; сортировку и поиск документов; формирование сводок и отчетов.

Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work Route

Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций.

Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

1. автоматизация централизованной службы ДОУ;

2. автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;

3. автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;

4. автоматизация централизованного архива.

Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow»

Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

Система управления неструктурированной информацией предприятия на базе платформы Documentum.

Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб-страницами, аудио- и видеофайлами, отсканированными изображениями и др. Отдельные программы платформы можно применять совместно любых комбинациях для решения разнообразных задач управления.

Система ЕМС (Enterprise Content Management управление корпоративным содержанием) упорядочивает неструктурированную информацию, а именно:

1. обеспечивает создание, управление, обработку, распространение и архивирование информации любого содержания по определенным пользователем бизнес-правилам;

2. устанавливает связи между частями содержания, позволяя использовать одну и ту же информацию в различном контексте, версиях и форматах;

3. предоставляет возможность интеллектуального анализа содержания информации, упрощает ее публикацию и распространение.

Делопроизводство в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов.

Эффективность информационно-поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

ГЛАВА 2. Анализ основных характеристик документооборота в ОАО «ДВМП»

Похожая информация.

Если вы давно собирались что-то изменить в процессах делопроизводства, то начало года - самое благоприятное для этого время. С нового года традиционно хотят начать все с чистого листа. Уровень сопротивления изменениям в это время всегда ниже: люди психологически готовы к переменам именно в начале года. Глобальных изменений мы планировать не будем, а вместо этого найдем проблемные точки в системе делопроизводства организации и подумаем, как их устранить.

В начале рабочего года есть шанс улучшить многие процессы, в т.ч. делопроизводственные, скорректировав их и устранив те недостатки, которые мешали в прошлом году.

Обратите внимание: мы не говорим о серьезных изменениях бизнес-процессов. Это гораздо более сложная, глобальная и долгая процедура. Оптимизировать будем не на стратегическом, а на тактическом уровне, не изменяя, а корректируя и улучшая. В статье мы последовательно проанализируем основные процессы делопроизводства и укажем примерные точки для оптимизации, с которыми сталкивается большинство организаций, а читатели, действуя аналогичным образом, обнаружат сложности, характерные только для их организации. Заметим в скобках, что, как ни странно, многие секретари и работники канцелярий не считают описанные ниже факторы полностью подконтрольными себе и продолжают мучиться, не предпринимая никаких шагов для того, чтобы облегчить собственную работу и работу коллег.

Создание и учет документов

Какие бланки вам нужны?

Напомним, что минимальный набор бланков организации - это отдельные бланки для писем и для всех остальных видов документов. Этот список можно расширить и ввести бланки для отдельных документов (согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - для приказов, распоряжений, служебных записок), бланки структурных подразделений и лично топ-менеджеров.

Если изменилось наименование организации, ее адрес, телефон или любая другая справочная информация, то указанные изменения нужно немедленно отразить на бланках для писем. Однако это не обсуждается и не имеет отношения к нашей статье.

Область оптимизации в случае с бланками другая. Тем, кто чувствует, что ситуация с оформлением документов на бланках в их организации далека от идеальной, предлагаем ответить на следующие вопросы:

Вопрос № 1: нужны ли компании бланки для отдельных видов документов?

Определить, что компании нужны бланки для отдельных видов документов, очень просто: если секретарь видит, что из нескольких приказов (служебных записок, протоколов, актов и т.д.), которые принесли директору на подпись, каждый имеет собственное оформление, шрифт, поля и даже логотип, то бланки этих видов документов давно пора унифицировать. И пусть на юридическую силу документа форма бланка не влияет (исключая бланки писем), то для удобства восприятия текста это имеет решающее значение.

Вопрос № 2: нужны ли компании бланки структурных подразделений, должностных лиц?

Обычно такие бланки есть в организации с децентрализованной системой делопроизводства: если письма, подписанные исполнительным директором, регистрируются в его приемной и на стол к генеральному директору не попадают вообще, то имеет смысл разработать для директора или его дирекции отдельный бланк.

Вопрос № 3: находятся ли бланки документов, в т.ч. электронные, в свободном доступе?

Сколько бы видов бланков ни действовало в организации, все они должны находиться от исполнителей на расстоянии вытянутой руки. А бланки для внутренних документов и для тех, которые будут отправлены из организации в электронном виде, располагаются в локальной компьютерной сети.

Вопрос № 4: не пользуются ли некоторые работники устаревшими формами бланков?

Когда-то давно один из работников из лучших побуждений отсканировал пустой бланк исходящего письма, поместил его в личную папку на своем компьютере и пользуется им до сих пор. За это время могли поменяться реквизиты организации, ее адрес и другая информация, включая наименование, но в сознании коллеги это никак не увязалось с необходимостью удалить устаревший файл… Это называется «человеческий фактор», и обнаружить его можно лишь одним способом: внимательно следить за документами на бланках, которые передаются на подпись руководству.

Вопрос № 5: нуждаются ли бланки в учете?

Вести учет бланков имеет смысл тогда, когда использование «внешних» бланков становится трудно контролировать: в подразделения они уходят целыми упаковками, а что происходит с ними потом - неизвестно. Здесь возникает вопрос информационной (а порой и экономической) безопасности.

Учет бланков документов состоит из трех слагаемых:

а) кодирование бланков;

б) контролируемая выдача бланков в подразделения;

в) контролируемое уничтожение испорченных бланков.

Кодирование бланков производится при их производстве в типографии: на каждый наносится уникальный номер (в более продвинутых случаях - штрихкод), по которому любой бланк может быть впоследствии идентифицирован. Выдача бланков коллегам фиксируется также по этим кодам в журнале очень простой формы (Пример 1).

Приучить работников сдавать секретарю или в канцелярию испорченные бланки - пожалуй, самая сложная задача в этой области. Однако это возможно. Время от времени накопленные бланки уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

Анализ форм журналов регистрации

С первого рабочего дня нового года заводятся новые журналы регистрации, и все поступившие в организацию или созданные в ней документы получают порядковые номера, начиная с первого.

Если в минувшем году секретаря или делопроизводителя не устраивала форма одного или нескольких журналов, то теперь самое время внести в него новые графы (или, наоборот, удалить ненужные). Главное, чтобы измененная форма журнала регистрации не противоречила интересам работников других подразделений , особенно если одним журналом пользуются работники нескольких отделов.

Пример

В компании велся Журнал регистрации и учета договоров, включающий полтора десятка граф (столбцов). Информацию в него вносили не только секретарь, регистрирующий договоры, но и куратор от ответственного структурного подразделения, и юрист, и архивариус.

Вновь принятый на работу секретарь, не разобравшись, решила, что графы «Условие о пролонгации», «Дата полного исполнения обязательств по договору» и «Срок хранения» ей не нужны, и удалила их. Нетрудно догадаться, что была нарушена целая система делопроизводства договоров в компании и потеряна информация, которая собиралась годами.

Мораль проста: если в учетной форме есть и регулярно обновляются сведения, которые не касаются лично одного работника, то это не означает, что они не нужны другим. Трогать их нельзя!

Наводим порядок в оформлении реквизитов

Документы компании должны оформляться по определенным правилам, в идеале - по разработанной с учетом специфики компании и утвержденной первым руководителем инструкции по делопроизводству. Но в реальной жизни исполнители часто не придают значения оформлению реквизитов создаваемых ими документов. Из-за этого секретарю приходится возвращать проекты на доработку и каждый раз доказывать, что требования инструкции нужно выполнять, а неверное оформление может повлиять на юридическую силу документа и прочие очевидные вещи.

Если мы хотим привести в порядок процесс оформления документов с нового рабочего года, то нужно для начала ответить на следующие вопросы:

регламентирован ли этот процесс (есть ли в организации инструкция по делопроизводству, актуальна ли она, используется ли);
как относятся к необходимости корректно оформлять документы топ-менеджеры организации. Нужно сказать сразу: позиция руководства в этом вопросе определяет жизнеспособность всего процесса.

Инструкцию по делопроизводству мало разработать и утвердить - ее еще нужно внедрить и превратить в рабочий документ . Для этого разрабатывается целый комплекс мероприятий для работников компании, так или иначе работающих с документами, а именно:

ознакомление новых работников организации с правилами создания, оборота и хранения документов;
обеспечение удобства восприятия текста инструкции (создание удобной навигации и предметного указателя в электронной версии документа, визуализация отдельных фрагментов регламента);
постоянная информационная поддержка коллег, неустанные и терпеливые разъяснения закрепленных в инструкции требований.

На практике инструкция по делопроизводству дает право секретарю вернуть на доработку некорректно оформленный проект документа. При этом в задержке будет виноват автор: в организации действует утвержденный на высшем уровне регламент, он находится в свободном для всех заинтересованных лиц доступе, а значит, должен исполняться.

Единственный способ следить за соблюдением положений инструкции по делопроизводству в целом и правильным оформлением реквизитов документов в частности - внести секретаря или делопроизводителя в список лиц, согласующих проекты документов. Оценить оформление и указать на ошибки можно за одну-две минуты, прямо в присутствии автора документа, так что процесс согласования это никак не задержит. В роли «поддерживающей терапии» выступят регулярные обучающие мероприятия по подготовке документов для новых работников компании, адаптационные материалы к инструкции по делопроизводству (графики, таблицы, схемы) и, конечно, принципиальная позиция руководства по этому вопросу, которая укладывается в лозунг: «Документы у нас оформляются правильно!».

Документооборот

Оптимизация процесса согласования документов

Время от времени очень полезно отслеживать маршрут каждого документа внутри компании, чтобы убирать из него возможные ненужные «точки». Организация растет, и функционал ее должностных лиц неизбежно меняется.

Сигналом к тому, что процесс согласования документов нуждается в пересмотре, служит неадекватная продолжительность процесса: вместо положенных по инструкции нескольких дней проект может кочевать по согласующим лицам целыми неделями, а то и месяцами. В числе возможных причин можно назвать следующие:

проекты документов в компании согласовывают слишком много должностных лиц;
у конкретного согласующего лица физически не хватает времени, чтобы рассмотреть все поступившие к нему проекты;
конкретное согласующее лицо не понимает, для чего должно рассматривать все эти проекты, считает их второстепенной задачей и копит на столе, занимаясь текущими делами.

Таким образом, оптимизация процесса согласования документов должна начинаться с анализа состава согласующих и с поиска того самого «конкретного согласующего лица», которое тормозит весь процесс. Если выяснится, что человек действительно слишком перегружен текущей работой и не успевает рассматривать поступившие на согласование проекты, то эту информацию следует донести до руководства и каким-то образом решить этот вопрос. Оставлять ситуацию без внимания нельзя: она отражается на работе всей компании.

Возможные варианты решения проблемы:

передача функции согласования документов другому компетентному работнику, работающему в подчинении согласующего лица (он будет обращаться к своему руководителю только в особо сложных случаях);
снятие функции согласования с этого руководителя (если это возможно);
разъяснение этому руководителю, что согласование документов в той части, за которую он несет ответственность, является его прямой обязанностью наравне с остальными.

Анализ контроля выполнения задач по документам

Обычно в самом процессе контроля исполнения задач по документам сложно что-либо оптимизировать: он либо есть и осуществляется, либо отсутствует. Пожалуй, единственная проблемная область здесь выходит за рамки компетенции канцелярии и скрывается в кулуарах отдела оптимизации бизнес-процессов: система контроля исполнения документов в организации действует, регулярно показывая, что качество исполнительской дисциплины находится на низком уровне. Это говорит о том, что никаких мер к нарушителям сроков исполнения документов не применяется и никакого стимула выполнять задачу в срок исполнитель не имеет. Данная проблема решается не на уровне секретаря. Максимум, чем может помочь последний, - довести информацию до сведения руководства.

Хранение документов

Анализ процесса хранения документов

Пожалуй, этот процесс нуждается в пересмотре более остальных. Причина тому - вступление в силу минувшей осенью Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее -новые Правила). Секретарю или другому работнику компании, ответственному за хранение документов, необходимо посидеть с новыми Правилами с карандашом в руках, чтобы понять, какие точки процесса хранения документов в организации нуждаются в корректировке.

Оформление документов на хранение и передача их в архив

Вопрос о том, кто должен оформлять тома дел на хранение (формировать их, нумеровать страницы, удалять скрепки, прошивать и переплетать) - архив или работники структурных подразделений, является камнем преткновения во всех организациях, где только появился или уже действует архив. Он решается на организационном уровне, и, так или иначе, компромисс удается найти. Начало года - самое подходящее время для того, чтобы поставить точку в этом вопросе и уже начиная с января принимать в архив документы не в виде горы подписанных от руки папок, а хотя бы в частично оформленном виде.

Второй аспект этой темы - график приема документов в архив. Если подразделения передают в архив документы тогда, когда это удобно им, а не архиву, - оптимизация точно нужна. Должно быть ровно наоборот , и теперь это общее правило. Архив (подразделение, работник или рабочая группа по хранению документов) работает в собственном ритме, по возможности равномерно уделяя внимание разным процессам хранения документов. Хаотичный прием дел на хранение создает периоды авралов, которые перемежаются простоями. Порядок можно навести, составив график приема документов в архив на год вперед. Согласованный с руководителями структурных подразделений график утверждает генеральный директор. Лучше всего составить его еще в декабре, но не будет ошибкой сделать это и в начале, и даже в середине года.

В графике приема документов в архив указываются периоды , в которые работники архива готовы принимать документы на хранение от того или иного подразделения (Пример 2). Эти периоды не должны совпадать с проведением в организации экспертизы ценности, составления описей, уничтожения документов и других затратных по времени и человеческим ресурсам мероприятий. Не следует указывать точные даты: все-таки передача документов на хранение - не профильная деятельность подразделения, и в конкретный день ею можно пренебречь в пользу более важных текущих дел.

Фиксирование изменений в локальных нормативных актах

Какие бы процессы ни оптимизировалось в организации, в частности, в сфере делопроизводства, нельзя забывать о том, что все изменения должны быть зафиксированы в соответствующих локальных нормативных актах. Скорее всего, это будет уже упомянутая нами инструкция по делопроизводству, а если в компании налажен процесс хранения дел - инструкция по подготовке, передаче на хранение, использованию и уничтожению документов.

Как правило, подготовка и утверждение изменений в локальные нормативные акты - процесс довольно длительный. Когда к нему приступать? Лучше всего - когда новая схема будет немного обкатана. Ничего страшного не произойдет, если пару месяцев новая форма работы будет действовать в тестовом режиме. Высока вероятность, что в процессе тестовой эксплуатации она будет еще немного скорректирована. Не менее реалистично и то, что оптимизация не пойдет на пользу процессу и от обновлений придется отказаться.

Напомним, что обновления в локальные нормативные акты (мы сейчас говорим об инструкциях, регулирующих процессы делопроизводства) вносятся путем издания приказа по основной деятельности (Пример 3). Согласующими лицами и лицом, подписывающим документ, выступают те же должностные лица, которые согласовали и подписывали изменяемую инструкцию.

Резюме

Начало года - время, более других подходящее для оптимизации процессов делопроизводства.
Поиск возможных областей для оптимизации нужно вести, последовательно изучая каждый процесс делопроизводства.
Все изменения, принятые при оптимизации, отражаются в локальных нормативных актах организации.

Подробнее см.: Кожанова Е.Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? // Секретарь-референт. 2015. № 10. С. 18-20.

Подробнее см.: Янковая В.Ф. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций // Секретарь-референт. 2015. № 11. С. 68-74 ( ) ; Тиханович С.В. Комментарий к новым Правилам организации хранения архивных документов: разделы I и II // Секретарь-референт. 2015. № 12. С. 76-86.

Экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с повышением качественного содержания информации. Цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение. Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие пять шагов.

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);
повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением, т.е. экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для предприятия.

Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.

Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

Шаг 1. Предпроектное обследование или описание предприятия.
Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.
Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.
Шаг 4. Оптимизация документооборота.
Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).

Предпроектное обследование

Задачами первого шага - описание предприятия - являются определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов. Потребности менеджмента выявляются на основе изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, и описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. Для критического анализа можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Работы рекомендуем проводить параллельно с анализом качественного содержания информации.

При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.

В ходе предпроектных работ, в частности, нужна большая детализация в части описания центров создания (преобразования, использования) информации и их персонифицированных взаимосвязей (учетных точек); описанию документов и существующих документопотоков.

Разработка систем документооборота под цели управления и психологию менеджмента, безусловно, с учетом технологических и организационных особенностей предприятия, должна начинаться без привязки к конкретному программному продукту. Вначале нужно создать идеологию, и только затем искать под нее программный продукт.

Исходя из практики проектирования систем документооборота, можно предложить следующую последовательность работ:

построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб;
построение схем их взаимосвязей;
сбор заполненных форм документов и отчетов в разрезе учетных точек;
их систематизация в альбомы;
описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ);
построение тематических и сводных схем документооборота;
проведение логического и реквизитного анализа документов;
анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения;
выработка предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, центрам ответственности и др.);
разработка предложений по устранению дублирования информации;
разработка предложений по унификации документов;
разработка предложений по рационализации движения документов и отчетности;
разработка проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности;
разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.

При выполнении перечисленных операций следует учесть некоторые советы.

Учетные точки. Во-первых, вы определяете субъекты взаимоотношений в ходе обмена информацией. Их можно назвать центрами возникновения, потребления и передачи информации, или учетными точками. Итак, учетные точки зафиксированы, на предыдущем этапе описаны взаимосвязи подразделений, теперь вы можете, соединив и дополнив этот материал, построить схемы взаимосвязей учетных точек.

Данные схемы помогут вам не только отсечь несущественные связи на первых шагах проекта без облечения их в документальную форму, но и сэкономить время и деньги. Они незаменимы при тестировании предложений по оптимизации на предмет «все ли учтено».

Альбомы и описания документов. Важный шаг - создание альбомов документов, существующих на момент выполнения проекта, и их описание; это самая трудоемкая, неинтересная и неблагодарная работа.

При проведении работ по оптимизации документооборота воспользуйтесь советами, полученными в результате анализа практики ошибок : своевременно ставьте ограничения - «не объять необъятного»; выясните, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители; в ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определитесь, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. При этом должен быть идентичный принцип записей по всем подразделениям организации.

При проведении работ должно соблюдаться обязательное условие: описание документов необходимо представлять в единообразной форме по всем подразделениям организации .

Локальные и общие схемы документооборота. После описания документов можно переходить к построению схем. Они способствуют ответу, например, на вопрос - сколь труден путь рядового документа в четырех экземплярах в отличие от самой производственной операции. Анализ схемы движения документа заставляет задуматься о целесообразности итоговых маршрутов. Например, зачем нужны первичные документы по внутреннему перемещению в плановом отделе?

Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам . Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.

Для выработки решения о сокращении записей рекомендуется проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме . Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов :

При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием . На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений.
Наглядное представление об излишних функциях дают функциограммы , они также способствуют преобразованиям.
Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности . По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.
При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход , так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

Ольга Дмитриевна Kaвepинa , кандидат экономических наук, доцент кафедры статистики, учета и аудита Санкт-Петербургского государственного университета

Факторы, влияющие на рост документооборота
Целесообразность создания единой централизованной системы электронного документооборота

В 1983 году вышла в свет работа В. С. Мингалева «Общие закономерности и тенденции документообразования в социальноэкономических системах управления».

В этой работе впервые была сделана удачная попытка системного подхода к проблеме документообразования на основе методов математической статистики, информационного анализа и других современных методов. Эта работа, ставшая библиографической редкостью, работа, которая положила начало так и не реализованному в дальнейшем новому научному направлению, сегодня актуальна как никогда. В статье я буду опираться на основные научные положения этой работы.

Прежде всего, необходимо обозначить проблему. Рост объемов документооборота - насколько этот процесс объективен? Какие факторы способствуют росту окументооборота? Надо ли ограничивать рост объемов документооборота? Какие методы для этого можно использовать? Что дает сокращение объемов документооборота? На эти вопросы я попытаюсь дать ответы.

Итак, обратимся к характеристике объемов документооборота. К сожалению, мне не удалось сформировать стройный и полный статистический ряд, поскольку это требует отдельной серьезной и кропотливой, долговременной работы. Однако и имеющиеся в наличии данные достаточно красноречиво обозначают существующие тенденции.
По данным из работы В. С. Мингалева:

в 1960 г. в СССР создавалось 30 млрд листов документов (150 млн дел);
в 1965 г. в СССР создавалось 40 млрд листов документов (200 млн дел);
в 1970 г. в СССР создавалось 60 млрд листов документов (300 млн дел).

К сожалению, другими статистическими сведениями мы не располагаем. На основе приведенных данных можно заключить, что темпы роста объемов документооборота в указанный период составили примерно 10% в год.

Примерно таким же был прирост объема документов и в США:

в 1964 г. - 125 млрд листов документов
в 1968 г. - 175 млрд листов документов, то есть примерно 8% в год.

Тогда это считалось серьезной проблемой, и была поставлена задача сократить документооборот.

Говоря о современном периоде, следует заметить, что специальных исследований объемов документооборота не проводится. Лишь в рамках научных исследований ВНИИДАД
изучает объемы документооборота в федеральных органах исполнительной власти. У нас накоплены данные по этому показателю начиная с 2005 года. Однако абсолютно достоверными их назвать нельзя, так как изучение производилось методом анкетирования.

В 2005–2006 гг. в анкетировании участвовали 39 федеральных органов исполнительной власти, в 2007–2008 гг. - 58 федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ), в 2009–2010 гг. - 64. На основе усредненных данных можно заключить, что ежегодный прирост объема документооборота составляет:

2005–2006 гг. - 17%;
2007–2008 гг. - 20%;
2009–2010 гг. - 9%.

В определенной степени эти данные подтверждаются Росархивом.

В годовом отчете за 2010 год Росархив отметил рост объемов документов. По сравнению с 2006 годом он возрос на 202,4 тыс. дел (18%) и составил 1,3 млн дел. При среднем объеме дела в 250 листов это составляет 325 млн листов документов.

Таким образом, в стране наблюдается устойчивый рост объемов документооборота.

То же самое можно сказать и о росте числа видов и разновидностей документа.

Согласно имеющимся данным, в России до 1917 года насчитывалось около 1000 названий видов и разновидностей документов. Современный Перечень типовых управленческих архивных документов содержит 2773 типовых вида, а в целом в государстве сейчас циркулирует свыше 5000 видов и разновидностей документов.
Зададимся следующим вопросом: насколько объективен рост объемов документооборота?

В уже упоминавшейся работе В. С. Мингалев выделил ряд факторов, влияющих на рост объемов документооборота. Отметим те из них, которые, по нашему мнению, сохранили актуальность сегодня:

численность населения;
рост объемов производства;
научнотехнический прогресс;
численность и качественные характеристики управленческого персонала;
формы и методы организации управления;
бюрократизм и волокита.

Итак, рассмотрим фактор численности населения страны. Исходный постулат: с ростом численности народонаселения происходит увеличение объемов документооборота, так как происходит количественное увеличение документов, обеспечивающих жизнедеятельность человека. После возникновения современной российской государственности численность населения сократилась примерно вдвое и ежегодно продолжает уменьшаться. Следовательно, объективно можно сделать вывод о том, что на увеличение объемов документооборота этот фактор влиять не должен.

Фактор роста объемов производства. Здесь необходимо учесть разницу в объемах производства СССР и современной России, сырьевую направленность народного хозяйства Российской Федерации, сокращение высокотехнологичных производств, которые ранее требовали значительных объемов научнотехнической документации. Следует признать, что ежегодный прирост ВВП страны в 3–4% предполагает, по аналогии с советским периодом, примерно такой же рост объемов документооборота. На практике, как мы видели, этот прирост значительно превосходит показатели экономического роста.

Научнотехнический прогресс дал возможность широкого использования компьютерной техники и информационных технологий. Лучшую характеристику их применения в работе с документами дал Президент страны Д. А. Медведев: «У нас внутренний документооборот как велся, так и ведется на бумаге. А компьютеры в основном используются, сами знаете, для чего. По сути, это пишущие машинки, просто более удобные, потому что не нужно каждый раз одно и то же перепечатывать.

Мы уже пятый год переводим нашу работу в электронный вид. То есть уже пять лет мы все занимаемся электронным документооборотом. На самом деле даже больше, потому что я, работая в Администрации Президента лет шесть или даже семь назад, пытался это делать в Администрации - безуспешно. Потом мы этим занимались в Правительстве. К сожалению, в этом смысле похвастаться нечем». Вывод печальный, хотя я и не разделяю пессимизм Президента страны.

Однако на практике внедрение современных информационных систем, систем электронного документооборота зачастую не приводит к уменьшению объемов документооборота. Наоборот, мы видим образование двух документооборотов - бумажного и электронного, работа с которыми ложится серьезной нагрузкой на персонал управляющих документацией.

Есть проблемы, связанные с численностью и качеством управленческого персонала. К сожалению, мы лишены достоверных данных о численности современного управленческого аппарата. 17 октября 2011 года на встрече Президента Российской Федерации Д. А. Медведева с главой Совета Федерации В. И. Матвиенко и ее заместителями было предложено сократить количество региональных подразделений федеральных ведомств, которых в среднем на каждый субъект Федерации приходится 30. В. И. Матвиенко назвала и точную цифру «лишнего штата» - 400 тыс. человек. («Российская газета», 18 октября 2011 г.). Очевидно, что каждый «лишний» чиновник производит значительное количество «лишних» документов.

Рациональная организация управления документами, организация делопроизводства служит существенным элементом укрепления аппарата управления, его стабильности.
Известно, что делопроизводство является зеркальным отражением системы управления. Традиционная иерархическая модель отечественного управления требует значительного числа перемещений документов в процессе их обработки и по вертикали, и по горизонтали. Каждое такое перемещение неизбежно сопровождается появлением копий, справок, листов согласования и других документов. Несмотря на многочисленные попытки реформирования государственного управления, оно так и не обрело современного облика. Более того, непрерывное реформирование системы управления само по себе создает проблемы и способствует росту документооборота. Мало кто задумывается над тем фактом, что любые изменения структуры, правового положения, наименований органов управления влекут за собой огромную работу по изменению уставных документов подведомственных организаций, их регистрации и перерегистрации в различных инстанциях.

И конечно, бюрократизм и волокита также ведут к увеличению объемов документооборота.

Еще один аспект проблемы - непрерывное изменение форм, формуляров документов из различных областей деятельности. Примечательно, что эти изменения не влекут за собой упрощение формуляров документов, сокращение числа реквизитов. Нет, наоборот, происходит усложнение реквизитной части документов, что приводит к увеличению трудоемкости их оформления. Из практики, опытным путем получены данные, что новый бланк платежного поручения увеличивает трудоемкость оформления примерно на 20%, а больничного листа - на 30%. Насколько оправдано такое увеличение? Что дает увеличение числа реквизитов, какая экономическая эффективность при этом достигается? Нет ответа. А ведь мы взяли для примера самые простые, «обиходные» документы.

Возьмите госконтракты. В России только в системе госзакупок заключается ежегодно 10 млн контрактов. Представьте себе шлейф документов, необходимых для оформления участия организации в конкурсе и умножьте их количество на 10 млн контрактов, да еще с учетом того, что участников конкурса должно быть несколько!!!

Совсем недавно министр экономического развития гжа Набиуллина с тревогой отметила, что в сфере реализации госуслуг образуется ежегодно около 82 млн документов.
Спрашивается, насколько опасен рост объемов документооборота?

На наш взгляд, вопрос риторический. Безусловно, рост объемов документооборота имеет свои пределы, выражающиеся в ограничениях ресурсов, которые необходимы для его полноценной обработки.

Рассмотрим основные направления сокращения документооборота. Прежде всего, обозначим два основных метода:

нормативное ограничение;
научнообоснованное ограничение объемов документооборота.

Если говорить о нормативных методах ограничения (оптимизации) документооборота, то следует вспомнить опыт США, где действуют на федеральном уровне «Закон о сокращении работы с документами»; в некоторых штатах действуют законы, регламентирующие процессы документообразования. И в ряде других государств существуют нормативные правовые акты, регулирующие многие аспекты управления документами.

Другой пример дает нам Республика Беларусь, где несколько лет тому назад по распоряжению Президента страны А. Г. Лукашенко была выполнена беспрецедентная работа по сокращению объемов документооборота в два раза.

В Австралии запрещается создание документов на бумажной основе, если есть возможность использовать электронные документы.

В СССР периодически проводились кампании по сокращению аппарата управления и одновременно по сокращению объемов документооборота. То есть для сокращения объемов документооборота можно использовать административные и нормативноправовые методы. Думается, что в условиях Российской Федерации эти методы также имеют шансы на успех.

В данном случае я имею в виду необходимость возродить унифицированные системы документации, закрепить в положениях о соответствующих ведомствах обязанность вести УСД. Кроме того, в положение о ФОИВ следовало бы записать ответственность за управление документами, обязанность содержать их в порядке, обеспечивать их учет и хранение, как это сделано, например, в Чехии специальным законом.

Думается, что проводимая сегодня ФОИВ большая работа по созданию перечней документов с указанием сроков хранения и перечней электронных документов является необходимым этапом работы по возрождению УСД.

Разумеется нам, как представителям науки, ближе научные методы сокращения объемов документооборота, основанные на исследовании состава документального фонда организации, унификации документов, устранения так называемых «лишних» и «тупиковых» документов, то есть с использованием как традиционных, так и современных методов оргпроектирования. Графические, матричные, математические методы, компьютерное моделирование вновь должны найти свое применение на практике.

Надо отметить, что в последние годы недооценивается необходимость предпроектного этапа внедрения СЭД, на который не выделяется достаточных средств.

Внедрение СЭД, особенно системы межведомственного документооборота, должно способствовать сокращению объемов документооборота. Сейчас этому мешает ряд обстоятельств.

Ряд федеральных органов исполнительной власти не имеет ведомственных систем электронного документооборота или имеет системы ненадлежащего качества, в связи с чем федеральные органы исполнительной власти нуждаются в значительных финансовых средствах на создание или модернизацию систем, при этом соответствующие заявки на данные цели, как правило, Минфином России не поддерживаются.

В федеральных органах исполнительной власти фактически отсутствует внутренняя нормативная база безбумажного документооборота, в результате разработки которой должны быть утверждены перечни документов, создаваемых и обрабатываемых в электронной форме, должна быть проведена унификация внутриведомственной документации.

Отсутствуют единые технологии формирования архивов электронных документов, предусматривающие их последующую передачу на постоянное государственное хранение, а также обеспечивающие их долговременную сохранность в соответствующих форматах.

В ФОИВ в настоящее время применяется разнотипное программное обеспечение и десятки СЭД, значительно отличающихся друг от друга по применяемым технологическим решениям и выполняемым функциям, поскольку типовые требования государства к таким системам до настоящего времени отсутствуют. Такое положение наблюдается только в России, в других развитых странах разработчики СЭД подчиняются требованиям, устанавливаемым государством для систем данного типа.

В данной ситуации представляется целесообразным рассмотреть вопрос о создании единой централизованной системы электронного документооборота и подключении к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем электронного документооборота.

Это позволит улучшить качество СЭД, существенно уменьшить затраты на их разработку, внедрение и эксплуатацию в каждом таком органе, а также обеспечит внедрение единых стандартов делопроизводства и межведомственный документооборот, согласованный с МЭДО. При такой системе можно будет обеспечить «прозрачность» документооборота, единую регистрацию и эффективный контроль исполнения документов, оптимизировать состав применяемой документации. Данное решение также позволит в дальнейшем обеспечить передачу электронных документов на архивное хранение и интеграцию СЭД с соответствующими информационными системами архивных органов и организаций.

Следует также отметить, что в структуре федеральных органов исполнительной власти в настоящее время отсутствует орган, наделенный соответствующими полномочиями по реализации государственной политики, нормативному правовому регулированию и контролю, а также оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом в сфере документационного обеспечения управления, в том числе электронного документооборота, что также негативно сказывается на состоянии делопроизводства и внедрении современных информационных технологий в указанной сфере. Думается, что появление такого органа позволит нам удержать рост объемов документооборота в разумных пределах и упростить в целом систему документационного обеспечения управления.

Делопроизводство 2, 2012

М. В. Ларин, директор ВНИИДАД, профессор, д. и. н., заслуженный работник культуры РФ

Введение

В данной работе рассматривается тема «Документооборот и пути его оптимизации».

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулирования документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

-экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

-предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

-организация рационального движения документов внутри организации;

-экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.
Предпочтение справедливо отдается централизованной экспедиции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов. При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем организации, работником службы документационного обеспечения управления (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной информационно-поисковой системы ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т.п.).

Цель первого этапа - зафиксировать сам факт поступления документов (при необходимости и время).

Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки, документационного обеспечения. Основное его значение - оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:

-для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

-не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

При рассмотрении поступившего документа учитывается:

-важность его содержания;

-сложность и новизна поставленных вопросов;

-срок исполнения документа;

-вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.

Итак, за понятием "документооборот" скрываются сложные процессы, от которых во многом зависит эффективность управления организацией в целом. Очевидна необходимость оптимизации документооборота. Особенно актуально это на крупных организациях с большим объемом входящих, исходящих и внутренних документов.

Цель работы - рассмотреть организацию в организации и проанализировать пути его оптимизации.

Объект исследования - система документооборота организации, совершенствование документооборота.

Предмет исследования - организация рационального движения документов внутри организации, пути совершенствования службы делопроизводства, проблемы оптимизации документооборота и пути их решения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу. Обработку исполненных и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствие с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Рассмотрим подробнее оптимизацию документооборота организации.

Документооборот

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) <#"justify">Документопоток

Вследствие того, что документооборот <#"justify">-поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

-потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

-поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

Структурой;

-режимом или цикличностью;

Направлением;

Объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

-расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

-расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

-определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

-повышение эффективности управленческой деятельности;

-ускорение движения документов в организации;

-уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Пять шагов к успешному документообороту <#"justify">Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

.Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);

.Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением, то есть экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для организации.

Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.

Процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

·Шаг 1. Предпроектное обследование или описание организации.

·Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.

·Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.

·Шаг 4. Оптимизация документооборота.

·Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).

Предпроектное обследование

Задачами первого шага - описание организауции - являются определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов. Потребности менеджмента выявляются на основе изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, и описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. Для критического анализа можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Работы рекомендуется проводить параллельно с анализом качественного содержания информации.

1.построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб;

2.построение схем их взаимосвязей;

.сбор заполненных форм документов и отчетов в разрезе учетных точек;

.их систематизация в альбомы;

.описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ);

.построение тематических и сводных схем документооборота;

.проведение логического и реквизитного анализа документов;

.анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения;

.выработка предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, центрам ответственности и др.);

.разработка предложений по устранению дублирования информации;

.разработка предложений по унификации документов;

.разработка предложений по рационализации движения документов и отчетности;

.разработка проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности;

.разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.

При выполнении перечисленных операций следует учесть некоторые советы.

При проведении работ по оптимизации документооборота воспользуйтесь советами, полученными в результате анализа практики ошибок: своевременно ставьте ограничения - «не объять необъятного»; выясните, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители; в ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определитесь, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. При этом должен быть идентичный принцип записей по всем подразделениям организации.

Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.

Для выработки решения о сокращении записей рекомендуется проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов:

-При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений.

-Наглядное представление об излишних функциях дают функциограммы, они также способствуют преобразованиям.

-Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.

-При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

Оптимизация документооборота организации

Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволяет:

-определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);

-определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;

-регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;

-установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту. Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы.

Кроме этого к мерам организационного характера относится:

-правильная организация работы службы ДОУ;

-рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;

-организация работы с документами в структурных подразделениях.

Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота (по данным ВНИИДАД, который с 2007 г. ведет мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти, ежегодно документооборот увеличивается на 5-7%), обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию документооборота.

Поскольку документооборот - это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств.

В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.

К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).

Маршрут документов

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов.

Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.

Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ (документы), то есть рабочие места, на которых совершаются операции с документом, поэтому главная задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.

Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота - одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.

Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляются в различных документах. К таким документам относятся:

-табель форм документов;

-маршрутно-технологические схемы (блок-схемы);

-графики документооборота;

-схемы перемещения документов и др.

В большинстве своем при подготовке этих документов используется графический способ представления информации, позволяющий наглядно и в достаточной степени формализовано показать либо только движение документа (документов), либо последовательность операций, совершаемых в ходе реализации какой-либо функции (задачи) или процесса, и, соответственно, движение документов, используемых при решении данной задачи или реализации процесса.

Табель форм документов

Табель форм документов - это перечень форм документов, применяемых в деятельности организации, с характеристикой статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения.

Табель включает все формы документов, создаваемых в деятельности организации, но он не дает полного представления о маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа (обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие.

Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих в организацию.

Основная задача табеля форм документов - определить состав форм документов, применяемых в организации в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. Поскольку не существует единой установленной формы табеля, каждая организация, которая проводит подобную работу, может исходя из собственных потребностей и решаемых задач разработать для себя форму табеля.

Блок-схемы

Наиболее полно отобразить документооборот можно с помощью маршрутных (маршрутно-технологических) схем, графиков, блок-схем.

При построении маршрутных схем и оперограмм необходимо детально изучить технологию выполнения каждого вида работы, при этом следует определить, с чего данная работа начинается (что служит основанием для ее начала), из чего она состоит, на какие этапы подразделяется, чем завершается выполнение работы, какую форму принимает конечный ее результат, как фиксируется ее окончание либо наступление нового цикла ее выполнения.

Схема - графическое представление последовательности решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потоков документов и др.

Блок-схема - разновидность схем, описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги (звенья процесса) изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой стрелками.

Для создания блок-схем используются различные программные средства, например, MS Visio. Но блок-схему можно нарисовать даже в MS Word, для этого нужно использовать фигуры, изображающие элементы блок-схем.

Схема движения документов может быть представлена в виде таблицы, в левых колонках которой указываются операции и виды документов, сопровождающих данные операции, в заголовках граф указываются пункты прохождения документа, а в поле таблицы с использованием символов и стрелок обозначается перемещение документа (документов).

электронный документопоток документооборот

Пример блок-схемы, описывающей процедуру проведения государственной экологической экспертизы (воспроизводится только начальная часть схемы)

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами/

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов/

Документооборот. Понятие

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;

максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

). Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.

). Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

). Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала управления.

Делопроизводство в организациях имеет три основные системы:

Централизованную;

Децентрализованную;

Смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки.

При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно.

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях.

Порядок движения документов в организации включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Способы совершенствования документооборота

На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства.

Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота

Автоматизированные рабочие места.

К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

) персональные компьютеры, объединенные в сети;

) электронные пишущие машинки;

) текстообрабатывающие системы;

) копировальные машины;

) коммуникационные средства, телефонная техника;

) средства для обмена информацией - электронная почта;

) видеоинформационные системы;

) локальные компьютерные сети;

) интегрированные сети учреждений.

Электронные офисные системы

Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной офисной системы:

) автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

) организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

) осуществление эффективного поиска информации;

) обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

) ввод, подготовка и редактирование документов;

) регистрация документов;

) совместная работа над документами;

) контроль исполнения документов;

) создание баз данных (хранение документов);

) прием и пересылка документов;

) систематизация документов, формирование дел;

) подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело»

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя 2 продукта:

) «ДЕЛО-Предприятие» - многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

) «ДЕЛО-Секретарь» - полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE).

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»

Система включает в себя 3 продукта:

Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

) автоматизация централизованной службы ДОУ;

) автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;

) автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;

) автоматизация централизованного архива.

Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow»

Система управления неструктурированной информацией предприятия на базе платформы Documentum.

) обеспечивает создание, управление, обработку, распространение и архивирование информации любого содержания по определенным пользователем бизнес-правилам;

) устанавливает связи между частями содержания, позволяя использовать одну и ту же информацию в различном контексте, версиях и форматах;

) предоставляет возможность интеллектуального анализа содержания информации, упрощает ее публикацию и распространение.

Заключение

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Так же среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Библиографический список

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - Пункт 60.

Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - Пункт 61.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.

Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.