В реальной жизни, у заказчиков периодически возникает проблема соответствия предполагаемого количества продукции и потребности в ней. Объёмы закупки некоторых видов услуг и работ Федеральный закон "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" определяет по отдельному принципу. Попробуем выяснить, каким образом можно произвести данные закупки не нарушая законности и придерживаясь определенных норм.

Независимо от профессионализма, заказчику не во всех случаях удается произвести оптимальный расчет объема требуемых работ (услуг). В идеале, в каждом конкретном случае следует рассчитывать необходимое количество закупаемых товаров или услуг, которое должно совпадать с планом-графиком и другими документами о закупке. Например, если заказчик занимается ремонтом компьютеров, он должен четко понимать, какое количество деталей ему необходимо. Но, остается вопрос, как это осуществить на практике?

Способы определения объема некоторых видов товаров (работ, услуг)

В некоторых случаях, в рамках действующего законодательства о контрактной системе, предусмотрены особые правила расчета количественных показателей отдельных товаров, услуг или работ. Как гласит п.2, ст. 42, закона № 44-Ф3, документация о закупке должна содержать необходимые сведения о стоимости каждой единицы предоставляемой услуги или изделия, стоимости каждой детали или комплекта элементов и их стартовую цену, которая должна быть определена в договоре. Согласно этому документу, клиент оплачивает услуги или работы по факту, а приобретенные элементы или запасные части, по указанной стоимости единицы товара. Кроме того, расходы не должны быть выше, чем размер начальной (максимальной) цены.

Это положение относится к следующим видам работ и услуг:

1. медицинское обслуживание;
2. предоставление услуг в юридическом направлении и образовательной сфере;
3. услуги связи
4. услуги пунктов общественного питания;
5. гостиничный сервис;
6. работа переводчика;
7. пассажирские перевозки;
8. починка и обслуживание техники и прочих агрегатов;
9. услуги по проведению оценки.

Пример расчета ремонта и обслуживания технических средств

В учебном заведении применяются компьютеры и лазерные принтеры. На обслуживание и починку данной техники бюджет выделил 1 млн. рублей. Закупка планируется способом электронного аукциона.

Процес закупки может осуществляться по следующей схеме:

1. В документации об аукционе указываются данные:
2. стартовая цена контрактного договора (сокращенно НМЦК) - 1 млн. рублей;
3. перечисление принтеров и деталей к компьютерам с указанием стартовой цены каждого элемента (плата материнская - 5,5 тыс. рублей, тюнер - 3 тыс. рублей, корпус - 700 рублей и так далее);
4. список работ и начальная стоимость технического обслуживания и ремонта агрегатов с указанием запчастей подлежащих замене (замена платы - 1 700 рублей, ремонт охлаждающей системы - 2 000 рублей и прочее);
5. общая максимальная стоимость деталей и услуг, включающая сумму всех расценок в единичном эквиваленте из перечня запасных частей и непосредственно услуг - 1 млн. рублей. Допускается, что общая цена может быть выше НМЦК.
6. Определить процентное снижение общей начальной цены запасных деталей и работ. Возьмем в качестве примера цифру в 10% от стоимости единицы товара. Чтобы выяснить это значение, требуется проведение аукциона в электронном режиме, вследствие чего определяется участник, предлагающий самую низкую общую стоимость запасных деталей и работ. Напомним, что изначально она составляет 1 млн. рублей. Торги на данном аукционе проводятся этапами от 5 тыс. до 50 тыс. рублей (от 0,5 до 5 %НМЦК, согласно закону).
7. Произвести перерасчет стоимости каждой детали и услуги с учетом разницы в 10%. То есть,:
8. Плата материнская - 4 950 рублей;
9. Тюнер - 2 700 рублей;
10. Корпус - 630 рублей;
11. Замена платы - 1530 рублей;
12. ремонт системы охлаждения - 1 800 рублей.
13. Внести в цену контракта, идентичную НМЦК и указать расценки по единицам товаров. Причем, каждая цена единицы, приведенная в пункте 3 при исполнении контракта, остается неизменной. Заказчику предстоит оплатить лишь объем продукции, полученной по факту, но, не выше суммарной стоимости контракта.

Текущий год обязывает учреждения составлять первые планы закупок соблюдая требования законодательства о контрактной системе. Далее в статье будут даны ответы на вопросы о том,...

СГОЗ – это совокупный годовой объем закупок. Это понятие и все его нюансы изложены в статье 3 ФЗ №44 «О госзакупках» от 5 апреля 2013 года. Это значение позволяет оценить работу компании, подготовить отчет перед контролирующими структурами, определить необходимые лимиты.

Что собой представляет СГОЗ

СГОЗ – это совокупный объем финансов, выделяемых фирме под покупку нужных услуг и продукции. Параметр нужно рассчитывать ежегодно. В рамках расчетов будут учитываться деньги, которые выделены по контрактам, заключенным до начала года. Предполагается, что эти финансы будут тратиться в текущем году. Предоставленные финансы утверждаются в смете или плане хозяйственной деятельности. Расчеты подразумевают суммирование показателей из некоторых строк сметы или плана.

Официальное формирование порядка расчетов СГОЗ обусловлено большим числом конфликтов. Последние вызваны неоднозначностями в нормативных актах. В частности, ранее было непонятно, стоит ли учитывать при расчетах стоимость долгосрочных контрактов, которые появились в предыдущем году и реализуются в нынешнем.

Для чего необходим СГОЗ

У предпринимателя может возникнуть вопрос о том, зачем нужно рассчитать СГОЗ. В статье ФЗ-44 о контрактной службе (часть 1 статья 38) указано, что иногда предприниматель должен организовывать контрактную службу для исполнения государственной закупки. Если СГОЗ составляет более 100 миллионов рублей, участник закупки обязан создать службу. Если же сумма меньше, то функции контрактной службы может выполнять одно лицо. Второй вариант выгоднее, так как организация службы предполагает большие расходы. Для того чтобы соблюсти закон, нужно заранее определять совокупный объем.

Показатель СГОЗ также используется при расчетах этих значений:

• Минимальное число государственных закупок у малого бизнеса и НКО, работающих в социальной сфере (часть 1 статьи 30 ФЗ №44).
• Максимальное число заказов при осуществлении запроса котировок (часть 2 статьи 72 ФЗ №44).
• Максимальное число контрактов у единственного поставщика (пункт 4 и 5 части 1 статьи 93).

Показатель совокупного объема закупок нужен при оформлении этих документов:

• Отчет об объеме государственных закупок у малого бизнеса и НКО.
• План график (пункт 2 части 3 статьи 21 ФЗ №44).

На портале «Госконтракт» указано, что государственные закупки могут осуществляться только на базе оформленного плана-графика.

Порядок определения СГОЗ по ФЗ №44

Для определения общего объема закупок используется формула. Она включает в себя эти компоненты:

• Стоимость контрактов, появившихся в прошлом году. Предполагается, что оплачиваться они будут в текущем периоде.
• Заключенные договоры, выполняемые и оплачиваемые в текущем году.
• Контракты, заключенные в нынешнем году, которые подлежат выполнению в нынешнем и следующем году. В расчетах учитывается только та часть, которая будет уплачена в нынешнем периоде.

При установлении общего объема закупок учитываются эти расходы:

• Зарплата и командировочные.
• Деньги, которые будут направлены на уплату налогов и других платежей в государственную казну.
• Выплата компенсации за нанесение ущерба, который был нанесен предпринимателем.
• Доход от деятельности субъекта.
• Средства, которые были выданы в рамках закупки.

Совокупный объем формируется из денег, предназначающихся для оплаты приобретенных товаров и услуг в актуальном периоде.

Что не учитывается при расчетах СГОЗ

Перечень контрактов, которые не учитываются при определении СГОЗ, установлен частью 1 статьи 30 ФЗ №44. В частности, это касается государственных закупок для малого бизнеса и НКО, работающих в социальной сфере:

• Оборонные заказы и закупки, обеспечивающие безопасность государства.
• Предоставление кредитования.
• Заказы, касающиеся применения атомной энергии.
• Контракты у единственного поставщика (часть 1 статьи 83 ФЗ №44).
• Закрытые аукционы и конкурсы.

То есть все эти положения можно исключать при проведении расчетов.

Инструкция по расчету СГОЗ

Правильный расчет предполагает установление лимитов закупки для малого бизнеса и НКО. Сначала человеку нужно определить полный объем покупок. Потом нужно вычесть из получившегося результата значения, не учитываемые при расчетах СГОЗ. Рассмотрим инструкцию по расчетам:

1. Определяется общий объем закупок для конкретной организации за год.
2. Из результата вычитывается сумма, положенная на оплату кредитов, закрытых закупок, оборонных продуктов и продуктов в сфере атомной энергии.
3. Из результата вычитается 15%. Получившуюся величину нужно округлить в большую сторону. Нужно это вследствие высокого риска уменьшения стоимости в период аукциона.

При расчетах используется эта формула:

СГОЗ = П + Т + С

В ней используются такие значения:

• П – контракты, оформленные в прошедшем году и предполагающие оплату в текущем году.
• Т – контракты, полученные в текущем году, а также выполненные, предполагающие получение оплаты.
• С – контракты, полученные в текущем году и актуальные в течение нескольких следующих лет.

Это общая форма для расчетов СГОЗ. Именно путем сложения этих показателей формируется общий объем закупок. Однако порядок расчетов будет разниться в зависимости от того, для какой компании нужно определять параметр.

Примеры расчетов

Рассмотрим простейший пример. В 2018 году для субъекта выделены лимиты на бюджетные контракты в объеме 10 000 000 рублей. Объем совокупных закупок на 2018 год составит 10 000 000 рублей. Но потом из этой суммы нужно вычитать суммы, положенные для оплаты полученных в 2017 году и выполненных в 2018 году контрактов. Это начальный показатель.

Пример расчета минимальной величины закупок у малого бизнеса и НКО

СГОЗ составляет 10 000 000 рублей. Из этой величины нужно вычесть стоимость закупок на базе пункта 1 части 1 статьи 30 ФЗ №44. К примеру, стоимость таких закупок составляет 3 000 000 рублей. Для определения лимита закупок для малого бизнеса нужно определить 15% от СГОЗ. Именно 15% и является минимальной величиной.

Расчеты будут следующими:

(10 000 000 – 3 000 000) * 15%.

Результат: 1 050 000 рублей.

Определение максимального объема закупок методом запроса котировок

Максимальный объем в данном случае равен 10% от размера СГОЗ. То есть проводятся эти расчеты:

10 000 000 * 10% = 1 000 000 рублей.

ВАЖНО! Годовая величина контрактов, созданных через осуществление запроса котировок, не может превышать 100 000 000 рублей.

Как ввести сведения в план-график

Для ввода показателя СГОЗ в план-график нужно зайти на сайт государственных закупок. В частности, требуется зайти в личный кабинет. Затем нужно выбрать вкладку «Реестры» и нажать на «План-график». Когда план откроется, выбирается пункт «Итоговые позиции». Сюда и нужно занести сведения о совокупном объеме.

Определить объем закупок - это значит найти оптимальный размер заказа (ОРЗ), т. е. тот уровень, при котором достигается максимальное использование складских помещений, минимизируются издержки хранения запасов, оптимизируются условия повторных заказов. Все эти факторы тесно связаны между собой. ОРЗ можно рассчитать по формуле

ОРЗ=(2*V*P)/(C*S)

где: V - годовой объем потребления;

Р - стоимость одного заказа (административные расходы, оплата труда

персонала);

С - стоимость единицы продукции из заказанной партии;

S - издержки хранения единицы продукции на складе.

Продукция А: высокая стоимость - небольшой объем хранения

Продукция В: средняя стоимость - средний объем хранения

Продукция С: низкая стоимость - большой объем хранения

Допустим, фирма использует 1000 единиц продукции за год (V) по 5000 руб. каждая (С). Делопроизводство, телефонные переговоры, содержание персонала в пересчете на один заказ составляют 20 000 руб. (Р). Хранение на складе одной единицы продукции обойдется в 500 руб. (5). Тогда:

ОРЗ=(2*1000*20000)/(5000*500)=16

Оптимальный заказ в данном случае составит 16 единиц. В течение года придется сделать 62,5 таких заказов (1000/16), то есть каждые 5-6 дней один заказ из 16 единиц – это оптимально при данных условиях.

Поскольку при хранении на складе капитал фирмы омертвляется, необходимо вести учет закупкам и вести анализ запасов по правилу АВС.

Продукция А наиболее ценная, на которую приходится примерно 75-80% общей стоимости запасов на складе, но составляет лишь 10-20% общего количества находящейся на нем продукции.

Продукция В средняя по стоимости (примерно 10-15% стоимости запасов), но в количественном отношении составляет 30-40% хранимой продукции.

Продукция С самая дешевая (примерно 5-10% стоимости запасов) и самая массовая (40-50% общего объема хранения).

На основе учета запасов можно построить кривую анализа АВС (рис. 7).

Доля продукции в общей стоимости продукции и хранения, %
				Продукция В					Продукция С
		Продукция А
					Продукция А : высокая стоимость – небольшой объем хранения
					Продукция В : средняя стоимость – средний объем хранения
					Продукция С: низкая стоимость – большой объем хранения
		Количество единиц на складе (% общего объема хранения)

Рис. 7. Кривая анализа АВС

Учет запасов и кривая анализа АВС позволяют сделать важные выводы:

Продукция А должна находиться под строгим контролем. Необходимы регулярный учет и, возможно, частые корректировки в планах его использования. Продукция этой группы – основная в вашем бизнесе.

Продукция В требует обычного контроля, налаженного учета и непрерывного внимания. Обычно это постоянно используемые вспомогательные материалы.

Продукция С нуждается в периодической проверке уровня запаса. К ней относятся инструменты, несложное оборудование, запасные части.

Зная все это, можно составить оптимальный заказ. Однако заказ, составленный на основе анализа АВС, будет действительно оптимальным, если не изменится спрос на продукцию вашей фирмы, останутся без изменений цены, тенденции, а также если производство не подвержено воздействию фактора сезонности. Если спрос потребителей колеблется, то следует воспользоваться методом сглаживания таких колебаний. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода.

Политика государства по поддержке малого бизнеса нашла свое отражение и в законе № 44-ФЗ. Бюджетные организации обязали проводить часть закупок у субъектов малого предпринимательства (далее - СМП). Минимальный объем закупок у СМП установлен законом на уровне 15% от совокупного годового объема закупок (далее - СГОЗ). Для определения поставщика при закупках у СМП используются конкурсные способы, например, открытый конкурс, двухэтапный конкурс, электронный аукцион и другие. Кроме того, можно установить для участника закупок, который не является СМП, требование о том, что он обязан привлечь в качестве субподрядчика тех, кто относится к таковым. Такие закупки приравниваются к закупкам у СМП.

Обратите внимание! У организаций и ИП теперь нет обязанности представлять документы, подтверждающие принадлежность к СМП. Достаточно получить от них документ-декларацию о том, что компания или ИП являются СМП, при этом заказчик не обязан проверять достоверность данной декларации.

ШАГ 1. Определяем СГОЗ

Расчет можно провести по следующей формуле:

СГОЗ = a + b + c,

где a - сумма по контрактам, которые заключены в предыдущие годы, но оплата по ним будет производиться в текущем году;

b - сумма по контрактам, которые заключены в текущем году и должны быть исполнены и оплачены также в этом году;

c - сумма по контрактам, которые заключены в текущем году и должны быть оплачены, в том числе, в текущем году, а также в последующих годах, но лишь в части той оплаты, которая должна быть произведена в текущем году.

Обратите внимание! В СГОЗ не включаются суммы по контрактам, извещение о заключении которых размещались на сайте госзакупокдо 01.01.2014.

Пример

• в 2013 году - на сумму 1 200 000 рублей (оплачивается в 2013 году 600 тысяч рублей и в 2014 году 600 тысяч рублей) - извещение о проведении аукциона было размещено на сайте госзакупок в 2013 году;
• в 2014 году - на сумму 400 000 рублей (оплата по контракту должна быть в 2014 году);
• в 2014 году - на сумму 1 500 000 рублей (из которых 500 000 рублей оплачивается в 2014 году, а оставшийся 1 000 000 рублей - в 2015 году).

Соответственно, СГОЗ на 2014 год будет рассчитываться следующим образом:

СГОЗ = 400 000 рублей + 500 000 рублей = 900 000 рублей.

ШАГ 2. Вычитаем исключения

Согласно закону для расчета объема закупок у СМП из СГОЗ необходимо исключить закупки, которые связаны с оборонным заказом, предоставлением кредитов, атомной энергией, а также закупки у единственного поставщика и те, которые стали результатом закрытых способов определения поставщика (ч. 1.1 ст. 30 закона).

Пример

ДОО "Березка" заключила в 2014 году контракт с единственным поставщиком на сумму 300 000 рублей. СГОЗ на 2014 год составляет 5 000 000 рублей.

Сумма для расчета минимального объема закупок у СМП будет составлять 4 700 000 рублей.

ШАГ 3. Расчет 15%

От суммы, полученной в результате двух предыдущих операций, необходимо высчитать 15%.

Пример

4 700 000 рублей *15/100= 705 000 рублей

На данную сумму и необходимо будет закупиться у СМП.

Обратите внимание! Сумма закупок у СМП может меняться в течение года. Это связано с тем, что в течение финансового года могут быть заключены контракты с единственными поставщиками в результате несостоявшихся конкурентных процедур определения поставщика (п. 25 ч. 1 ст. 93 закона). А финансирование по данным контрактам не включается в СГОЗ для определения нормы закупок у СМП. Поэтому придется пересчитывать полученную норму закупок.

Пример

ДОО "Березка" должна осуществить госзаказ у СМП на сумму 705 000 рублей. Был проведен открытый конкурс, который не состоялся по причине того, что в нем принял участие всего один участник. В результате был заключен контракт с единственным поставщиком на сумму 500 000 рублей. Соответственно для расчета 15% будет применятьсяуже сумма не 4 700 000 рублей, а сумма 4 700 000 рублей - 500 000 рублей = 4 200 000 рублей. А сама норма закупок у СМП будет составлять 630 000 рублей.

ШАГ 4. Отчет

До 01 апреля необходимо разместить в ЕИС отчет о заключенных контрактах с СМП. В него также необходимо включить информацию о несостоявшихся процедурах при определении поставщика с участием СМП. Форма данного отчета и порядок его размещения должны быть разработаны Правительством РФ.

Как рассчитать объем закупок у СМП автоматически?

Это делается с помощью бесплатной версии программы "Эконом-Эксперт". Скачать программу можно

Иван Артамонов , директор по науке и проектам, InTlab (Молдова, Кишинев)

Валерий Разгуляев , управляющий информацией, «Избенка-ВкусВилл»

В этой статье вы прочитаете:

• Как управлять запасами и для чего это нужно
• Формула для определения величины производственного запаса
• Что делать в случае дефицит а

План управления закупками лежит в основе работы каждого управленца. Успешные компании сегодня строят работу на базе постоянного управленческого анализа, который зачастую основывается на математических методах и моделях. С помощью одного из таких инструментов - динамического индекса оборота товаров - розничные сети «Избенка» и «ВкусВилл» сократили дефицит товарных позиций, снизили риск ошибок, допускаемых из‑за человеческого фактора, и автоматизировали организацию закупочного процесса. Как правильно рассчитать этот показатель и применить его на практике?

• Система продаж в условиях кризиса: как выстоять и приумножить выручку?

В связи с введением Россией в августе 2014 года продовольственного эмбарго по‑новому зазвучали вопросы обеспечения отечественных торговых компаний запасами продуктов. Многие розничные предприятия, специализирующиеся на продаже продуктов питания, а также их клиенты заметили небольшое сокращение ассортимента некоторых наименований и даже перебои с товарами, которые не подпали под российские санкции. И хотя это не привело к голоду и не вызвало сильного дискомфорта у потребителей, наши розничные сети приложили огромные усилия для того, чтобы поддерживать разнообразие и количество продуктов в магазинах на привычном уровне. Мы сделали это, не повышая цен. Во-первых, все наши поставщики - отечественные производители продукции из российского натурального сырья. Во-вторых, мы проделали серьезную работу, в том числе с помощью особого инструмента, о котором мне хотелось бы рассказать. Так как же правильно составить план управления закупками, чтобы не допустить дефицита?

Для чего и как управлять запасами

Запасы, будучи основной страховкой от многих проблем, одновременно сковывают капитал и требуют дополнительных затрат на обслуживание кредитов. Вдобавок, как мы знаем по опыту, в рамках решения этой задачи мало сформировать необходимые объемы производства и поставок продуктов - нужно наладить систему своевременного пополнения продуктами складов, продовольственных баз и продуктовых магазинов. В случае же со скоропортящимися продуктами питания расчет необходимого запаса товаров выходит на первый план.

Когда я столкнулся с этой проблемой, стал искать такое решение, которое позволило бы в полуавтоматическом режиме быстро выявлять товарные позиции, требующие особого внимания. Мне очень хотелось получить инструмент для создания обратной связи: чтобы система фиксировала каждый случай возникновения дефицита или списания товара по сроку годности и позволяла не допустить повторения такой ситуации.

Поиск решения . Когда я узнал, что у эксперта по управлению величиной запасов Ивана Артамонова возникла идея создать индекс управления величиной запасов, сразу предложил применить его на практике у себя в компании.

В результате мы нашли и апробировали инструмент, который не только решил задачу, но и позволил руководителю розничных сетей «Избенка» и «ВкусВилл» лично контролировать ситуацию по самым главным наименованиям товаров, отсутствие которых в магазине недопустимо.

Мы предлагаем использовать данное решение всем коммерческим директорам отечественных компаний. Его же можно применять и в оперативном управлении величиной запасов на всех уровнях цепочек поставок. Желательно, чтобы все расчеты индекса были реализованы в рамках информационной системы организации и не требовали дополнительных усилий от работников. В нашей компании автоматизированы не только данные алгоритмы, но и их ежедневная рассылка сотрудникам, которые отвечают за наличие тех или иных позиций. Контрольную информацию о продуктах группы А (по методу ABCD-анализа) получает генеральный директор и управляющий расчетом заказов.

Для контроля продаж товаров и пополнения их запасов мы предлагаем использовать специальный индекс, характеризующий взаимодействие динамики реализации и изменения запаса товаров.

Динамический индекс оборота товаров - это отношение объема реализованного товара за определенный период расчета к текущему запасу товара.

Для расчета индекса выбираем необходимый период и получаем из учетной системы компании следующие данные:

P - объем товара, проданного за последний период;

B - объем текущего запаса этого же товара.

Тогда индекс оборота данного товара (О) будет равен:

Если мы рассчитаем текущий индекс оборота товаров, а затем индекс, который был вчера, позавчера и так далее, то из получившихся значений сможем построить хронологическую кривую за определенный период.

Этот показатель будет отражать динамику реализации товара и его поступлений, влияющих на индекс через значение запасов.

Как определить величину производственных запасов

При определении нормативов для новых наименований товаров можно ориентироваться на данные, полученные при использовании индекса для уже известных позиций. Если же нормативы отсутствуют, график в любом случае позволит руководителю, в том числе коммерческому директору по товарам группы А, непосредственно управлять процессом: кривая, напоминающая кардиограмму, очень наглядно демонстрирует реальное положение дел (рисунок 1).

Динамический индекс оборота товаров - это функция, значения которой зависят от запасов и объема реализации и которая имеет определенные свойства (рисунок 2).

Преимущества динамического индекса оборота товаров перед другими показателями

Управление величиной запасов - это системный процесс; он требует индикаторов, которые будут однозначно характеризовать ситуацию и помогать принимать решения. И такие маркеры уже существуют: это рентабельность вложенных в запасы активов, оборачиваемость запасов и обеспечение ими спроса. Однако эти показатели скорее относятся к стратегическому и тактическому уровням управления компанией, которые можно использовать для понимания эффективности процессов уже постфактум. Операционной же работе сотрудника, принимающего непосредственное решение, когда и сколько товаров покупать, данные индикаторы не помогут. Поэтому те, кто в итоге влияет на результаты стратегических показателей, часто вынуждены полагаться на интуицию.

Индекс оборота товаров или коэффициент оборачиваемости? От схожего показателя - коэффициента оборачиваемости - индекс оборота товаров отличается тем, что в знаменателе индекса находится текущий запас, а в знаменателе коэффициента оборачиваемости - средний запас за период. Поэтому при внешнем сходстве значения этих индикаторов не связаны друг с другом и показывают совершенно разные аспекты управления величиной запасов. Коэффициент оборачиваемости «смотрит в прошлое» для принятия стратегических и тактических решений в отдаленном будущем, а индекс оборота товаров «видит настоящее» для более оперативного влияния уже на текущую ситуацию.

Как правильно выбрать период для расчета индекса

Отдельный вопрос - это выбор периода, который необходимо учитывать. Если посмотреть на кривую на графике (рисунок 1), то можно увидеть, что она растет, когда продукция продается, и падает в момент поставки. Однако если взять слишком маленький период, то кривая будет снижаться и без поставок в этот день из‑за случайных колебаний продаж. Этот фактор может помешать верно оценить ситуацию с оборотом товаров, так как мы принимаем решение о закупке, когда видим, что кривая динамического индекса достигает определенного значения на графике. Поэтому мы рекомендуем руководителям выбирать такой минимальный период, чтобы в его рамках кривая падала только в моменты поставок, а во всех остальных случаях не убывала. Если же взять слишком долгий период, то последние изменения динамики продаж будут незаметны: большая история поглотит любые изменения за последний период (рисунок 1).

Для каждой организации временной отрезок может быть своим. В нашей компании мы выбрали недельный период, потому что те колебания продаж, которые связаны с чередованием выходных дней и будней, как бы поглощают друг друга внутри этого периода.

Мы пробовали экспериментировать с временным отрезком и пытались контролировать оборот товаров по часам; однако не смогли использовать даже данные по дням и увеличили период до недели. Понятно, что в течение месяца колебания продаж поглощались бы друг другом еще лучше, но, поскольку кривая не падала уже за недельный период, мы остановились именно на таком промежутке.

Для любой закупленной ранее партии товаров известен точный момент, когда она закончится. При этом есть срок поставки - от момента, когда мы заказываем партию, до момента, когда уже можем продавать продукцию. Например, на рисунке 3 видно, что закупка осуществляется раз в неделю и все товары из партии закончатся уже 7‑го числа. Срок поставки равен одному дню. Соответственно, заказывать партию нужно не позднее 6‑го числа. В этот день значение динамического индекса равно 7. Если высчитывать дату закупки таким образом в течение всего месяца, то вы получите несколько значений: на данном графике это значения 8 и 9. Останется выбрать из них минимальный показатель - 7, чтобы в дальнейшем ориентироваться при закупках именно на него.

Тогда закупка будет осуществляться одинаковыми - оптимальными - партиями, как только динамический индекс оборота товара за месяц превысит значение 7.

Если же расчет индекса производить, например, каждый день, то может оказаться, что к моменту его замера точка заказа будет уже пройдена, и это будет означать, что нужно срочно делать заказ по данной позиции. На рисунке 3 видно, что 11‑го числа значение индекса было равно 4, то есть делать закупку было еще рано, а 12‑го числа нужный нам показатель вырос до значения 8,5, что говорит о срочной необходимости заказывать новую партию.

Что делать в ситуации дефицита

Подобная политика управления величиной производственныз запасов позволяет избежать дефицита товаров. С помощью динамического индекса мы можем проанализировать, когда нужно было делать заказ в прошлый раз, чтобы продукция по нему поступила еще до истощения запасов, и выяснить, какое значение индекса оборота товара было в этот момент. В будущем мы сможем опираться уже на этот новый норматив данного индикатора для определения необходимости инициировать процесс закупки.

Если в ситуации на рисунке 3 в 14‑й, 15‑й и 16‑й дни мы испытывали бы дефицит определенного продукта, то в значениях для 13‑го и 17‑го дней линия нашего графика просто обрывалась бы (рисунок 4).

Как еще можно использовать динамический индекс

Свойства динамического индекса оборота товаров пригодны для оперативного уровня управленческого анализа. Интегральный индекс может быть использован и для анализа состояния бизнес-процесса в разрезе товарных групп.

Например, в обычном магазине, как правило, много наименований одного и того же товара, каждый вид которого продается по‑разному в зависимости от предпочтений потребителя. Динамический индекс оборота товаров может наглядно продемонстрировать положение дел с тем или иным брендом: новую партию какого продукта нужно срочно заказывать, а что лежит на прилавках слишком долго.

В нашей компании товарные позиции не являются взаимозаменяемыми: мы продаем все продукты только под своими торговыми марками, и каждого вида товара у нас по одному варианту. Однако для классической продуктовой розницы - да и для других компаний, которые работают по схожему принципу, - применение динамического индекса на практике будет очень полезно.

Как рассчитывать динамический индекс для анализа товарных групп

Для этого нужно умножить продажи (Рi) и остатки (Вi) каждого продукта на его цену (Сi), а затем сложить выручку от всех продаж и разделить это число на такую же сумму остатков:

U = ∑(Рi × Сi) / ∑(Вi × Сi),

где U - интегральный динамический индекс оборота товаров.

В таком случае надо обязательно контролировать, чтобы запасы и отгрузки учитывались в одних и тех же ценах, так как по умолчанию стоимость запасов обычно высчитывается в закупочных ценах или учетных ценах себестоимости, а стоимость отгрузки - в ценах продажи, которые заведомо отличаются от первых двух вариантов.

Результаты применения динамического индекса

При интенсивном товарообороте и частом пополнении запасов динамический индекс оборота товара может строиться практически в режиме реального времени.

Даже при ежедневной дискретности в сетях «Избенка» и «ВкусВилл» данный показатель позволил снизить дефицит продуктов с 10 до 6%. С его помощью удалось фактически полностью нейтрализовать человеческий фактор - ошибки наших сотрудников. Понятно, что это положительно сказалось не только на выручке компании, которая в короткий срок выросла на 4%, но и на лояльности клиентов: теперь они почти всегда могут купить у нас любимые продукты для здорового питания.

Информация об авторах и компаниях

Валерий Разгуляев окончил Московский государственный институт электроники и математики (факультет прикладной математики) и Институт экономики и финансов (факультет менеджмента). В разные годы занимал должности аналитика, маркетолога, логиста, руководителя подразделений. Проводит бизнес-тренинги. В компании с 2011 года.

«Избенка», «ВкусВилл» - сети магазинов продуктов для здорового питания. На рынке с 2009 года. Более 150 торговых точек в Москве и Московской области.

Официальный сайт - www.vkusvill.ru

Иван Артамонов окончил физико-математический факультет Кишиневского государственного университета. В течение многих лет занимался проектированием информационно-компьютерных систем; в качестве аналитика, системного архитектора, алгоритмиста и руководителя участвовал в разработке и внедрении более 30 проектов. В компании с 2003 года.

Лаборатория индустриальных технологий InTlab занимается разработкой информационно-компьютерных систем обеспечения процессов управления, в том числе для оптово-розничных магазинов. Компания основана в 2003 году.

Официальный сайт - www.intlab.info