Но практически любая предпринимательская деятельность сопровождается немалым количеством различной документации. Резонным становится вопрос, первичные документы это какие документы?
Базовые сведения
Под первичным учетом подразумевается начальный этап обобщения отдельных операций хозяйствования, каковые характеризуют основные процессы деятельности организации.
Объектами учета признаются:
- заготовка исходного сырья для производственного процесса;
- закупка материальных ресурсов и их последующее расходование;
- траты на осуществление производственной деятельности;
- движение производимой продукции и незавершившегося производства;
- объем готовой продукции;
- отгрузка и продажа продукции;
- расчетные операции с поставщиками, заказчиками и покупателями;
- отчетность перед банками, учредителями и финансовыми структурами;
- прочее.
Все эти операции сопровождаются документальным оформлением. Информация о хозяйственных процессах и сопутствующих нюансах отображается в первичной документации.
Основные понятия
Под определением первичного документа подразумевается документ, охватывающий исходные сведения результатов какой-либо деятельности.
Первичным документом называется письменное доказательство реализации операции хозяйствования. Составляется данный документ на момент свершения операции либо сразу же по ее завершении.
То есть первичными считаются бухгалтерские документы, подтверждающие факт хозяйственной операции. Всякая информация, присутствующая в первичных документах, требуется для отображения в бухгалтерском учете.
Для ее накапливания и систематизации применяются учетные регистры. В них содержатся данные обо всех осуществленных в организации хозяйственных операциях.
По истечении определенного периода сведения из учетных регистров в сгруппированном виде перемещаются в бухгалтерскую отчетность.
Основными видами первичных документов считаются:
- платежные поручения;
- / и т.д.
Данные документы содержат сведения о проведенной хозяйственной операции. В отдельных случаях бланки первичных документов причисляются к бланкам строгой отчетности.
Исходя от вида операций, первичная документация делится на бумаги учета основных средств, оплаты труда, кассовых операций, денежных средств и прочее.
Отдельного внимания заслуживает . По сути, данный документ вряд ли первичен, поскольку не обрисовывает конкретную хозяйственную операцию, являясь приложением к первичному документу.
Потребность в счет-фактуре возникает в процессе получения по НДС. Однако одновременно потребуется предъявить накладную или акт.
В то же время Налоговый Кодекс упоминает счет-фактуру в непосредственной связи с документами первичными.
Каковы их функции
Основополагающим предназначением первичного документа признается подтверждение юридической силы осуществленной хозяйственной операции.
При этом за проведение операций устанавливается ответственность для некоторых исполнителей за реализованные операции.
В первичном документе хранятся все необходимые сведения о конкретной хозяйственной операции, и фактом существования документа подтверждается исполнение действия.
То есть в первичных документах сохраняются данные обо всех хозяйственных действиях организации. Первичная документация хранится для обеспечения личных нужд предприятия, а также для предоставления контролирующим структурам.
Именно на основе первичных документов осуществляется бухгалтерский учет. Исходя из имеющихся в документах данных, создается финансовая и налоговая отчетность.
Действующая нормативная база
Основные правила о первичных учетных документах определены в ФЗ №402 от 6.12.11 «О бухгалтерском учете».
Но хотя применение некоторых унифицированных форм не считается обязательным, ничто не препятствует их применению.
Решение по этому поводу принимается руководителем субъекта экономической деятельности. Именно он утверждает формы для первичных документов по представлению лица, ответственного за ведение бухучета.
На бланке код располагается в верхнем правом углу. Если хозоперация оформляется с применением не стандартного бланка, а при помощи независимо разработанной формы, то «код» прописывать не обязательно.
В соответствии с п.19 данного положения не допустимо присутствие исправлений, помарок и подчисток либо применения корректирующих средств в банковской документации, приходных/расходных кассовых ордерах, прилагаемых квитанциях и документах, их замещающих.
В случае выявления погрешности банковские и кассовые документы не могут приниматься к исполнению. Требуется их повторное составление с учетом основных требований.
Важно, что неверно оформленные или попорченные кассовые документы не подлежат уничтожению. Их необходимо перечеркнуть, а затем приложить к кассовому отчету (реестру, ) за день их выписки.
Возникающие нюансы
В процессе составления и оформления первичных документов возникает немало различных нюансов. Среди основных можно отметить следующие:
| Подписывает первичный документ лицо из специально утвержденного списка | Перечень лиц, располагающих правом на подпись первичных документов, определяется руководителем организации при согласовании с главбухом. Если документы касаются операций финансового характера, то подписывает их руководитель и ответственное . Факсимильным способом воспроизводить подпись руководителя в процессе оформления первичных документов запрещено |
| Составлять первичный документ следует на момент свершения | Хозяйственной операции или сразу по ее завершению. Составленный спустя некоторое время документ законным не признается |
| Исправлять банковские и кассовые документы запрещено | В прочие первичные документы допускается внесение исправлений, но только при наличии подтверждающих подписей ответственных лиц и указании даты внесения поправки |
| Необходимо тщательно проверять правильность оформления первичных документов | Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет однозначно признать документ официальным подтверждением. Даже если налогоплательщик сумеет доказать законность документа посредством сопутствующей документации, ему придется потратить немало времени на дискуссионные споры и возможно, судебные тяжбы |
| Обязательным требованием является оформление первичных документов | На государственном языке в национальной валюте. При наличии документов на иностранном языке необходимо осуществить их перевод на русский язык |
Что такое двусторонний документ
В некоторых случаях при оформлении первичной документации допускается использование двустороннего первичного документа. Таковым выступает форма универсального передаточного документа (УПД).
Видео: первичные документы
Бланк УПД это функционирующая форма счета-фактуры, каковая дополнена непременными показателями первичной документации.
Статус «1» у УПД позволяет данным документом заместить не только счет-фактуру, но и акт либо накладную.
При этом УПД одновременно применяется при расчетах по и при признании расходов в процессе налогообложения прибыли. УПД, обладающий статусом «2» замещает лишь акт или накладную.
В УПД объединены элементы счета-фактуры и первичного документа о подтверждении свершения хозоперации. В законодательстве не имеется запрета на оформление счетов-фактур или накладных с двух сторон одного бумажного носителя.
Нужно ли ставить печать
К числу обязательных реквизитов первичных документов печать не относится. Упоминание о ней не содержится в ст.9 ч.2 ФЗ №402.
Следовательно, ставить печать необходимо, если организация использует собственную разработку документа, который предусматривает наличие печати.
Но в то же время обязательно нужно заверять печатью те документы, для которых наличие печати предусмотрено в законодательном порядке. Например, к таковым относятся счета-фактуры и .
Также необходимость наличия печати может обуславливаться учетной политикой организации либо соглашением сторон.
Кто несет ответственность за их сохранность
Ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учете» обязует организации сохранять первичную документацию, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность на протяжении установленного срока.
Согласно стандартам государственной организации архивного дела данный срок не может быть меньше пяти лет. В процессе хранения надлежит обеспечивать защиту от несанкционированных правок.
Любые исправления должны быть аргументированы и подобающим образом удостоверены. Содержание регистров бухучета и бухгалтерской отчетности представляет собой коммерческую тайну.
За разглашение ее, имеющие доступ к информации лица несут ответственность в соответствии с нормами законодательства РФ. Первоначально хранятся первичные учетные документы в закрытых шкафах под началом главбуха организации.
Должным образом обработанные документы передаются на хранение в архив. Непосредственно за их сохранность несет ответственность собственник предприятия.
Наличие первичных учетных документов это неотъемлемая составляющая деятельности любой организации.
Без них практически невозможно нормальное существование предприятия. Потому столь важно знать и соблюдать порядок составления и оформления первичных документов.
Каждая компания должна использовать типовые формы для отражения фактов проведения хозяйственных операций. Рассмотрим, какие унифицированные бланки первичных учетных документов утверждены правительством. СодержаниеВажные аспекты Какие применяются формы первичных учетных документов (перечень)? Каков их срок хранения Вы...
1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.
2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.
3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.
Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней». Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов. Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.
Для чего нужны первичные учетные документы
Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления. Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.
В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).
Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):
- от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
- от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.
Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:
- занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
- искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.
Из всего вышесказанного следует два основных вывода:
1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;
2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.
Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее. Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:
- использование унифицированных форм первичных документов;
- использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
- возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.
! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе . При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата). Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.
Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов
При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:
- полностью самостоятельно разработанная форма;
- форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).
В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты , установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
- наименование и дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.
! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации. Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.
Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен в соответствии с другими нормативными актами. Например, путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Таким образом, разработка собственных форм первичных учетных документов требует глубоких знаний и анализа действующего законодательства. Поэтому в некоторых случаях предпочтительнее воспользоваться уже готовыми формами. Например, формой универсального передаточного документа, рекомендованной ФНС РФ (Письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Этот документ сочетает в себе реквизиты первичного учетного документа на передачу материальных ценностей, а также реквизиты счета-фактуры, поэтому может применяться как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогового учета (в целях исчисления НДС). Помимо универсального передаточного документа ФНС России разработала также рекомендованную форму универсального корректировочного документа, который составляется в случае изменения стоимости поставки после отгрузки (Письмо от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@). Тот факт, что организация решила использовать формы УПД и УКД должен быть закреплен в учетной политике или в отдельном приказе руководителя.
Унифицированные формы
Закон № 402-ФЗ не содержит обязательного требования применять унифицированные формы первичных учетных документов, но в то же время не содержит и запрета на их применение. Поэтому экономический субъект вправе использовать унифицированные формы тех документов, для которых они установлены. Применение унифицированных форм имеет ряд преимуществ:
- унифицированные формы являются привычными для большинства контрагентов, поэтому их применение позволит избежать вопросов и недопонимания при оформлении сделок;
- программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета, как правило, ориентировано на применение унифицированных форм. Внедрение же самостоятельно разработанных форм потребует дополнительных затрат на настройку программ.
Кроме того, замена всех унифицированных форм на самостоятельно разработанные рискованна, поскольку обязательными к применению до сих пор остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании (Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 к Федеральному закону № 402-ФЗ). К таким документам относятся, например, документы по оформлению . Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» предусматривает использование следующих унифицированных форм:
- приходные и расходные кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2);
- кассовая книга (форма № КО-4);
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
- расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).
Таким образом, кассовые операции должны в обязательном порядке оформляться документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, от 05.01.2004 № 1.
С особой осторожностью нужно подходить к разработке кадровых документов, а также документов по учету труда и его оплаты, а по возможности – использовать унифицированные формы таких документов. Это связано с тем, что кадровые документы и документы по учету труда должны отвечать требованиям трудового законодательства, которые не всегда совпадают с требованиями Закона № 402-ФЗ: начиная от состава реквизитов (например, табель учета рабочего времени, личная карточка работника и т.д.) и заканчивая формой документа (ТК РФ не предусматривает составление кадровых документов в электронном виде).
Итак, в этой статье мы вспомнили, какое значение имеют первичные учетные документы для бухгалтерского и для налогового учета, а также убедились, что в случае с первичными документами «форма имеет значение». Подводя итог, еще раз тезисно сформулируем основные выводы :
- Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом.
- Форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ, а в отдельных случаях – реквизиты, установленные другими нормативными актами.
- Используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем в учетной политике или в отдельном приказе – это касается как самостоятельно разработанных форм, так и унифицированных.
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!
Нормативная база
- НК РФ
- КоАП РФ
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
- Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
- Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- Письма ФНС РФ
- от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
- от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@
Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе
♦ Рубрика: , .Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.
Что такое первичные документы бухгалтерского учета
Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.
Классификация
Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.
В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет . В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.
Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.
Первичные документы бухгалтерского учета: перечень
Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:
- Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
- Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
- Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
- Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
- Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
- Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
- Кассовые документы , к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.
Классификация
Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.
Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.
В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:
- Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
- Исполнительные (оправдательные) , в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
- Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.
При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.
Учетные регистры и их классификация
При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.
Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:
- Хронологические , в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
- Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
- Комбинированные , которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.
Содержание первичной документации
У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:
- наименование документа;
- дата составления;
- сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
- суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
- финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
- подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.
Образец первичного бухгалтерского документа
Правила оформления документов
Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:
- Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
- Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
- Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
- Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.
Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.
Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы . Исправления можно сделать следующими способами:
- Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
- Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
- Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.
Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.
Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.
Закон о бухучете требует, чтобы все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформлялись оправдательными документами (ст. 9). Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Унифицированные формы
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий возложены на Госкомстат России. Содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации при этом согласовываются комитетом с Минфином России и Минэкономики России.Госкомстатом России в развитие упомянутого постановления Правительства России утверждены Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, а также альбомы унифицированных форм первичной учетной документации для некоторых объектов бухгалтерского учета. В таблице приведен перечень этих постановлений.
Объект бухгалтерского учета | Постановление Госкомстата России |
||
Название |
|||
| Основные средства | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств | ||
| Нематериальные активы, материалы, работы в капитальном строительстве | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве | ||
| Продукция и МПЗ в местах хранения | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения | ||
| Учет торговых операций | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. | ||
| Работы строительных машин и механизмов, работы в автомобильном транспорте | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте | ||
| Сельскохозяйственная продукция и сырье | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья | ||
| Денежные средства в кассе, результаты инвентаризации | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации | ||
| Результаты инвентаризации | Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» | ||
| Денежные средства, выданные под отчет | Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» | ||
| Труд и его оплата | Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты | ||
Отметим, что постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 утверждены альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. А именно:
Из ранее утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а в настоящее время продолжают действовать формы по учету нематериальных активов, материалов, а также работ в капитальном строительстве.
После введение нового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России 31.10.2000 № 94н) из объектов, принимаемых к учету, исчезли малоценные и быстроизнашивающиеся предметы. Однако некоторые из таких объектов продолжают находиться на бухгалтерском учете как объекты основных средств. При их переводе для упрощения учета Минфин России от 27.12.01 № 16-00-14/573 разрешил вместо оформления по каждому из них акта (накладной) приемки - передачи основных средств по форме № ОС-1 использовать ранее применяемые унифицированные формы для МБП:
Поэтому при списании полностью с амортизированных учтенных в составе основных средств бывших МБП, при их непригодности для дальнейшего использования, утере логично воспользоваться следующими унифицированными формами, разработанными для МБП:
Вышеупомянутые формы, на наш взгляд, вполне уместно использовать при учете инвентаря и хозяйственных принадлежностей.
Ещё раз подчеркнем, что унифицированные формы первичной учетной документации, которые содержатся в альбомах форм, являются обязательными.
Вместе с тем в некоторых случаях организациям бывает недостаточно показателей, которые содержат эти формы, так как они не могут учесть всех видов деятельности организации, особенности технологических циклов, их структуры. В связи с этим Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации предусмотрено, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Поэтому для отражения хозяйственных операций организации вправе дополнять их по своему усмотрению. Но это не касается унифицированных форм по учету кассовых операций.
Внося соответствующие изменения в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация должна соблюдать следующее:
Организации же, занимающиеся производством бланков унифицированных форм первичной учетной документации, при их изготовлении для удобства размещения и обработки необходимой информации могут вносить изменения в части:
Помимо унифицированных форм первичных документов, утвержденных Госкомстатом России, существуют также и «ведомственные» формы первичных документов.
Так для перевозки грузов железнодорожным транспортом используется транспортная железнодорожная накладная, форма которой утверждена приказом МПС России от 18.06.03 № 39 (этим же приказом утверждены и правила её заполнения).
Самостоятельно разрабатываемые формы
Однако при многообразии производственно-хозяйственных видов деятельности встречаются и более сложные случаи, когда по тем или иным операциям унифицированные формы отсутствуют. В таком случае организация вправе разработать форму первичного документа самостоятельно. Но при этом в документе необходимо привести обязательные реквизиты, которые установлены пунктом 2 статьи 9 закона о бухгалтерском учете. Разрабатываемый документ должен содержать:Разработанные самостоятельно организацией формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые унифицированные формы первичных учетных документов утверждаются при формировании её учетной политики (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»; утв. приказом Минфина России от 09.12.98 № 60н).
Такими самостоятельно разработанными документами могут быть: докладные и служебные записки (обосновывающие необходимость тех или иных затрат для предпринимательской деятельности организации), дефектные ведомости и акты, обосновывающие необходимость осуществления ремонтных работ, акты по представительским расходам и т. п.
Пример 1 27 сентября 2004 года ООО «Инткомплекс» были осуществлены затраты на представительские расходы. Для списания израсходованных материально-производственных запасов использован первичный документ, самостоятельно разработанный организацией.
АКТ № 41
об отнесении затрат на представительские расходы
Мы, нижеподписавшиеся, финансовый директор Слуднов Р. М., главный бухгалтер Державец Н. В., начальник отдела Рыков В. В. настоящим Актом подтверждаем целесообразность отнесения к представительским расходам, связанным с коммерческой деятельностью, затрат на организацию приема представителей ОАО «Пасат» (г. Тула) .
Прием состоялся 27.09.04 в офисе ООО «Инткомплекс» по адресу: г. Москва, Ленинградский проспект, д. 47, оф. 410 в соответствии с Программой деловой встречи, утвержденной 20.09.04.
Во время встречи обсуждались вопросы по дальнейшей поставке продукции в рамках договора № 25/04-к от 29.03.04.
Участники встречи:
от ОАО «Пасат»: генеральный директор Быков И. В., заместитель директора Шеранков Д. Ю., начальник отдела Мурзин К. Л., ведущего специалиста Роман А. Л.;
от ООО «Инткомплек»: генеральный директор Слухов М. Д., финансовый директор Слуднов Р. М., начальник отдела Рыков В. В.,
Во время встречи были израсходованы следующие материально-производственные запасы:
| Колбаса «Праздничная» - 278 гр | ||
| Буженина – 198 гр | ||
| Виноводочные изделия – коньяк «Арарат» | ||
| Рыба красная «Семга» - 264 гр | ||
| Кофе | ||
| Конфеты - 1 кор. | ||
| 7. | Хлебобулочные изделия. | |
ИТОГО: | 415,00 руб. |
Чеки, подтверждающие приобретение указанных материально-производственных запасов, прилагаются к авансовому отчету Сурковой В. В. № 98 от 27.09.04. Затраты произведены в пределах сметы, прилагаемой к Программе деловой встречи.
В процессе приема был использован электрический чайник «Tefal» первоначальной стоимостью 980 рублей (учтенный в составе основных средств), посуда стоимостью 450 руб. (учтенная в составе хозяйственных принадлежностей).
Финансовый директор ______________________ Р. М. Слуднов
Главный бухгалтер ______________________ Н. В. Державец
Начальник отдела ______________________ В. В. Рыков
___________________
Конец примера 1
Среди самостоятельно разрабатываемых первичных документов необходимо упомянуть и бухгалтерскую справку. Для бюджетных организаций форма бухгалтерской справки утверждена приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н - форма № 433. К этой форме могут обращаться и бухгалтеры коммерческих организаций. Однако ничто не мешает организации на её основе разработать более удобную для использования форму.
Отметим, что бухгалтерия вынуждена довольно часто обращаться к этому документу. Любая исправительная запись на счетах бухгалтерского учета, различные расчеты, начиная от расчета сумм ежемесячной амортизации до начислений сумм налогов, пени, штрафов, перерасчет налоговых обязательств и т. п. должны оформляться такой справкой.
Пример 2 При проведении инвентаризации товаров в сентябре 2004 года в ООО «Инткомплекс» выявлена их недостача на сумму 5300 руб. Комиссия признала виновным в недостаче работника организации. Сокольник В. П., несшая полную материальную ответственность, добровольно согласилась возместить ущерб из своей заработной платы (её оклад – 10 500 руб.)
В соответствии с требованиями налоговиков ранее принятый к вычету НДС по недостающему товару – 954 руб. (5300 руб. х 18%) восстанавливается. Эта величина увеличивает сумму недостачи до 6254 руб. (5300 + 954).
Администрацией принято решение об удержании причитающейся сумму в течение трех месяцев с учетом ограничения, установленного статьей 138 ТК РФ.
В сентябре и октябре из заработной платы работника удерживается максимально возможная сумма - 2100 руб. (10 500 руб. х 20%), в ноябре - оставшаяся часть – 2054 руб. (6254 – 2100 – 2100) .
Вид составленной бухгалтерской справки представлен ниже.
Организация ООО «Инткомплекс»
БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 17
дата составления
Начисление задолженности Сокольник В.П. по недостаче товаров и удержание причитающейся
причина составления справки, обоснование бухгалтерских записей
Суммы _________________________________
расчеты сумм, отражаемых на счетах бухгалтерского учета
Бухгалтерская запись |
||||||
| 1 | 22.09.04 | Отражена стоимость недостающего товаров | ||||
| 2 | 22.09.04 | Восстановлен НДС по недостаче товаров | ||||
| 3 | 22.09.04 | Восстановленный НДС учтен в сумме недостачи | ||||
| 4 | 22.09.04 | Начислена задолженность работника | ||||
| 5 | 22.09.04 | |||||
| 6 | 29.10.04 | Частично погашена задолженность | ||||
| 7 | 30.11.04 | Задолженность погашена полностью | ||||
Бухгалтер _________________ В.В. Серикова
подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер _________________ Н.В. Державец
подпись расшифровка подписи
____________________________
Конец примера 2
С введением налогового учета важность бухгалтерской справки возросла. В совокупности с другими первичными документами бухгалтерская справка является основанием для внесения записей в аналитические регистры налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Формы для налогового учета
При исчислении налога на прибыль полученные доходы уменьшаются на сумму произведенных расходов, отвечающих требованиям, предусмотренным пунктом 1 статьи 252 НК РФ. Среди них упомянуто и документальное подтверждение затрат. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Подтверждением данных налогового учета могут являться первичные учетные документы (включая справку бухгалтера), аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы (ст. 313 НК РФ).
Понятие «первичный учетный документ» законодателем в Налоговом кодексе РФ специально не раскрыто. Поэтому исходя из нормы пункта 1 статьи 11 НК РФ, устанавливающей, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства (если иное не предусмотрено НК РФ), используемые в налоговом учете первичные документы должны соответствовать требованиям, предъявляемым к ним в бухгалтерском учете.
Это подтвердили и налоговики в Методических рекомендациях по применению главы 25 «налог на прибыль организаций» Налогового кодекса Российской Федерации (утв. приказом МНС России от 20.12.02 № БГ-3-02/729). В документе приводится, что порядок оформления первичных документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти. Этим органам в соответствии с законодательством РФ предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.
Поэтому применение типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных соответствующими постановлениями Госкомстата России в 1997-2004 годах, или самостоятельно разработанных налогоплательщиком первичных документов, отвечающим требованиям закона о бухгалтерском учете, при фиксировании произведенных затрат позволит налогоплательщику учесть их в расходах, уменьшающих полученные доходы при исчислении налога на прибыль.
Однако не всегда типовая унифицированная форма первичного учетного документа, используемая в бухгалтерском учете, будет позволять учесть все необходимые данные для налогового учета. В этом случае в форму можно внести дополнительные строки и графы, для отражения недостающих показателей.
Пример 3 При учете объекта основных средств в амортизируемом имуществе типовая межотраслевая форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств» (утв. постановлением Госкомстата России от 27.01.03 № 7), не содержит информации:
Если срок полезного использования основного средства в налоговом учете отличается от срока полезного использования, определенного для целей бухгалтерского учета, то необходимо и его указать.
При нелинейном методе начисления амортизации необходимы также данные по:
Следовательно, организации необходимо соответствующим образом доработать карточку или же самостоятельно разработать дополнительный аналитический регистр налогового учете, предусматривающий внесение упомянутых данных.
__________________________
Конец примера 3
Отсутствие первичного документа в налоговом учете классифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, если оно совершено в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. Если же при этом была занижена налоговая база, то величина штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Владимир УЛЬЯНОВ
Аудитор
Первичным документом принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки , связанные с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект . Под первичными документами понимается как бухгалтерская "первичка", так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).
Для целей бухгалтерского учета используется более узкое понятие "первичный учетный документ", ( Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). В этой норме сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания. Для указанных целей под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете).
В пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской "первички". Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа. Поэтому важно отслеживать наличие в документе всех обязательных пунктов. Чтобы это было проще сделать, в документе следует выделить три части: вводную, содержательную и заключительную:
во вводной части бухгалтерской "первички" должны быть указаны: наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ;
в заключительной части отражаются данные ответственного лица (наименование должности, фамилию и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события). Завершается оформление первичного учетного документа проставлением подписи ответственного лица. Если ответственных лиц несколько, то должны быть указаны данные все этих лиц и проставлены их подписи.
Является ли первичкой счет-фактура
Счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ), т.е. цель создания этого документа не соответствует цели составления бухгалтерской "первички". Счет-фактура не является основанием для отражения каких-либо данных в регистрах бухгалтерского учета. Также нужно учитывать, что счет-фактура составляется не во время совершения хозяйственной операции и даже не сразу после ее завершения, а в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).
В то же время реквизиты отгрузочного счета-фактуры во многом совпадают с реквизитами первичного документа на передачу покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг). Поэтому ФНС России разработала универсальный передаточный документ, в котором помимо сведений из счета-фактуры есть дополнительные реквизиты, характерные для первичного учетного документа (приложение № 2 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Руководствуясь правилами Закона о бухучете, универсальный передаточный документ следует составить во время совершения операции или сразу после ее завершения. Только в этом случае УПД, содержащий в себе показатели счета-фактуры, будет расцениваться как первичный учетный документ. Обычный счет-фактура к "первичке" не относится.
Является ли первичкой договор
Транспортную накладную - составление транспортной накладной требует пункт 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ , а форма утверждена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272).
Формы счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур (которые являются документами налогового учета), утвержденные Правительством РФ. При и спользовании иных форм контрагент не сможет получить вычет по
