Разновидность языка, используемого в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.

Стиль – функциональная разновидность языка. В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем . В сфере массовой информации и агитационно-пропагандистских целях используется публицистический стиль, в науке – научный, в обращении – литературная разговорная речь, бытовая речь, просторечье и др языковые разновидности.

В официально-деловом стиле выделяют: дипломатический, законодательный, судебный и деловой стиль – стиль управленческих документов.

Особенности делового стиля сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Это:

Участники делового общения это преимущественно юр лица – организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от их имени руководителей и др должностных лиц;

Характер и содержание информационных взаимосвязей организации достаточно жестко регламентированы;

Предметом делового общения является деятельность организации – управленческая, производственная, экономическая, техническая и др.;

Управленческие документы в большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;

Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении - повторяющиеся, однотипные.

Условия делового общения формируют требования к управленческой информации, которая должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:

Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

Адресной, т.к. управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю – должностному лицу, организации, группе организаций;

Актуальной, поскольку документ должен содержать информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения или иного использования в управленческой деятельности;

Объективной и достоверной, т.к. для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия;

Полной или достаточной для принятия эффективного управленческого решения; недостаточность информации может вызвать необходимость запросить доп сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Для делового стиля характерны:

Нейтральный тон изложения; констатирующе-предписывающий характер изложения;

Точность и ясность изложения; - лаконичность (краткость) текста;

Использование языковых формул;

Использование терминов; применение лексических и графических сокращений;

Преобладание страдательных конструкций над действительными;

Ограниченная сочетаемость слов;

Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

Употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

Преобладание простых распространенных предложений.

Нейтральный тон изложения . Субъективный момент в деловых письмах должен быть сведен к минимуму, исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской 9слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксы преуменьшения и преувеличения и др. Эмоциональность письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна быть скрыта за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

Использование языковых формул - устойчивые шаблонные языковые обороты. Наличие их в деловой речи- следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематические ограниченности деловой речи:

-«Сообщаем, что по состоянию на ……»;

-«Направляем на рассмотрение и утверждение ……»

Просим Вас рассмотреть вопрос…»

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Я ф нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых письмо не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность:
«Оплату гарантируем, Наши банковские реквизиты…»;

«Претензии по гарантии следует предъявлять…»;

«… в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»,

Языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Использование терминов и словосочетаний.

Термин – слово или словосочетание, которое обозначает научное или специальное понятие. Употребление Т в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

Т, употребляемые в сфере ДОУ, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

При употреблении терминов в письме необходимо, чтобы они были понятны не только автору, но и адресату, т.е. если возникают сомнения по этому поводу, то можно:

Дать официальное определение термина;

Расшифровать значение Т словами нейтральной лексики;

Убрать Т и заменить его общепринятым словом или выражением.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в одном письме термин может употребляться только в одном из своих значений.

Т- синонимы – это Т, имеющие разное звучание, но совпадающие по значению (анкета, опросный лист, вопросник).

Т- синонимы –полные или абсолютные (редкое явление)- и относительные.

Т «договор», контракт и соглашение явл Т-синонимами, но различаются практикой употребления:

В труд законодательстве речь идет о трудовом договоре – контракте;

В гражданском – двух и многосторонние сделки называют договорами;

Во внешнеторговой деятельности более употребимый термин – контракт;

Договоренности в ряде др областей фиксируются в согглашениях (тарифное соглашение, соглашение о научно-техн сотрудничестве).

Применение лексических и графических сокращений (длинные слова и словосочетания неудобны)

Лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: ГАИ, зам., спецназ. ЛС функционируют в речи как самостоятельные слова.

- инициальные сокращения – образованы от начальных букв слов. Они также подразделяются на буквенные (при чтении произносятся буквы): АКБ, СП, МП. ГУМ, ТЭЦ, ЛЭП, вуз;

Буквенно-звуковые: (при чтении часть слов произносится буквами, часть звуками): ГУВД, НИОПИК

- слоговые сокращения – образованы из частей, слогов слов – зампред, Мосжилстрой, техред, главбух, завхоз;

Частично сокращенные слова – образованы из части или частей слов и полного слова: хозрасчет, рембаза

Усечения: зам., зав., спец, пред.

Телескопические сокращения – образованы из начала и конца слов, обозначающих понятие: рация (радиостанция), бионика (биология и электроника), мопед (моторизованный велосипед);

Смешанного типа: ВНИИторгмаш; РосгорБТИ

Графические сокращения

ГС словами не явл, применяются только на письме, при чтении расшифровываются и читаются полностью. Типы ГС:

Точечные: др. – другие; т.п. – тому подобные; см. – смотри, эт. – этаж.

Дефисные: г-н – господин

Косолинейные: п/о – почтовое отделение

Нулевые – т, кг. См. л (как правило обозначаются физические величины);

Комбинированные: ж.-д.-железнодорожный, сев.-зап. – северо-западный.

Употребление страдательных конструкций . В русском языке существует два близких по смыслу глагольных конструкций:

Действительный залог: «Мы рассмотрели ваши предложения»;

Страдательный залог: «Нами рассмотрены ваши предложения»,

При употреблении ДЗ внимание концентрируется на субъекте действия, при употредлении СЗ – на самом действии. В дел стиле предпочтение отдается С конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях вне зависимости от того, кто их произвел, например: «Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам (а не «Проект предусматривает…»).

Данная установка реализуется и в безличных конструкциях типа: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа проводится и т.п.. Такого рода обороты – одна из характерных примет делового стиля.

Ограниченная сочетаемость слов - это особенность деловой речи. Т.е. ограниченная возможность слов вступать в смысловые соотношения с др словами.

ограниченная сочетаемость слов приближает словосочетания к языковым формулам, позволяет обеспечить максимальную точность выражения содержания при составлении текста для его восприятия.

Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже. Употребление однотипных падежных форм при имени существительном специалисты называют «нанизыванием падежей». Чаще всего в деловой речи используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном, например, «Предлагаем Вам вариант решений (чего?) реконструкции (род. П) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. П.) жилых и административных зданий (род. П). В литературной речи такие фразы не приемлемы. Использование их в дел речи объясняется тем, что при сравнительно больших предложениях исключение предлогов позволяет сделать их структуру прозрачной и легче воспринимаемой.

Употребление словосочетаний с отглагольным существительным . В дел речи активно вместо глаголов используются конструкции из отглаголенных существительных со значением действий глаголов, например:

оказать содействие, а не посодействовать;

оказать помощь, а не помочь

произвести уборку, а не убрать;

произвести ремонт, а не отремонтировать.

Такое явление специалисты называют «расщеплением сказуемого».

Преобладание простых распространенных предложений. Особенность дел стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом – подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами – подлежащим или сказуемым), с обособленными оборотами (причастными и деепричастными), обособленными определениями, вводными словами и предложениями и др.

Например, «Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления Мэрии для организации автопарка Мэрии и Администрации московской области».

В сложноподчиненных предложениях следует вместо союза «потому что» в дел. текстах употребляются союзы «так как», «ввиду того что», вследствие того что».

Заимствованные слова . Заимствование – это элемент чужого языка.

Существует след классификация заимствований по степени их освоения русским языком:

Слова, утратившие какие-либо признаки нерусского происхождения;

Слова, сохранившие некоторые внешние признаки нерусского происхождения;

Общеупотребительные слова из области науки, политики, культуры, известные не только в русском, но и в др языках.

1. Иноязычные слова, именующие банковские операции . Составляющие данную группу слова являются терминами, большинство из них не имеет терминологических эквивалентов на русском языке, их использование в деловом общении вполне уместно и оправдано.

Инкассо – вид банковской операции, состоящий в получении банком, причитающихся клиенту денег;

Аккредитив – вид банковского счета, дающий возможность контрагенту получить на специально оговоренных условиях платеж за товар, услуги немедленно по исполнении обязательств.

Сальдо – в бух учете разность между итогами записей по дебету и кредиту счетов.

2. Иноязычные слова, именующие действия по обеспечению чего-либо:

Консультация – совет, разъяснение специалиста по какому – либо вопросу

Сервис – обслуживание, удовлетворение бытовых нужд.

3. Слова, именующие действия по осуществлению чего-либо : эксплуатация, реализация, организация.

4. Слова, именующие документацию : ноу-хау (с англ. знаю, как) – техническое задание, опыт. Документация, передача которых оговаривается при заключении лицензионных договоров и соглашений.

5. Группа слов, именующих печатные издания: брошюра, буклет .

6. Слова, именующие время: квартал, период, дата .

7. Слова, именующие место: район .

Среди заимствованных терминов есть такие, которые имеют русские синонимы (импорт - ввоз).

Использование иноязычной лексики – процесс естественный. Использование таких слов в разумных пределах не вредит языку, а, наоборот, его обогащает.

Какие особенности языка и стиля служебных документов нужно учитывать при составлении официальных бумаг? Как написать грамотный текст в соответствии с общепринятыми языковыми нормами? Что нужно знать секретарю о деловом стиле речи?

Из статьи вы узнаете:

В разговорной речи большинство из нас допускает использование нечетких формулировок или фраз, имеющих двоякое толкование. Мы часто излишне многословны или, наоборот, чересчур сдержаны в своих высказываниях. В повседневном языке такое поведение вполне приемлемо. Если дело касается письменного документа, особенно официального, приходится придерживаться строгих правил. Каждая деловая бумага имеет определенное юридическое значение. Именно поэтому так важно, чтобы содержащиеся в ней формулировки были однозначными, точными и безупречными. Для этих целей и используется официально деловой стиль служебных документов, позволяющий максимально точно и лаконично обмениваться информацией.

Чем стиль служебных документов отличается от других?

За долгие годы эволюции в русском языке появилось несколько основных функциональных стилей. Каждый из них представляет собой систему определенных речевых средств и используется в различных сферах . Все они имеют ряд специфических лексических, синтаксических и морфологических особенностей.

В современной науке принято выделять пять основных языковых жанров:

			Сфера использования
	Разговорный	Общение, обмен информацией по бытовым вопросам	Неформальная обстановка
	Художественный	Воздействие на воображение читателя, передача эмоций автора, эстетическая	Художественная литература
	Публицистический	Донесение информации до широкой аудитории, формирование общественного мнения	Средства массовой информации
		Передача информации и подтверждение ее истинности	Научная среда
	Официально-деловой	Информирование, оформление документации	Официальная обстановка, бизнес-среда

Все перечисленные функциональные разновидности отличаются друг от друга формой реализации, стилевыми чертами, используемой лексикой.

Если говорить о языке и стиле служебных документов, его довольно легко отличить от других. Он наиболее часто применяется в , законодательстве, административно-правовой деятельности. Чаще всего он реализуется в письменном виде в форме рассуждения, монолога. Его основной функцией считается передача информации. В деловом языке нет места эмоциональности, он довольно стандартизирован и использует различные речевые клише, «канцеляризмы». Ошибочно полагать, что высокий уровень стандартизации делового языка позволяет использовать лишь типовые конструкции. Этот жанр довольно гибок, и овладеть им на высоком уровне - целое искусство.

Общие правила оформления служебных документов

Порядок оформления служебной документации определен на законодательном уровне. Различными ГОСТами, нормативными актами строго регламентируются состав и расположение реквизитов, а в некоторых случаях и содержание отдельных частей текста. С другой стороны, закон не обязывает использовать официально-деловой стиль при оформлении служебных документов.

Однако для того, чтобы официальная бумага соответствовала всем существующим нормам и имела юридическую силу, применение данной разновидности языка становится необходимостью.

Чтобы придать документации официальный характер, необходимо следовать следующим требованиям к изложению информации:

• соблюдать общепринятые нормы литературного языка и официально-делового стиля;
• использовать преимущественно употребляемые слова (типичные обороты);
• применять профессиональную терминологию, обусловленную тематикой;
• для выражения стандартных аспектов содержания использовать отыменные предлоги, например: «в целях оказания помощи», «в порядке проведения собрания»;
• ограничивать использование предложений с перечислениями, причастными и деепричастными оборотами, а также других сложных синтаксических построений.

Зачем нужна унификация языка служебных документов?

Одной из ярких особенностей языка служебных документов считается его унификация. Этот процесс продолжается непрерывно и затрагивает, прежде всего, язык типовой документации. Стандартизация позволяет достичь краткости изложения текста и облегчает не только его составление, но и восприятие. Как следствие, сокращается время его оформления и обработки. Вышеперечисленные процессы во многом схожи с поиском информации. Они так же эффективно оптимизируются использованием ключевых слов и типизированных оборотов литературного языка. Для служебных документов примером унификации можно считать всевозможные приказы, штатные расписания, регистрационные журналы, бухгалтерскую документацию. Т.е. те, для которых закон предусматривает наличие унифицированных форм.

Еще одной причиной унификации делового языка можно считать тенденцию . Использование стандартных словесных формул и синтаксических моделей позволяет облегчить процесс составления типовых текстов. Стандартное построение такого текста служит для него своеобразной рамкой. Задача автора сводится лишь к его конкретизации в том масштабе самостоятельности, который определен типом текста-образца.

Официально-деловой стиль служебных документов: характерные особенности

Основная функция языка служебных документов - сделать возможным объективное, краткое и ясное освещение тех или иных событий. Обмен информацией в бизнес-среде имеет ряд специфических особенностей. Участниками данного процесса являются юридические лица: компании, должностные лица и персонал организаций. Характер информационных взаимоотношений определяется содержанием ее основной деятельности, компетенцией, местом в иерархии и многими другими факторами.

Для передачи информации такого рода целесообразно использовать речевые средства официально-делового языка.

К характерным признакам языка, используемого для общения и документирования в деловой среде можно отнести:

Точность и ясность	Слова и термины используются в традиционных значениях, не допускающих двоякого толкования.
	Изложение ведется максимально кратко, без описания второстепенных деталей и повторов.
Убедительность	Информация должна быть достоверной. В изложении легко прослеживается логика, используются веские аргументы, подкрепленные отсылками к нормативным актам. Формулировки должны быть безупречны в юридическом отношении.
Нейтральность тона	Текст излагают от 3-го лица. Не допустима эмоциональная окраска событий и фактов.
Употребление устойчивых словосочетаний	Большинство слов используются только с ограниченной группой слов. Примеры языковых клише в служебных документах: в связи с распоряжением..., в целях обеспечения…, считаем необходимым..., принимая во внимание… и т.д.
Использование общепринятых сокращений	Сокращения должны быть понятны адресату. Использованные сокращения должны быть одинаковыми по всему тексту.

Выбор лексики при составлении служебных документов

При составлении официальных бумаг особое внимание уделяется тщательному подбору лексики и терминологии. Особенностями лексики делового языка считаются: наличие фразеологизмов, аббревиатур, канцеляризмов и архаизмов. Используемая профессиональная терминология должна быть общепринятой и понятной обеим сторонам информационного обмена. Все слова необходимо употреблять в традиционном лексическом значении. Это важно для того чтобы не допустить различных толкований одной и той же формулировки. Такая возможность может негативно сказаться на юридической силе служебного документа.

Морфологические и синтаксические особенности делового стиля

При составлении и оформлении служебных бумаг важно учитывать морфологические и синтаксические особенности официально-делового стиля.

Характерные морфологические черты официального языка:

1. частое употребление инфинитивов (глаголов в неопределенной форме);
2. использование модальных слов («по-мнению...», «безусловно...», «во-первых...»);
3. преобладание относительных прилагательных;
4. наличие большого числа производных предлогов и отглагольных существительных;
5. использование сложных слов, образованных от нескольких основ.

Что касается синтаксических особенности языка и стиля служебных документов, к ним относят:

• использование существительных в родительном падеже по нарастающей конструкции: «руководителя подразделения предприятия»;
• преобладание сложносочиненных предложений.

При составлении официальной документации необходимо учесть, что она является частью имиджа организации. Как безграмотная речь собеседника отвращает нас от общения с ним, так и неверно составленные бумаги могут заставить усомниться в компетентности компании. Именно поэтому любой должен искусно владеть языком служебных документов и иметь представление о его особенностях.

Деловые документы возникли на Руси вскоре после появления письменности. Деловая письменность была развита и в Московской Руси. В XV-XVI вв. на основе московского говора развился деловой («приказный») язык Московской Руси, сформировавшийся главным образом в московских «приказах» (т. е. в учреждениях, ведавших отдельными отраслями государственного управления). На приказном языке писались государственные и юридические акты, а также письма московских великих князей, посольские донесения, географические и исторические сочинения, лечебники, поваренные книги и т. п.

Язык деловых документов как Киевской, так и Московской Руси отличается от языка летописной и художественно-повествовательной литературы, во-первых, крайне ограниченным использованием славянизмов; во-вторых, специфическими терминами, устойчивыми сочетаниями слов и синтаксическими явлениями; в-третьих, почти полным отсутствием каких-либо приемов литературной отделки; Своего рода «штампом» деловой речи является сложное предложение с придаточным условия.

Русская деловая речь создает свои штампы, свою устойчивую фразеологию, в составе которой иногда используются наиболее распространенные славянизмы. Возможно также, что писцы, работавшие в русских княжеских канцеляриях домонгольской эпохи, употребляли устойчивые формулы, сложившиеся в языке болгарских царских канцелярий. Очень многие из древних русских грамот начинаются одной и той же формулой.

Стили речи - системы языковых элементов внутри литературного языка, разграниченные условиями и задачами общения; форма наших высказываний зависит от того, где, с кем и зачем мы говорим.

Выделяют пять стилей; четыре книжных: научный, официально-деловой, публицистический, художественный - и разговорный стиль. Для каждого стиля характерны определенные средства языка: слова, их формы, словосочетания, типы предложений, причем их принадлежность к разговорному или книжному стилю осознается при сопоставлении с нейтральными средствами.

Стили речи реализуются в определенных формах, или типах текстов, называемых жанрами речи. Жанры речи - типизированная форма организации речи, определяющая типы текстов, отличающихся заданным характером речевой деятельности (монологический жанр публицистической статьи и диалогический жанр интервью) и формой использования языка (устный жанр доклада и письменный жанр статьи). В основном каждый жанр речи принадлежит к определенному стилю речи, но есть и межстилевые жанры, например: статья, очерк, эссе (научные и публицистические), интервью (публицистическое и официально-деловое).

Официально-деловой стиль - один из книжных, используется в сфере деловых отношений, деловых бумагах, т. е. законах, документах, актах, договорах, постановлениях, уставах, служебной переписке и др.

Задача этого стиля - сообщить информацию, дать инструкцию. Официально-деловой стиль характеризуется точностью, однозначностью, неличным характером, стандартизированностью построения текста, долженствующе-предписывающим характером текста.

Для этого стиля характерно:

1) использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

2) употребление сложных синтаксических конструкций

3) употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Для официально-делового стиля характерно использование следующих языковых средств:

на уровне лексики:

употребление полных наименований, точных дат;

книжная лексика (вследствие, в течение, в силу того что, характеризоваться);

использование слов в прямых значениях;

отсутствие экспрессивной и оценочной лексики;

частое употребление отглагольных существительных (апробация, использование, выполнение);

наличие стандартизированных оборотов (по истечении срока, в установленном порядке, вступать в законную силу);

ограниченные возможности синонимической замены, частые лексические повторы;

на уровне морфологии:

отсутствие личных местоимений, особенно 1 и 2 лица, вместо которых используются собственные имена, собственные наименования или специальные обозначения (Заказчик, Исполнитель), а также глаголов в форме 1 и 2 лица;

на синтаксическом уровне:

осложнение простого предложения обособленными оборотами, однородными членами;

четкое членение текста на смысловые блоки, обычно с использованием подзаголовков и цифрового оформления пунктов.

Для официально-делового стиля характерны как монологические способы организации речи, так и диалог (разговор двух лиц) или полилог (разговор нескольких лиц).

Основные жанры: монологические - приказ, служебное распоряжение, инструкция, заявление, запрос, жалоба (рекламация), рекомендация, отчет, обзор; жанры-полилоги - собрание, совещание, переговоры, интервью.

Черты официально-делового стиля:

Отсутствие личных местоимений;

Полное именование действующих лиц с указанием их социального статуса;

Замена их в дальнейшем на специальные обозначения Автор, Фирма;

Стандартизированные обороты: настоящий Договор о нижеследующем, именуемый в дальнейшем, действующий на основании;

Точное указание на место и время заключения договора;

Осложнение простого предложения различными обособленными членами - см. первое предложение договора;

Членение текста на блоки с использованием подзаголовков и цифрового обозначения.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно - это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

Соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

Однозначность используемых слов и терминов;

Нейтральный тон изложения.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Например: представить (предъявить, показать: представить отчет) - предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: предоставить справку); проводить (осуществлять что-либо: проводить совещание) - производить (вырабатывать, изготавливать: производить товары).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска - «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Так, например, правильно составлены словосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку; сочетания же возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.

Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов - это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства, незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет.

Термины, употребляемые в деловой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

Дать официальное определение термина, например:

факторинг - продажа права на взыскание долгов;

Уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например:… невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

Убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт составлен.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры - цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 15 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16_го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т. д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

Отмеченные ниже особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально - экспрессивной окраски.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь - это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

Имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).

Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях., в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).

«Расщепленные» сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

«Нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных (…для применения мер общественного воздействия;… в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).

Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет…, Ученый совет не отвергает… и т. п.).

Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод «Электросталь» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).

Особого внимания заслуживает также аспект убедительности делового послание. Специалисты отмечают, что информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих правовую силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. Основным условием убедительности любого документа называют его доказательность. Только точные, бесспорные факты должны быть основой делового послания. Убедительность письма зависит также от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого оно направлено.

Язык и стиль официальных бумаг отличается от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают как личности. Адресаты и адресанты официальной корреспонденции являются субъектами правоотношений, а деловое послание может служить предметом прямой правовой оценки. Стиль изложения в деловых посланиях - формально-логический. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли. Его основные признаки: нейтральность, надличностный характер изложения, унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль - самый замкнутый и консервативный в системе стилей.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Омской области

Бюджетное профессиональное образовательное учреждение Омской области

«Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий» (БПОУ ОГКУиПТ)

Отделение управления и гуманитарных наук

Курсовая работа

Язык и стиль служебных документов

Пивина Вероника Андреевна

Введение

1. Понятия о служебном документе. Место и роль служебного документа в управлении

1.1 Служебный документ

2.3 Редактирование, правка служебных документов

2.4 Типичные ошибки

Заключения

Приложение

Введение

Каждому из нас приходится составлять деловые тексты. При поступлении на работу мы пишем заявления о приеме, у многих возникает необходимость подготовить текст служебного письма, составить акт, оформить протокол или написать отчет.

Но чтобы правильно и быстро составить подобный текст, важно хотя бы в общих чертах знать особенности языка служебных документов и предъявляемые к нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняет работу с документом, в худшем - лишает его практической и юридической значимости.

Документирование управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Большую роль играет словесное оформление решений, действий. Язык не влияет пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности.

Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

Разновидность языка, используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.

Стиль - функциональная разновидность языка. Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии-основного компонента любого функционального стиля. На язык и стиль служебной документации распространяются законы составления текстовых документов с точки зрения так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной- сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью не допускать двусмысленности.

Исходя из вышесказанного мы можем сделать вывод, что тема исследования является актуальной, как с теоретической, так и с практической точек зрения.

Цель данной работы: выявить отличительные черты современного языка и стиля служебных документов.

1. Изучить понятие служебного документа. Определить место и роль служебного документа в управлении.

2. Дать краткую характеристику стилей современного русского языка. Выявить отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов.

Объект: служебные документы.

Предмет: язык и стиль служебных документов.

Структура работы: первая глава посвящена рассмотрению особенностей составления текста служебных документов и их функциям, а так же установлению места и роли служебных документов в управлении.

Во второй главе будут рассмотрены стили современного русского языка, выявлены отличительные черты современного делового стиля как стиля языка, используемого для написания служебных документов.

В ходе решения поставленных задач курсовой работы были использованы следующие методы исследования:

· анализ исследовательской литературы;

· сравнения;

· анализ и синтез;

· системный;

Практическая значимость: невыполнение требований языка служебных документов в лучшем случае может привести к затруднению работы с документом, а в худшем лишает его практической и юридической значимости. Поэтому, чтобы не оказаться в таком положении данная курсовая работа прояснит некоторые практические вопросы по данной теме.

1. Понятие о служебном документе. Место и роль служебного документа в управлении

1.1 Служебный документ

Рассмотрим определение служебного документа:

Служебный документ - это официальный документ, который используется в текущей деятельности организации. Документы называются служебными, т.к. они составляются от имени предприятия или учреждения и подписываются их полномочными представителями. В служебном документе должен использоваться официально деловой стиль. Этот документ должен быть кратким, последовательным, в нем должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.

У служебного документа есть форма и элементы содержания. Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной вязи. К элементам оформления относятся: наименование, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д.

Существует язык служебных документов, который должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально - делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

2. В качестве нормы нередко бывают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны и поэтому и предпочтительны. Например, при выборе вариантов типа "оказать помощь - помочь", "допускать ошибку - ошибаться" нужно учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

3. Наличие слов, употребляющих в официальных документах, закрепившихся в административно - канцелярской речи.

4. Использование терминов и профессионализмов, в первую очередь юридических и бухгалтерский.

5. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания.

6. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений - предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

А также служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

Достоверность и объективность;

Точность, исключающая двоякое понимание текста;

Максимальная краткость, лаконизм формулировок;

Безупречность в юридическом отношении;

Стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

Нейтральный тон изложения;

Соответствие нормам официального этикета, который появляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Служебные документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование персональной электронной вычислительной машины (ПЭВМ) в составлении служебных документов.

Виды служебных документов:

Служебная записка (приложение 1);

Докладная записка (приложение 2);

Заявление (приложение 3);

Акт (приложение 4);

Договор;

Трудовое соглашение;

Распоряжение.

Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

1. По месту составления: внутренние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и частных лиц).

3. По форме: индивидуальные - содержание каждого документа имеет свои особенности, трафаретные - часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые - созданные для группы однородных предприятий (все типовые и трафаретный документы печатаются типографичиским способом или на множительных аппаратах).

4. По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и не срочные, для которых срок исполнения не установлен.

5. По происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

6. По виду оформления: подлинные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Функции служебных документов:

Любой документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующие значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащую в документах можно подразделить на:

1. Респективную (относящуюся к прошлому).

2. Оперативную (текущую).

3. Перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и прочие.

Каждый документ имеет информационную емкость.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, её полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общество в целом, так и отдельных его членов. Документ так же сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить. Коммуникабельная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1. Документы, ориентированные в одном направлении (закону, указы, приказы, распоряжения и др.)

2. Документы двухстороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.)

3. Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технологический документ и др.).

4. Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.) Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

5. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а так же другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и т.д.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно финансовые документы (накладные, приходные ордера счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

6. Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется.

1.2 Место и роль служебного документа в управлении

В управленческой деятельности очень важно уметь владеть письменной речью, которая отражается в служебных документах. Служебные документы официально используются в процессе организации управления производственно-служебной деятельностью. Совокупность служебных документов, применяемых в определенной сфере деятельности и отражающих ее специфику систему служебной документации. Использование служебной документации и образует одну из основных форм организаторской деятельности.

Основным элементом служебной документации в управлении деятельностью практически любой организации является письменный документ, закрепляющий информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с лексическими и грамматическими нормами государственного языка, государственных стандартов, ведомственных инструкций, а так же сложившимися традициями и установленным порядком делопроизводства в той или иной организации.

Итак, служебные документы являются важным элементом в управленческой деятельности. Для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Не зная особенностей и функций, процесс составления служебных документов может занять много времени.

2. Виды и краткая характеристика стилей современного русского языка. Отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов

2.1 Виды и краткая характеристика стилей современного русского языка

Стиль - это функциональная разновидность языка. Существует 5 видов стилей современного русского языка:

1. Научный стиль - функциональный стиль речи литературного языка, которому присущ ряд особенностей: предварительно обдумывание высказывания, монологический характер, строгий отбор языковых средств, тяготения к нормативной речи. Научный стиль характеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системой связи между частями высказывания, стремлением авторов к точности, сжатости, однозначности при сохранении и насыщенности содержания. Логичность- это, по возможности, наличие смысловых связей между последовательными единицами (блоками) текста. Последовательностью обладает только такой текст, в котором выводы вытекают из содержания, они непротиворечивы, текст разбит на отдельные смысловые отрезки, отражающие движение мысли от частного к общему или от общего к частному. Ясность, как качество научной речи, предполагает понятность, доступность.

Под стили научного стиля:

1) научно-деловой;

2) научно-популярный;

3) научно-технический;

4) учебно-научный;

5) научно-публицистический.

2. Литературно-художественный - главной чертой стилистически художественной речи становится поиск специфики художественного текста, творческое самовыражения художника слова. Особенности языка художественной литературы в целом определяются несколькими факторами. Ему присуща широкая метафоричность, образность языковых единиц почти всех уровней, наблюдается использование синонимов всех типов, многозначности, разных стилевых пластов лексики. В художественном стиле (по сравнению с другими функциональными стилями) существуют свои законы восприятия слова. Значение слова в большей степени определяется целевой установкой автора, жанровыми и композиционными особенностями того художественного произведения, элементом которого является это слово: во-первых, оно в контексте данного литературного произведения может приобретать художественную многозначность, не зафиксированную в словарях. Во-вторых, сохраняет свою связь с идейно-эстетической системой этого произведения и оценивается нами как прекрасное или безобразное, возвышенное или низменное, трагическое или комическое.

Под стили литературно-художественного стиля:

1) поэтический;

2) прозаический;

3) драматургический.

3. Официально - деловой стиль - это арсенал лексических - словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и его формы, построение предложения - все эти приемы, с помощью которых автор теста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на получение сообщения. Он охватывает международные отношения, юриспруденцию, военную отрасль.

Существуют следующие под стили официально- делового стиля:

1) законодательный (он используется в сфере управления государством);

2) административно - канцелярский (это ведение личных деловых бумаг организации);

3) дипломатический (проявляется на международном уровне).

Официально- деловой стиль применяется в таких документах как:

· Справка

· Объяснительная записка

· Заявление

· Инструкция

· Постановление

· Доверенность

· Законодательный акт

Многие черты в официально-деловом стиле, такие как, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему консервативный характер. Отличительной чертой является наличие в нем многочисленных речевых стандартов- клише.

Общие черты официально- делового стиля:

1) сжатость, экономное использование языковых средств;

2) стандартное расположение материала;

3) широкое использование терминологии;

4) частное использование отглагольных существительных, отыменных предлогов;

5) повествовательный характер изложения.

4. Публицистический стиль - это функциональный стиль речи, который используется в жанрах: статья, очерк, репортаж, интервью и др.

Публицистический стиль служит для воздействия на людей через СМИ (газеты, журналы, афиша, буклеты). Он характеризует наличием общественно-политической лексики, логичностью, эмоциональностью, оценочностью, призывностью.

В нём широко используется, помимо нейтральной, высокая, торжественная лексика и фразеология, эмоционально окрашенные слова, употребление коротких предложений, рубленая проза, безглагольные фразы, риторические вопросы, восклицания, повторы и другие. На языковых особенностях данного стиля сказывается широта тематики: возникает необходимость включения специальной лексики, требующей пояснений. С другой стороны, ряд таких тем находится в центре общественного внимания, и лексика, относящаяся к этим темам, приобретает публицистическую окраску. Среди таких тем следует выделить политику, экономику, образование, здравоохранение, криминалистику, военные темы.

Под стили публицистического стиля:

1) информационные;

2) собственно публицистические;

3) художественно-публицистический.

Функции публицистического стиля:

1) информационная - это стремление в кратчайший срок сообщить людям новости;

2) воздействующая - это стремление повлиять на мнение людей.

5. Разговорный стиль - это функциональный стиль речи, который служит для неформального общения, когда автор делится с окружающими своими мыслями или чувствами, обменивается информацией по бытовым вопросам в неофициальной обстановке. В нем часто используется разговорная и просторечная лексика.

В разговорном стиле большую роль играют жесты, мимика, окружающая обстановка. Большую свободу в выборе эмоциональных слов и выражений обуславливает непринужденная обстановка общения.

Форма реализации - диалог, этот стиль чаще всего используется в устной речи. Разговорному стилю присуща функция обобщения.

2.2 Отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов

При составлении служебных документов большую роль играет правильный выбор слов, точно передающий смысл информации. Выбор слова и его формы, построения предложение - все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение. Для этого нужно помнить несколько основных правил лексики.

Очень важно грамотно использовать термины - слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой - либо области человеческой деятельности. Если вы будете сомневаться в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана расшифровка. Выполняя расшифровку, необходимо воспользоваться словарем (например: толковым, терминологическим, иностранных слов и другие). Если вы не воспользуетесь словарем ваше, токование может оказаться неточным. Например, « в договоре предусмотрены форс - мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)»

Употребляя термины в деловой документации, необходимо предусматривать, что термин должен быль понятен и автору, и адресату, и при необходимости нужно раскрывать содержание термина, что можно сделать несколькими способами:

1) расшифровать;

2) дать официальное определение термина;

3) заменить термин общепонятным словом или выражением.

Расшифровка термина должна быть точной, ясной полной.

Одна из самых распространенных болезней официального стиля - плеоназм (излишество). Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Например:

· тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. Nuance - оттенок, тонкое отличие);

· форсировать ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. Forcer - ускорять темп деятельности);

· в декабре месяца (декабрь не может быть ничем, кроме месяца);

· 375 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги);

· прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix- цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

· главная суть («суть»- это и есть главное) и т.д.

Однако некоторые плеонастические словосочетания вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. Например, «реальная действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Часто в служебных словарях встречается и тавтология - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и затрудняет его понимание. Например: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, адресовать в адрес. Такие словосочетания надо заменять другими без потерь смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес».

Готовя документ, необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют нормы сочетаемости.

Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

· приказ - издается

· должностной оклад - устанавливается

· выговор - объявляется

· порицание - выносится и т.д.

Особое внимание следует обратить на сочетание «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины - синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению. Например, термины «анкета» и «вопросник». Они могут быть полными или частичными. При употреблении терминов- синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.

Например, такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение» различаются практикой употребления: в трудовом законодательстве многосторонние сделки называются договорами и др.

При работе с текстом следует различать паронимы - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные искажения смысла. Особенно часто встречаются ошибки с паронимами:

Оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»).

Составители служебных документов нередко злоупотребляют сокращениями, не учитывая того, что это может затруднить процесс изучения документа.

Трудно догадаться, что аббревиатура потери означает потенциальные потери, что ЛУ на БВ - это линейный ускоритель заряженных частиц на бегущей волне. Подобная аббревиатура не допустима в деловом письменном обращении.

Правила аббревиации:

1. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом, перекрещиваться с известной моделью словосочетания или совпадать с другим сокращением.

2. Сокращение должно быть обратным, т.е. таким, чтобы его можно было всегда развернуть в полное наименование, эквивалентом которого оно является. Однако это правило не распространяется на сокращения, которые уже стали самостоятельными словами.

3. Сокращения должны соответствовать нормам русского произношения и правописания.

В современном русском языке существуют три способа образования аббревиатуры:

1) по первым буквам слов, входящих в сокращение;

2) по начальным слогам слов, входящих в сокращение;

3) соединение одного или двух начальных слогов первого слова с полным вторым словом.

Типы аббревиатур:

· инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь, подразделяются на:

ь Буквенные: МЧС, МП, КБ;

ь Звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭЦ;

ь Буквенно-звуковые (при чтении произносится по буквам, а другая часть по звукам): ГУВД, ТОО.

· слоговые сокращения - образованные из частей, слогов слов;

· частично сокращенные слова - образованные из части или частей слов и полного слова;

· телескопические сокращения - образованные из начала и конца составляющих слов.

Не меньшее значение при подготовке служебных документов имеет орфография.

Чаще всего составляющий документ испытывает затруднения в написании названий учреждений, организаций, предприятий. Необходимо запомнить, что в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы. Например:

Организация Объединенных Наций.

В большинстве названий - первое слово с прописной:

Федеральная архивная служба России.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

В составных названиях документов и памятников культуры с большой буквы пишется первое слово и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, храм Христа Спасителя.

Орфографические трудности вызывает правописание названий, связанных с собственными именами, что совершенно естественно, так как в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия, и постоянно происходят изменения.

2.3 Редактирование правка служебных документов

Редактирование - (это проверка и исправление текста) - одна из важнейших этапов работы над документом.

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической, так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором - наряду с этим основательное значение существа вопроса, владение фактическим материалом.

Официально - деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку служебных документов - точность, однозначность высказывания. И хотя обычно повторение одного и того же слова в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой, но это допустимо, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому не редко приходится делать исключения для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Важные принципы редакторской правки:

· сохранение содержания документа неизменны;

· возможность доказать, что вмешательство в тексте необходимо;

· целостность и последовательность;

· четкость и аккуратность,

Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Различают четыре основных вида редакторских правок (приложение 5);

· Правка - вычитка;

· Правка - обработка;

· Правка-переделка.

Документ, выправленный квалификационным редактором, должен:

· Быть идеально грамотным с точки зрения орфографии и пунктуации;

· Иметь оптимальный объем;

Строиться по законам логики;

2.4 Типичные ошибки

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям служебных писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употреблены в официально -деловой речи.

Составление текста служебных документов - это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковых компетенции. Нельзя научиться правильно писать документы, не зная особенностей официально - делового стиля. Современный русский язык накопил в сфере делового письменного общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными формами.

Заключение

В курсовой работе были выполнены следующие задачи:

1. Изучено понятие служебного документа. Определены место и роль служебного документа в управлении.

2. Показаны виды и однократная характеристика стилей современного русского языка. Выявить отличительные черты современного делового стиля как стиля языка, используемого для написания служебных документов.

Таким образом, цель данной работы - выявление отличительных черт современного языка и стиля служебных документов - достигнута.

В работе сделаны следующие выводы

Во-первых, для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Документы должны составляться и оформляться на основе правил изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Служебные документы составляют систему служебной документации, которая образует одну из основных форм организаторской деятельности.

Во-вторых, составление документов - это трудный и сложный процесс, который занимает много рабочего времени. Зная правила современного русского языка и отличительные черты официально-делового стиля документов, можно значительно уменьшить время на их подготовку.

Отличительными чертами современного делового стиля являются:

· грамотное использование терминов - слов или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

· знание основных правил грамматики, такие как использование пассива и безличных предложений, употребление деепричастных оборотов и другие.

· умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату.

служебный документ язык деловой

Список литературы и источников

1. Федеральный закон от 26 декабря 1995г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп. от 13 июня 1996г., 24 мая 1999г.).

2. Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. от 23 июля 1998г.).

3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.

5. Словарь сочетаемости слов русского языка. / Под. Ред. П.Н. Денисова, В.В. Морковкина. М., 1983

6. Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм/ Т.В. Кузнецова: ЗАО «Бизнес-школа», 1997.

7. Михалкина И.В. Соблюдение норм русского языка в официально-деловой переписке и служебных документах// Справочник секретаря и офис-менеджера 2012. - №4. - С. 61-67.

8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

9. И.Н. Кузнецов. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - М.: «Дашков и К о », 2007. - 520 с.

10. Н. Кушнаренко. Документоведение: Учебник. - Киев: Знания, 2008. - 459с.

11. Н.С. Ларьков. Документоведение: Учебное пособие. - М.: АСТ: Восток - Запад, 2006. - 427, с.

12. М.Ю. Рогожин. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. - 240 с.

13. К.Б. Гельман-Виноградов. Трудности научной трактовки понятия "документ" и пути их преодоления // Отечественные архивы. 2005. № 6.

14. А.С. Демушкин. Распознание подделок документов // Секретарь-референт. 2003. №4

15. Л.Н. Мазур. Бюрократические циклы российской государственности в XVIII-XX вв. и эволюция системы делопроизводства // 16.Делопроизводство. 2011. № 2.

17. В.Ф. Янковая. Подлинник, копия, дубликат // Секретарь-референт. 2005. № 11

Приложение 1

Образец оформление служебной записки

Приложение 2

Образец оформления докладной записки

Приложение 3

Образец оформления заявления

Директору ООО «Желание»

Степанову Г.Н.

Менеджера по продажам

Ларионова Василия Ивановича

Заявление

Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию 19.09.2013 г.

Ларионова

Приложение 4

Образец оформление акта

Приложение 5

Виды редакторских правок

Вид правки	Краткая характеристика
Правка-вычитка	Максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.
Правка-сокращения	Производится в двух основных случаях: Во - первых, когда необходимо любыми способами сделать документ короче; Во - вторых, когда в тексте содержится избыточная информация - повторы и «общие места». Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, настолько оправданно повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.
Правка - обработка	Представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные нарушением сочетаемости слов, не различением паронимов, использованием громоздких конструкций и т. д.
Правка-переделка	Применяется при подготовке к печати рукописей тех авторов, которые слабо владеют литературным языком. Правка-переделка широко используется в редакциях газет, особенно в отделах писем, так как материалы, присылаемые читателями, по разным причинам бывает трудно отправить в печать в том виде, в каком они поступили.

Приложение 6

Примеры синтаксических ошибок

Вид ошибок	Характеристика
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении	В текстах служебных писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не соблюдают порядок слов в русской письменной речи.	В первом предложении содержится указание, к какому сроку ОАО выполнило заказ. Во втором предложении констатируется, что ОАО заказ выполнило. В третьем предложении указывается, какое ОАО выполнило заказ
Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов	Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты.	Неправильно: «Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты». Правильно: «При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты»
Неправильное использование предлогов	В служебной письменной речи получили большое распространение словосочетание с предлогом и с зависимыми существительными в предложном падеже.	Неправильно: «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы». Правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы».
Неправильное согласование в падеже	Составители служебных документов часто допускают неправильное соглашение в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного	Неправильно: «Согласно Вашей просьбы…» Правильно: «Согласно Вашей просьбе…»

Положение 7

Примеры морфологических ошибок

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Оформление бланка предприятия угловым и продольным способом согласно ГОСТ Р6.30-2003. Особенности написания делового письма и ответа на него, докладной и служебной записок. Пример оформления справок, акта, протокола, резюме и объяснительной записки.

контрольная работа , добавлен 09.05.2013


История развития и современное государственное регулирование делопроизводства. Оформление управленческих документов: реквизиты, бланки документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Оформление организационных и распорядительных документов.

учебное пособие , добавлен 04.08.2010


Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.

контрольная работа , добавлен 17.12.2009


Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.

контрольная работа , добавлен 27.07.2008


Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.

контрольная работа , добавлен 18.02.2011


Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.

контрольная работа , добавлен 03.04.2010


Систематизация документов на предприятии. Типовой формуляр приказа и виды приказов. Раскладка документов в дела. Части делового письма и их расположение. Основные требования к тексту письма. Составление и оформление заявления о переводе на другую работу.

контрольная работа , добавлен 11.07.2011


Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.

презентация , добавлен 07.08.2013


Общие требования к текстам служебных документов. Правила использования лексических и графических сокращений и сложносокращенных слов в текстах официальных документов. Стандартизация некоторых принятых видов сокращений, написание дат в деловых документах.

реферат , добавлен 02.08.2013


Понятие о документах, их значение. Виды бухгалтерских документов на предприятии, их классификация. Учет формирования и использования амортизационного фонда. Состав и расположение реквизитов документов. Ошибки, допущенные при оформлении документов.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http :// www . allbest . ru /

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

ВЛАДИМИРСКИЙ ФИЛИАЛ

Факультет управления

Направление подготовки: 38.03.04 Государственное и муниципальное управление

Профиль Государственная и муниципальная служба

Кафедра менеджмента

РЕФЕРАТ

по дисциплине: Делопроизводство в ГМУ

на тему: «Язык официальных документов»

Великанов П.С.

Проверил:

Абдряшитова А.И.

Владимир 2015

Введение

Официальный документ - документ, составленный юридическим или физическим лицом, в соответствии с правилами, установленными в Государственном Стандарте РФ.

Цель данной работы заключается в том, чтобы узнать о всех правилах составления официальных документов и рассмотреть их язык. Правила составления официальных документов можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003, в котором представлены все необходимые реквизиты, которые помогают при составлении делового документа.

Задачи исследования предопределяются целью и состоят в том, чтобы:

· узнать что такое официальный документ, рассмотреть его классификацию;

· дать характеристику реквизитам, необходимым при составлении официального документа;

· особенности официально-делового стиля;

· выяснять правила составления текста в официальных документах;

· рассмотреть правила этикета в официальных документах.

Для составления официального документа, необходимо помнить, что он является основным источником информации. Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Таким образом, имея поставленную четкую цель и конкретные задачи, необходимо выяснить все правила составления официальных документов, а так же рассмотреть их с точки зрения языка, то есть его этикетных и стилистических норм.

1. Документ, как основной источник информации

1.1 Определение документа, его виды

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация со всеми необходимыми реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ может быть создан в виде письма, рисунка, фотографии и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Любой документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документов и его функций. Есть пять функций документа: информационная, организационная, юридическая, воспитательная, научно-историческая. Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа.

Нет документов, которые выполняют только одну функцию. Любой документ многофункционален, поэтому разграничить документы можно только по условию, для удобства их классификации и анализа.

Все многообразие документов разделяется на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.

По стадии создания и оформления деловые документы разделяются на следующие виды:

1. Подлинник официального документа - первый или единственный экземпляр официального документа.

2. Проект документа - деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.

3. Копия документа - точное воспроизведение подлинника.

4. Дубликат документа - копия, которая выдается в случае утраты подлинника.

5. Выписка - копия документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и т.д. Кадровые службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

1.2 Классификация документов

Всю систему управленческой документации предприятия подразделяют на:

1. Организационно-правовые (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);

2. Организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);

3. Информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

В свою очередь документы классифицируют по следующим признакам:

1. По форме:

· индивидуальные (содержание каждого документа имеет свои особенности);

· типовые (созданы для однородной группы документов);

· трафаретные (часть документов отпечатана, а часть заполняется при составлении).

· простые (рассматривают один вопрос);

· сложные (рассматривают несколько вопросов).

3. По происхождению:

· служебные (затрагивают интересы предприятий);

· личные (касаются конкретного лица и являются именными).

4. По месту составления:

· внутренние;

· внешние (от других организаций или частных лиц).

5. По срокам хранения:

· постоянные;

· временные.

6. По гласности:

· документы ограниченного доступа;

· без ограничения доступа.

7. По срокам изготовления:

· срочные (имеют определенный срок исполнения);

· несрочные (срок исполнения не установлен).

8. По способу изготовления:

· письменные;

· технические;

· акустические;

· кинодокументы;

· фотодокументы;

· видеодокументы.

Так же в свою очередь существуют и другие классификации документов.

2. Реквизиты , необходимые при составлении официальных документов

Реквизит 1 - Государственный герб Российской Федерации. Данный реквизит помещают на бланках документов в соответствии с содержанием конституционного закона о государственном гербе Российской Федерации.

Организации и учреждения, использующие изображение государственного герба:

1. Федеральное собрание;

2. Правительство РФ;

3. Конституционный суд РФ;

4. Высший Арбитражный суд РФ;

5. Центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов;

6. Прокуратуры РФ;

7. Центральный банк РФ;

8. Уполномоченный по правам человека;

9. Счетная палата РФ;

10. Межведомственная комиссия по защите государственной тайны;

11. Дипломатические правительства;

12. Консульские учреждения и официальные представительства РФ за границей;

13. Органы государственной власти.

Реквизит 2 - Герб субъекта Российской Федерации. Данный реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланке документа целесообразно указывать наименование государства.

Реквизит 3 - Эмблема организации или товарный знак. Данный реквизит помещают на бланках организаций в соответствии с уставом.

Эмблема - символическое графическое изображение, может представлять рисунок, символ, может включать в себя буквенные обозначения. Товарный знак - обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических лиц, от других.

Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений:

1. Государственный герб;

3. Официальное название государства;

4. Не допускаются эмблемы;

5. Сокращенные или полные названия международных или межправительственных организаций;

6. Печать;

7. Награды и другие обозначения.

Реквизит 4 - Код организации. Данный реквизит проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код представляет собой восьмизначное число ил последовательность чисел, напечатанных через пробел, которые определяют отрасль, сферу и деятельность организации.

Реквизит 5 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН). ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Местоположение реквизита 5 рядом с реквизитом 4 на бланках письма.

Реквизит 6 - Идентификационные номер налогоплательщика/код причины поставки на учет. Данные реквизит проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Чаще всего реквизит 6 проставляется под реквизитами 4 и 5.

Реквизит 7 - Код формы документа, который проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащегося в разделе классификаторов.

Реквизит 8 - Наименование организации, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Данные реквизит находится в верхней части документа и располагается по центру или справа.

Реквизит присутствует:

1. На общем бланке организации;

2. На бланке письма;

3. На бланке конкретного вида документа.

Реквизит 9 - Справочные данные об организации. Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.

Реквизит 10 - Наименование вида документа. Данный реквизит должен быть определен уставом и должен соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД и УСОРД (унифицированной системой организационно распорядительных документов) - приказ, устав, положение, инструкция и др. оформляется заглавными буквами полужирным шрифтом. Данный реквизит отсутствует на бланке письма.

Реквизит 11 - Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения.

Требования к проставлению даты документов:

1. для протокола - дата заседания;

2. Для акта - дата события;

3. Документы, изданные двумя или более организациями должны иметь одну единую дату.

Способы оформления даты документов:

1. Цифровой (05.03.2013);

3. В обратной последовательности (2013.03.05).

Реквизит 12 - Регистрационный номер документа. Данный реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией.

Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

Реквизит 14 - Место составления или издания документа. Данный реквизит указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 8 или 9.

Реквизит 15 - Адресат. В качестве адресата могут выступать отдельные организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Данный реквизит находится в правой верхней части документа и включает в себя наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, инициалы и фамилию получателя в дательном падеже, почтовый адрес.

Реквизит 16 - Гриф утверждения.

Способы утверждения документа:

1. Утверждение должностным лицом;

2. Утверждение специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения включает в себя:

1. Слово УТВЕРЖДАЮ;

2. Наименование должностного лица, утверждающего документ;

3. Личная подпись должностного лица, его инициалы и фамилия;

4. Дата утверждения.

При утверждении специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из:

1. Слова УТВЕРДЕН (НА, НЫ, НО);

2. Наименование утверждающего документа в творительном падеже;

3. Его даты и номера.

Реквизит 17 - Резолюция. Данный реквизит проставляется соответствующим должностным лицом рукописным способом, который содержит принятое им решение, и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Реквизит 18 - Заголовок к тексту. Данный реквизит включает себя краткое содержание текста, отвечает на вопрос о ком? о чем? и располагается перед реквизитом 20.

Реквизит 19 - Отметка о контроле. Отметку о контроле за исполнением документов обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Данный реквизит может проставляться:

1. Руководителем, поставившим резолюцию на документе;

2. Должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документа;

3. Структурным подразделением, осуществляющим контроль за исполнение документов.

Данный реквизит проставляется в правом верхнем углу полужирным шрифтом.

Реквизит 20 - Текст документа. Тексты могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы. Предложения, рекомендации. В письмах используют три формы изложения: от первого лица множественного числа; от первого лица единственного числа, от третьего лица, единственного числа.

Реквизит 21 - отметка о наличие приложения. Данный реквизит оформляется после текста, от левого поля документа пишется слово «Приложение», ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Реквизит 22 - Подпись. Данный реквизит представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В ее состав входят: наименование должности, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит 23 - Гриф согласования документа. Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Данный реквизит проставляется в левом нижнем углу после реквизита «Подпись».

Состоит из: официальный документ деловой текст

1. Слова «СОГЛАСОВАНО»;

2. Должность лица, с которым согласован документ;

3. Личная подпись;

4. Расшифровка подписи;

5. Дата согласования.

Реквизит 24 - Виза согласования документа. Это реквизит выражает согласие ил несогласие должностного лица с содержанием документа.

Виза согласования документа включает в себя:

1. Должность лица, визирующего документ;

2. Личную подпись и ее расшифровку;

3. Дату подписания.

Визы проставляются:

1. В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, если этот подлинник остается в организации;

2. В нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Реквизит 25 - Оттиск печати. Печатью заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а так же на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Реквизит 26 - Отметка о заверении копии. При заверении копии подлиннику нижу реквизита проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения.

Реквизит 27 - Отметка об исполнителе. Данный реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, а так же его номер телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в личное дело. Это реквизит проставляют на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

В состав реквизита входят следующие данные:

2. Слово «В дело» и номер дела, в котором будет хранится исполнительный документ;

3. Подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;

4. Дата проставления отметки.

Реквизит 29 - Отметка о поступлении документа в организацию. Данный реквизит проставляется штемпельным устройством или вручную. Он может включать в себя сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28.

Реквизит 30 - Идентификатор электронной копии документа. Данные реквизит проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа (нижний колонтитул) и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3. Особенности официально-делового стиля

В любом документе, как в целостной структуре, должна быть кратко изложена информация, которую несет в себе документ. Так же должна быть точность и определенность формулировок. Официально-деловому стилю присуще использование только тех слов, значение которых не нарушает их стилистического единообразия, и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения некоторых слов, приводит к серьезным ошибкам разного типа, поэтому лучше употреблять слова или словосочетания, смысл которых вам понятен и не затруднит понимание у остальных. Так же не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «переорганизация», и слов, относящихся к разговорной лексики.

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл.

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель -- именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»...

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» -- постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

4. Правила составления текста в официальных документ ах

Текст - главный реквизит документа, ради которого он и составляется. Чтобы правильно составить текст официального документа необходимо хорошо знать вопрос, о котором пойдет речь в документе, и иметь достаточную информацию, чтобы ее кратко, но точно сформировать в один связный текст.

В практике документирования на сегодняшние день уже сложились устойчивые общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, не стоит забывать, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, то есть убедить. Данного результата можно достичь с помощью конкретной аргументации и логичностью приводимых фактов и доводов.

При составлении кратно текста стоит помнить, что не стоит сжимать текст до таких размеров, чтобы его суть была двоякой. Информация в документе в первую очередь должна быть информативной и исключать из себя лишние утверждения и высказывания.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся необходимая информация, для решения поставленного вопроса. Именно нехватка информации заставляет запрашивать недостающие сведения, тем самым происходит задержка в решении вопроса.

Краткость достигается отбором необходимой и достаточной информации, с помощью исключения повторения и отсутствия излишних подробностей. Те факты, которые не влияют на решение вопросы, лучше не упоминать. Так же следует помнить, что каждое слово в документе должно нести смысловую нагрузку, поэтому от лишних слов лучше избавиться.

Достичь точного понимания текста поможет тщательный отбор слов, правильная композиционная структура текста, прямой порядок слов в предложение, то есть подлежащее должно стоять на первом месте, а сказуемое на втором, определение должно стоять перед определяемым словом. Когда же смысловая нагрузка падает на действие, то возможно использования обратного порядка слов: «Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет».

Если поводом для создания документа послужил другой документ, то в тексте производятся полные его данные, то есть указываются вид документа, наименовании организации, на чей документ мы отвечаем, дата документа, его регистрационный номер и заголовок к тексту: «В соответствии с главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и в целях организации защиты персональных данных работников…»

Таким образом, можем сделать вывод о том, что текст документа должен представлять собой краткое, но точное изложение информации по тому или иному вопросу. Предложения в тексте должны быть взаимосвязаны между собой и каждое слово в нем, должно нести определенную смысловую нагрузку.

5. Правила этикета в официальных документах

Этикет может существовать не только и устном деловом общении между партнерами, но и в официальных документах. Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе главных правил речевого лежат следующие положения:

1. Вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру, будь то общение в реальной жизни или с помощью делового письма;

2. Необходимо соблюдать определенную дистанцию между работниками, которые занимают разное служебное положение;

3. Умение говорить «да» или «нет», при этом, не обидев партнера;

4. Стоит быть терпимым с мнением, которое отличается от вашего;

5. Должно быть развито умение признавать свои ошибки и быть в меру самокритичным;

6. В споре стоит использовать аргументы, а не авторитеты.

Правила этикета официальных документов отличаются от обычных. Таким образом, обращение используется только в деловой переписке. При обращении учитывается служебное положение адресата, сфера его деятельности. Наиболее часто в деловой переписке фигурирует следующая форма обращения: «Уважаемый Дмитрий Сергеевич!».

Задача обращения заключается в том, чтобы привлечь внимание адресата, то есть таким образом заинтересовать его. Согласно традициям делового этикета, при формулировке запросов или мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа: «Предлагаем Вашему вниманию…». Обращение от первого лица единственного числа используется в письмах конфиденциального содержания, а так же документах, которые оформлены на бланках должностных лиц: «прошу», «приглашаю».

Одним из главных правил этикета в официальных документах является соблюдение языковых норм, которые являются одним из основных критериев культуры речи. Ведь согласитесь, если ваше письма будет начинаться с обращения, а далее будет следовать красиво составленный текст с соблюдением языковых норм, то данное письмо будет не только приятно читать, но есть шанс того, что именно оно сможет привести вас к успеху.

Использование этикетных средств в официальном документе позволяет смягчить категоричность высказываний. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытую возможность для дальнейшего сотрудничества: «На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе».

В функции этикетных средств могут служить вводные слова, который указываю на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность.

В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность и своевременный ответ: «Благодарим Вас за своевременный ответ …».

На определенную тональность восприятия, которая влияет на отношение адресата к сообщаемому, влияет выражение радости. Уверенности или надежды в деловом документе: «Мы были рады видеть Вас на …». Но следует исключить чрезмерную вежливость, которая во многих случаях является ложной: «Будьте так любезны …».

Итак, выбор этикетных средств обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако ни один список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура и объективность в оценке разных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Заключение

Таким образом, мною была рассмотрена предложенная тема для реферата «Язык официальных документов». В ходе работы цель была достигнута и выполнены все задачи.

Необходимо еще раз отметить, что официальный документ - это документ, который был создан юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Документ может выполнять ряд функций, а главное, что он является средством для развития отношений между деловыми партнерами.

Язык официальных документов заключается в точности краткого условия материала в том или ином документе, при этом не стоит забывать о синтаксических нормах русского языка, которые придают документу грамотный вид и подталкивают его на больший успех. Так же, исходя из всего вышенаписанного, не стоит забывать об уважительности к своему партнеру, которому будет направлен данный документ.

При составлении официального документа стоит учитывать и правильность оформления реквизитов, которые представлены в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования, представленные к ГОСТе, своего рода тоже являются языком официального документа, так как говорят о правильности и грамотности его составления, а значит эти требования играют большую роль при оформлении документа.

Итак, язык официальных документов является неотъемлемой частью документа, так как с помощью него можно добиться успеха в деловой сфере и произвести хорошее впечатление на деловых партнеров, грамотно составленным документом.

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30.2003.

2. Лавриненко В.Н., М.: Феникс - «Психология и этика делового общения». 2010 г.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Документационное обеспечение управления. На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте официально-делового стиля речи. Требования к текстам документов. Ошибки в оформлении текстов.

контрольная работа , добавлен 25.02.2009


Нормы официально-делового стиля. Правила использования сокращений, аббревиатур. Редакторская правка служебных документов. Использование деепричастных оборотов. Согласование сказуемого с подлежащим. Правописание имен собственных, орфографические трудности.

реферат , добавлен 19.02.2014


Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.

реферат , добавлен 14.11.2013


Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.

контрольная работа , добавлен 21.07.2009


Понятие и характеристика документов, используемых в официально-деловой сфере общения. Правила составления предложений, согласование его членов, выбор варианта. Составление делового письма и оформление его в соответствии с установленными нормами.

контрольная работа , добавлен 15.05.2013


Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.

курсовая работа , добавлен 14.12.2004


Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

контрольная работа , добавлен 26.05.2013


Основные особенности делового общения. Организация и технология документационного обеспечения управления. Технические средства, используемые для составления документов. Требования к оформлению документов. Правила ведения бесед и деловых совещаний.

контрольная работа , добавлен 08.12.2010


Рассмотрение истории развития системы государственного делопроизводства, ее нормативно-методической базы. Ознакомление с видом, составом реквизитов документа и основными направлениями их совершенствования. Изучение официально-делового стиля общения.

книга , добавлен 04.08.2010


Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.