Süsteemiintegraator Navicon on sõlminud strateegilise partnerluse Kofaxiga, mis on üks maailma liidritest sisuhalduse automatiseerimise alal, aga ka robotite äriprotsesside segmendis (RPA, Robotic Process Automation). Integraator juurutab Venemaa ettevõtetes äriprotsesside optimeerimiseks Kofaxi nutikaid tööriistu: äriprotsesside optimeerimise ja ümberkujundamise platvorm Total Agility ning RPA-süsteem Kapow, mis automatiseerib rutiinseid toiminguid ja lihtsaid ülesandeid, simuleerides inimtegevusi.

Kofaxi analüütikute sõnul kulub 22% iga töötaja ajast rutiinsetele ülesannetele: erinevatest süsteemidest andmete kopeerimine ja kleepimine, andmete otsimine ja koondamine rakendustest, tabelitest, veebisaitidelt ja muudest andmeallikatest. Samas kuni 88% vigadest äriprotsessides tehakse inimfaktori süül.

Korduvate ülesannete automatiseerimiseks, vigade kõrvaldamiseks ja ettevõtte andmete haldamise täpsuse parandamiseks sellistes tööstusharudes nagu valitsus, kindlustus, tervishoid, logistika, tootmine ja rahandus, kasutas Kofax tõestatud tehnoloogiat, mis on turul olnud üle 15 aasta – ja lõi uue, täielikult digitaalse töökeskkonna. , mis võiks töötada inimesega kõrvuti. See koosneb laiast valikust valmis robootikalahendustest sisuhalduse (infohõive), äriprotsesside (robootiline protsesside automatiseerimine), finantsjuhtimise (finantsprotsesside automatiseerimine) ja kliendiandmete haldamise (kliendi kaasamise lahendused) valdkonnas.

Kofaxi ülemaailmne võrgustik, mille peakontor asub Ameerikas, on kasvanud enam kui 30 aasta jooksul enam kui 70 riigis EMEA piirkonnas (Euroopas, sealhulgas Venemaal, Lähis-Idas ja Aasias), aga ka Aasia ja Vaikse ookeani piirkonnas. Alates 2018. aasta jaanuarist on Naviconi süsteemiintegraator olnud Kofaxi volitatud partner. Integraator plaanib rakendada RPA lahendusi, et luua Venemaa ettevõtetes ühtne digitaalne ruum ja levitada intelligentset analüütikat:

• Kofax Kapow- juhtiv tarkvara Kofax äriprotsesside robotiseerimise (RPA) valdkonnas. Tarkvararobotite loomise platvorm on valmis töötama mis tahes klassi süsteemidega, sealhulgas ERP, ECM, BPM ja CRM. Kapow minimeerib nendes ärirakendustes töötajate rutiinseid ülesandeid: intelligentsed robotid suhtlevad hõlpsasti raamatupidamissüsteemidega, käivitavad protsesse ja vahetavad andmeid ettevõtte süsteemide, veebisaitide, portaalide, JAVA ja töölauarakenduste vahel. Robotid jäljendavad tõetruult tegevusi, mida inimene nende asemel teeks, nagu andmete sisestamine ja erinevatest allikatest pärit teabe võrdlemine. Robotid Kofax Kapow teavad ka, kuidas teksti ära tunda ja rakendada sellele kõikvõimalikke reegleid andmete klassifitseerimiseks, struktureerimiseks ja töölõimede vahel jaotamiseks. Ja tänu Kapowi erilisele arhitektuurile, mis käivitab kõik nutikad tööriistad keskserverist ega vaja virtuaalset töölaua infrastruktuuri, ei vaja robotid keerulist koodi ja neid saab arendada lühikese ajaga.
• Kofax Total Agility- platvorm nutikate protsessirakenduste loomiseks mis tahes vormingus teabe kogumiseks, struktureerimiseks ja levitamiseks mis tahes allikatest. Total Agility intelligentsed rakendused aitavad sujuvamaks muuta ettevõtte sisuhaldust, sealhulgas äriprotsesside haldust ja andmete integreerimist. Need võimaldavad töötajatel töödelda andmeid kõikidest allikatest, alates dokumentide skaneeringutest ja fotodest kuni raamatupidamissüsteemide indikaatoriteni ja ettevõtte postikirjadeni. Klientidelt, tarnijatelt, kolmandate osapoolte teenustelt või sisesüsteemidelt saadud teavet ja dokumente saab struktureerida ja analüüsida reaalajas. Samas on iga Kofaxi süsteem täielikult hallatav: Kofaxi analüütiline moodul võimaldab jälgida IT-lahenduse toimimist peensusteni nii äripoolest kui ka IT poolelt ning jälgida töötajate KPI-de toimimist veebis. . Süsteemil on 50 eelseadistatud aruannet ja see võimaldab lisada nii enda kui ka analüüsiks ühendada täiendavaid andmeallikaid: näiteks ECM-klassi süsteemid, BPM jne.

„Kofaxi uuenduslike tööriistade ja lahenduste ainulaadsus seisneb selles, et need suudavad optimeerida protsesse, mis on absoluutselt igas ettevõttes ja tööstusharus. Maailma ja kodumaised edulood kinnitavad, et sellised süsteemid ei saa mitte ainult vähendada ettevõtte tegevuskulusid, vaid ka parandada klienditeenindust ja avada uusi arenguväljavaateid. Tegelikult aitavad need ärikasutajatel avastada uut väärtust teabes, mis varem tundus neile kasutuskõlbmatu, või teabes, mille kogumine ja töötlemine võttis liiga kaua aega. Seetõttu tutvustame intelligentseid teenuseid ja tarkvararoboteid oma klientidele farmaatsiatööstusest, FMCG ettevõtetest ja professionaalsete teenuste sektorist üle maailma.

Roman Baranov, Naviconi äriarendusdirektor.

Kofax on Microsofti partner ja sertifitseeritud kuld
arendaja, nii et lahendused on hõlpsasti integreeritavad ettevõtte ärirakenduste ja -tehnoloogiatega: Microsoft Dynamics, SharePoint ja Office 365.

Arukad arendaja tööriistad on kohandatud töötama ka MS Azure'i pilveteenustes. Tänu sellele saavad Microsofti lahendusi kasutavad Naviconi kliendid ehitada äriprotsesside täielikku automatiseerimist.

“2018. aastat võib õigusega nimetada robotiseerumise aastaks. Ettevõtetele ei piisa enam pelgalt äriprotsesside automatiseerimisest ja andmete digiteerimisest – nad tahavad seda teha kõige mugavamal viisil minimaalse inimressursiga. Äriprotsesside robotiseerimine võimaldab sujuvamaks muuta ja optimeerida rutiinsete korduvate toimingute täitmist. Selle tulemusena vabastab see töötajate aega ja energiat väärtuslikumate ülesannete lahendamiseks: näiteks loominguliste või strateegiliste ülesannete lahendamiseks. Nõudlus RPA järele kasvab enneolematu kiirusega ning Kofax Kapowi ja Kofax Total Agility toodete integreerimine võimaldab eranditult katta kõik kliendi äriprotsessid ning õigustab investeeringut lihtsalt.

Gurzheeva Natalia, Kofaxi äriarendusdirektor Venemaal, SRÜs ja Iisraelis.

Tuletame meelde, et 2017. aastal sisenes Navicon rahvusvahelisele turule, pakkudes ülemaailmsetele ravimifirmadele hunnikut lahendusi keerukaks automatiseerimiseks. Strateegiline partnerlus ühe rahvusvahelise innovatsiooniliidriga Kofaxiga on saanud integraatori järjekordseks sammuks välisturgudele laienemisel ning oma kohaloleku ja teadmiste laiendamisel SRÜ riikides.

Äriprotsesside robotiseerimise projektiga alustades, nagu igas teises äriautomaatika projektis, on lõkse, mis selle tehnoloogiaga esimest korda kokku puutunud kliendile silma ei hakka. Tänane materjal on pühendatud levinuimatele vigadele, mida projektimeeskonnad koos sponsoritega RPA projektide algfaasis teevad. Allpool kirjeldatud vead ei ole loomulikult ammendav ja kõik vead ei pruugi olla konkreetse kliendi jaoks olulised.

Viga 1. Robootilise protsessi automatiseerimise tehnoloogia võimaluste ülehindamine

Te ei tohiks pidada äriprotsesside robotiseerimist imerohuks kõigi hädade vastu. Sellel tehnoloogial on oma täpselt määratletud nišš, milles see on kõige tõhusam. Seal, kus IT täisväärtuslik automatiseerimine on võimalik ja majanduslikult põhjendatud, ei tohiks roboteid proovida. Andmevahetus siinide kaudu ja nende töötlemine spetsiaalsete IT-süsteemide abil on alati tõhusam kui kasutaja käsitsi toimingud, isegi kui robotid seda 10 korda kiiremini ja vigadeta teostavad.

Te ei tohiks äriprotsessi algusest lõpuni iga hinna eest töötajat robotiga asendada. Selline lähenemine võib oluliselt suurendada robotiseerimisprojekti keerukust ja vähendada investeeringutasuvust (Return on Investment, return on investment). Õige lähenemine on automatiseerida protsessi kõige lihtsamad ja rutiinsemad osad, säilitades samal ajal inimese (töötaja) osaluse mittetriviaalsetes olukordades. Sel juhul läheb projekt kiiresti läbi, on majanduslikult põhjendatud ja annab samal ajal käegakatsutava efekti. Ajal, mil ettevõte saavutab robootika vallas teatud küpsusastme, on palju lihtsam äriprotsessis allesjäänud tööalasid robotitele üle kanda ning projekti “ebaõnnestumise” tõenäosus on minimaalne.

Viga 2. Kontseptsiooni tulemuste ülehindamine

Enne äriprotsesside robotiseerimise projektiga alustamist testib klient tavaliselt kontseptsiooni ise, st kinnitab tehnoloogia toimivust (Proof of Concept, PoC). Selles etapis tekib sageli olukord, kus PoC-le antakse kõige lihtsam protsess. See valik võib olla tingitud paljudest objektiivsetest teguritest. Siin on mõned neist:

• Tellija rakendusliidesele töövõtja täisväärtusliku juurdepääsu korraldamise keerukus - testkeskkonna ettevalmistamine, kooskõlastamine turvateenistusega, töövõtja objektile juurdepääsu või kaugjuurdepääsu korraldamine.
• Ajastus ja maksumus. PoC ei tohiks definitsiooni järgi kesta kuid ja nõuda märkimisväärseid investeeringuid.

Edukas Proof of Concept võib aga klienti eksitada. Tuleb selgelt mõista, et lihtsa äriprotsessi robotiseerimine ei anna vastuseid kõikidele väljakutsetele, mis võivad tekkida tehnoloogia laiaulatusliku juurutamise käigus. Õige lähenemisviis võib olla kolmeetapiline projekt:

• Väikese äriprotsessi kontseptsiooni tõestus, et mõista, kuidas see tehnoloogia konkreetses keskkonnas töötab.
• Piloot ühe või kahe täisväärtusliku äriprotsessi robotiseerimisel, mis mõjutavad maksimaalselt kõiki robotiseerimise tehnoloogilisi aspekte. Kui klient kavatseb robotiseerida protsesse, mis hõlmavad SAP-i, veebiliidesega rakendusi, MS Windowsi rakendusi, OCR (optilise märgituvastuse) tehnoloogiaid, on soovitatav seda kõike katsetada piloodis, et mitte komistada pärast platvormi ostmist platvormipiirangute otsa. suur hulk litsentse.
• Projekti skaleerimine kogu robotiseerimiseks kavandatud protsesside kogumile.

Tuleb märkida, et kõigi kolme etapi olemasolu ei ole kohustuslik nõue. Kui kliendil on vaja automatiseerida palju sama tüüpi protsesse, siis PoC jaoks õigesti valitud äriprotsess võib anda talle vastused kõikidele küsimustele. Võib juhtuda ka teine ​​olukord, kus tehnoloogia enda toimivus on väljaspool kahtlust (näiteks pangandus- ja kindlustussektoris) ning saate projektiga alustada pilootfaasist.

Viga 3. Projekti töörühma vale koosseis

Äärmiselt oluline on algusest peale kompetentselt moodustada äriprotsesside robotiseerimise projekti töörühm. Pealiskaudsel pilgul RPA tehnoloogiale võib tunduda, et projekti edukaks elluviimiseks piisab robotprotsessi ja IT omaniku äriüksuse kaasamisest. See on aga paljude disainimeeskondade sageli tehtud viga. Õige lähenemine peaks olema vaadata robotit mitte kui programmi, vaid kui ettevõtte digitaalset töötajat. Sel juhul näeme, mida on vaja ärile ja IT-le lisada:

• IT turvalisus. Robot vajab ettevõtte IT-süsteemides töötamiseks kontosid, mis tähendab, et ta peab määrama juurdepääsuõigused. Millised on need õigused: kas kõigi robotite jaoks on ühtne juurdepääsumudel või saab iga robot oma juurdepääsude komplekti? Robotile EDS-i väljastamise küsimus jääb lahtiseks. Firmasisese allkirja eest - selle saab lahendada sisekorraga. Väljaspool ettevõtet allkirjastamiseks - see küsimus peab olema reguleeritud tööstuse või riigi õigusaktidega. Ja siinkohal tuleb märkida, et Ukrainas pole see küsimus isegi regulaatorite päevakorras ja maailmas tervikuna pole olukord palju parem.
• Struktuurijaotuste kontrollimine. Robotite äriprotsessid puudutavad sageli valdkondi, mida tuleb tööstuse standardite suhtes testida. Ja kuigi teatud ülesannete üleandmine inimeselt robotile vähendab ainult mittevastavuse ohtu, tuleks kontrollivad struktuuriüksused aktiivselt kaasata juba projekti algusest, et hinnata vastavust valdkonna standarditele ja anda asjakohaseid soovitusi.
• H.R. Robotite kasutamine vabastab ettevõtte inimressursi, mis tähendab, et on vaja kaasata personaliosakond, kes peab arvestama, millised töötajad vabanevad, planeerima nende ümberõpet (vajadusel) ja ümberjaotamist suurema lisandväärtusega ülesannetele.

Viga 4. Äriprotsesside robotiseerimine ilma optimeerimiseta

Kuigi robotiseerimine sageli lihtsalt kiirendab kasutaja tegevust ja tõstab tootlikkust, oleks viga viia äriprotsess robotile (isegi PoC või pilootfaasis) ilma seda eelnevalt üle vaatamata.
Projekti meeskond peab mõistma, et GIGO reegel (Garbage In, Garbage Out, "Garbage in - prügi välja") on äriprotsesside robootika puhul 100% rakendatav.

Viga 5. Kvalifikatsiooninõuete alahindamine

Kui ettevõte otsustaks arendada oma kompetentsikeskust, siis oleks suur viga arvata, et erineva profiiliga spetsialiste on võimalik kiiresti ümber orienteerida RPA rakendamisele. Võimalik on kiirendatud veebipõhine koolitus, mis võimaldab koolitada spetsialiste väikese kontseptsiooni tõendi täitmiseks. Suuremahuliseks iseseisvaks elluviimiseks on aga vaja koolitada spetsialiste täiendkoolitustel, seejärel anda neile võimalus töötada 3-6 kuud kogenud spetsialistide juhendamisel reaalsetes äriprotsesside robotiseerimise projektides ja ainult pärast sellist koolitust saab selliseid spetsialiste vastu võtta robootika tööstusprojekti.

Samuti ei tasu pimesi uskuda Robotic Process Automation platvormide arendajate turundusmaterjale, mis ütlevad, et äriprotsessi robotiseerimiseks piisab vaid protsessis vajalike sammude sooritamisest ning RPA süsteemisalvesti salvestab. ja looge töötav skript, mis laaditakse just robotisse. Nii et see ei tööta. Täisväärtuslikuks robotiseerimiseks on vaja nii analüütikuid kui ka arendajaid. Ja kuigi arendajad ei pea valdama ühtki programmeerimiskeelt, on enam-vähem keeruka äriprotsessi robotiseerimiseks siiski vaja programmeerimisoskusi ja algoritmilist mõtteviisi.

Samuti on oluline probleem ühe robotiseerimisel kasutatava raamistiku kättesaadavus. Kui robotiseerimine toimub juhuslikult, siis on kliendil projekti skaleerimisel ja ka juba robotiseeritud protsesside teenindamisel suured probleemid.

Üldiselt on meie soovitus klientidele, kes plaanivad oma RPA kompetentsikeskust ehitada, kaasata kvalifitseeritud partner ning kaasata ta mitte ainult RPA kompetentsikeskuse elluviimisse, vaid ka ettevalmistamisse nii tehniliselt kui metoodiliselt.

Loetletud probleemsed probleemid robotprotsesside automatiseerimise rakendamisel ei ole loomulikult ammendav loetelu. Sellegipoolest on need kõige levinumad ja ilmsemad vead, mida saab hõlpsasti tasandada asjatundliku projekti planeerimise ja kvalifitseeritud partneri valikuga, kes aitab kliendil "mitte astuda tuntud rehale".

Kui soovite Robotic Process Automation (RPA) kohta rohkem teada saada, võtke ühendust meie Ukraina ja Hongkongi esindustega!

Teave DMS-lahenduste kohta:
"DMS Solutions" on Ukraina elektroonilise dokumendihaldussüsteemi arendaja. Oleme esimene Ukraina teenusepakkuja äriprotsesside robotiseerimise (Robotic Process Automation, RPA) ja tarkvararobotite juhtimissüsteemide ehitamise valdkonnas. DMS Solutions tegutseb Euroopa, Põhja-Ameerika ja Aasia turgudel ning omab esindusi Hongkongis ja Ukrainas.

Vaata meie videost, kuidas tarkvararobotid tagakontori funktsioone täidavad!

Robotprotsesside automatiseerimisel (RPA) on potentsiaal ja motivatsioon digitaliseerida protsesse, mida hetkel teostatakse käsitsi ja füüsiliselt. Miks siis ei ole kõik ettevõtted sellest aru saanud ja vaid vähesed on alustanud robotiseerimisega? Vaatame tarkvararobotite kohta käivaid müüte. Alustame neljast pessimistlikust.

1. RPA rakendamine on kallis

Loomulikult on teil vaja vahendeid RPA arendamiseks, juurutamiseks ja administreerimiseks, partnerettevõtete konsultatsioonideks, protsesside ülalpidamisega seotud tegevuskuludeks, infrastruktuuri hooldamiseks jne. Sellegipoolest on need kulud palju väiksemad kui tarkvara jaoks. arendus äriprotsesside haldamiseks või ettevõtte ressursside jälgimise ja jaotamise süsteemi juurutamiseks. RPA rakendamine on odavam kui protsessi käigushoidmine või allhanke hankimine. RPA suurendab ROI-d, mis muudab selle tehnoloogia üsna atraktiivseks.

Üks meie klientidest soovis teada tehingute töötlemise protsessi roboti rakendamise maksumustSAP saadud tulemuste täiendava järelanalüüsiga ja mitmete vigade parandamisega. Õppimine, et litsentside maksumus üksiRPA aasta on üle 300 000 rubla., ta ei olnud inspireeritud. Meie soovil andis klient protsessi üldised ressursiparameetrid: kaks inimest (FTE), kellest igaüks veetis päevas kokku 3 tundi. Protsessi ülalpidamise ja juurutamise kulude võrdlemise tulemusenaRPA selgus, et projekti tasuvusaeg on 4 kuud (vt joonis). Järgmisel aastal on netosääst peaaegu 800%.

2. RPA ainult teatud tööstusharudele

Arvatakse, et RPA tehnoloogia on kasulik konkreetsete piirkondade ja piirkondade jaoks. See on eksiarvamus: igas tööstusharus on back-office ülesandeid. RPA-d saab rakendada peaaegu kõikide korduvate algoritmiliste ülesannete ja tegevuste puhul - sissetulevate kõnede analüüs, kvartaalne aruandlus, sündmustest teavitamine läbi erinevate kanalite, pettuste avastamine pangandussektoris.

3. RPA eesmärk on vaid protsessikulude vähendamine

Jah, loomulikult on see eduka projekti üks eeliseid, kuid see pole kõige olulisem. RPA rakendamisega näeme protsesside aja vähenemist, töötajate vabastamist kulukamate protsesside läbiviimiseks ja töökindluse paranemist. Märgin ära ka parima järjepidevuse, sest robotid töötavad alati selge algoritmi järgi ilma kõrvalekalleteta. Nõuetele vastavus ja andmete/aruandluse kättesaadavus suureneb.

4. Robotid vähendavad töökohti

Robotid seevastu julgustavad inimesi liikuma loovamate ülesannete juurde. Need aitavad inimesi areneda, nagu ka kunagi tehastesse ilmunud automatiseeritud koosteliinid. RPA valdkonnas on administraatoreid, arendajaid, testijaid, ärianalüütikuid vaja mitte ainult konsultantide ja integraatorite seast, vaid ka ettevõtetest, kus protsessid on robotiseeritud.

Eelmise aasta lõpus pälvis India suurim erapank Axis Bank ja nutika automatiseerimise tarkvara pakkuja WorkFusion CFO Innovation Award auhinna kahe kriitilise kliendi-panga suhtluse automatiseerimise eest: kaubanduse finantseerimine ja kliendikonto avamine. Pank ei võtnud eesmärgiks säästa töötajate arvelt nende protsessis osalemise vähendamisega, mis on juurutamise peamine kasusaajaRPA sai klient - klientidega suhtlemise protsess lühenes viieteistkümnelt minutilt kahele või kolmele.

Vaatame liiga optimistlikke eksitusi tarkvaraprotsesside robotiseerimise vallas. Iga tehnoloogia on ebatäiuslik, RPA pole erand. Sellel tööriistal ja selle kolleegidel on oma plussid ja miinused.

1. RPA robotid ei eksi kunagi

Kui robot on õigesti konfigureeritud, töötab see korralikult ja ilma vigadeta. Siiski juhtub, et inimene ei suutnud ette näha kõiki erandeid, eriti neid, mis nõuavad "tervet mõistust". Samuti paneb robot seda mitu korda kordama vea juhises või protsessis endas. Kõigil neil juhtudel on RPA algoritmi täpsustamiseks vaja inimese sekkumist. Esiteks on vaja tagada õige käsitsi töövoog, seejärel robotit nende peal treenida ja õiget täitmist juhtida.

Ja pea meeles põhimõtetGIGO (Prügi sisse, Prügi Välja), mida keegi tarkvararobotite puhul ei tühistanud: kui robot kasutab valesid sisendandmeid, siis on tema töö tulemus ekslik, isegi kui algoritm on õige.

2. Kõik kontoritööd on RPA-ga automatiseeritavad

Kõiki protsesse ei saa algoritmiseerida ega reegliteks eraldada. Lisaks on paljudel ülesannetel omad piirangud, mis nõuavad inimlikku mõtlemist. Valides protsessi, mis RPA automatiseerimiseks ei sobi, saate vähendada selle efektiivsust, vähendada kiirust ja isegi suurendada kulusid. Näiteks klientidega suhtlemist või pidevalt muutuvaid toiminguid on üsna keeruline automatiseerida. Juhtumite õigeks valikuks ja järjestamiseks peab analüütik läbi viima täismahus uuringu ja analüüsi.

Kuni tehisintellekt ja masinõpe on inimmõtlemisest kaugel, on inimesed alati võtmeotsuste tegemise keskmes. Praegu pööratakse suurt tähelepanu just tehisintellektile, et hiljem saaks robotiseerimine vabastada rohkem inimressurssi, kes on praegu hõivatud monotoonsete ülesannete täitmisega.

3. RPA-d on võimalik rakendada ilma IT-osakonda kaasamata

Kuigi RPA juurutamine on kiire ja ühtlasi minimeerib ka kallite süsteemide juurutamise vajaduse, suudavad selle tehnoloogia asjatundlikult, tõhusalt ja suhteliselt kiiresti juurutada vaid hea tehnilise ja analüütilise taustaga spetsialistid. Roboti saavad seadistada ka ärikasutajad, kuid see võtab palju rohkem aega. Agiilsetest arendusmetoodikatest juhindudes saate õigeaegselt muuta automatiseerimise suunda ja minimeerida riske. IT-osakond vastutab ka juurdepääsurollide ja kontode määramise eest, mida robotid kasutavad.

IT-spetsialistide kaasamiseks on erinevaid stsenaariume: alates konsultatsioonidest ja abist tehniliste võimaluste tagamisel kuni arenduse ja administreerimise suunamiseni üksikute etappide või kogu projekti kaupa.

Mida teha, kui olete huvitatud RPA tehnoloogiast, kuid te pole kindel selle tõhususes teie ettevõtte jaoks:

1. Tellige robotiseerimiseks äriprotsesside ekspressaudit. RPA konsultandid pakuvad neid teenuseid tasuta.

2. Käivitage pilootprojekt – robotiseerige üks protsess või väike töövaldkond. Hinda tulemusi.

3. Kui piloot on edukas, liikuge edasi täielikule robootikaprogrammile.

Paljud Venemaa ettevõtted on juba katsetanud digitaalseid või "administratiivseid" roboteid (Robotics Processes Automation, RPA), mis on mõeldud kontoritöötajate säästmiseks rutiinsetest ülesannetest. Olles eduka piloteerimise tulemuste põhjal veendunud, et selliste lahendustega saab vabastada piisava hulga töökohti ja oluliselt optimeerida palgakulusid, seisis ettevõtete ees järgmine suur ülesanne – võtta kasutusele täisväärtuslik administratiivsete äriprotsesside robotiseerimise programm.

Paradoksaalsel kombel saavad alguse probleemid - ettevõtted ei mõista, kuidas edasi minna, kuidas viia see protsess strateegia tasemele ja viia lõpule digitransformatsioon, mitte aga osutada lahendusi konkreetsetes osakondades. KPMG viis läbi juba robotiseerimise teele astunud Venemaa ja välismaiste ettevõtete kogemuste uuringu, et mõista, kuidas tuleks korraldada protsessid organisatsioonis, et saaks täielikult ja tõhusalt üle minna laialdasele automatiseerimisele.

Kuidas peaks robootikaprogrammi juhtima?

Ettevõte peab koondama erinevad pilootalgatused ühtsesse koordineeritud programmi, et vältida osakonnad erinevate tehnoloogiliste lahenduste valimist, suurendada litsentside kõrvaldamise efektiivsust (üks litsents võib ju toetada mitut protsessi), vältida kehvast kvaliteedist tulenevate täiendavate tegevusriskide tekkimist. robotite ja robootikateadmiste ebaefektiivse kasutamise.

Samuti on oluline kontrollida infot juurutatud robotite kohta ja säilitada teadmisi robotite äriprotsesside kujundamise kohta. Vastasel juhul on organisatsioonil oht sattuda mõne aja möödudes olukorda, kus on välja töötatud hulk roboteid, kuid need ei tööta süsteemide arendamise ja muutumise tõttu, need loonud töötajad on siirdunud teistele ametikohtadele. ja õige kirjelduse puudumisel lähevad teadmised protsessi ülesehitusest kaotsi.

Vaja on koondada teadmised organisatsiooni sees ja luua reaalne või virtuaalne robootika ekspertkeskus. Nendest ettevõtetest, kellel on robotiseerimisprogrammi elluviimine õnnestunud, on sellise ekspertiisikeskuse loonud ligi 70%. See omakorda tekitab küsimusi selle kohta, kes hakkab organisatsioonis robotiseerimisprogrammi juhtima ja milline saab olema ekspertiisikeskuse roll.

Laadige alla kasulik materjal:

Kes peaks olema selle protsessi juht?

Võimalik, et äriprotsesside robotiseerimise programmi juhiks võivad olla: funktsioon, milles piloot läbi viidi, IT-osakond, digitaalse ettevõtte ümberkujundamise või tegevuse tõhususe eest vastutav üksus. Igal neist on programmi tulevase omaniku seisukohast teatud eelised ja puudused.

Seega on teedrajaval funktsioonil robootika kogemus pilootajast (ja võib-olla ka varasem kogemus MS Office'i toodete makrokampaaniaga, mis on tüüpiline ühisteeninduskeskustele), kuid see on suure tõenäosusega piiratud jaotuse ulatusega ja tal puudub võime katta protsesse teisi jaotusi ja ristfunktsionaalseid interaktsiooniahelaid. Programmi omanikuks saamiseks peab pioneerifunktsiooni juht ületama oma üksuse ja juhtima funktsionaalset robotite ekspertkeskuse meeskonda.

IT-funktsiooni nägemus robotiseerimise algatusest on sageli mitmetähenduslik. IT-juhtimise eelised on selged: kogemus süsteemi kujundamisel ja juurutamisel, koordineerimise lihtsus teiste IT arendusalgatustega. Paljudes ettevõtetes on ekspertiisikeskuse juurutamise alguse taga aga just traditsiooniliste süsteemitäienduste pikk ootejärjekord või traditsiooniliste IT-vahenditega majanduslikult mitte õigustatud probleemide sulgumine. Sel juhul selle funktsiooni juhtimine ainult aeglustab robotiseerimise protsessi ja tekitab veelgi suuremat nõudlust osakonna piiratud ressurssidele. Seega läheb kaotsi roboti üks peamisi eeliseid - töövalmidus 1-2 kuuga. Lisaks puuduvad IT-spetsialistidel vajalikud üksikasjalikud teadmised äriprotsessidest. HfS-i läbiviidud uuring näitab, et ettevõtete seas, kes hindavad oma robotiseerimisprogrammi edukaks juhiks, kuulub IT-funktsioon vaid 41% juhtudest.

KPMG analüüs näitab, et enamikul juhtudel jääb juhtroll robotiseerimisprogrammis ettevõttele. Samas on robotiseerimissüsteemi korrektseks toimimiseks vajalik teha koostööd IT-funktsiooniga ning integreerida robotid ühtsesse IT-haldusprotsessi. Ilma selleta ei pruugi väljatöötatud lahendused olla skaleeritavad ja tekitada ettevõttele täiendavaid tegevusriske.

Robotiseerimistehnoloogiad on üks ettevõtte digitaliseerimistööriistadest, seega võib digitaalne labor võtta robotiseerimisprogrammi juhtrolli. Sel juhul tagatakse robotiseerimisprogrammi tõhus koordineerimine ettevõtte üldise digitaalse transformatsiooniprogrammiga. Sellist üksust nagu digilabor ei eksisteeri aga igas suurettevõttes, vaid pea igaühel on üksus, mis vastutab efektiivsuse tõstmise eest. Äriefektiivsuse parandamise osakonnast võib saada tõhus robotiseerimisprogrammi juht, kuna see ühendab endas äriprotsesside analüüsi, automatiseerimisülesannete seadmise ja optimeerimisalgatuste ärijuhtumite arvutamise kompetentsid.

Milline peaks olema robootika eksperdikeskuse roll?
Eristada saab kolme tüüpi ülesandeid, mida robootika eksperdikeskus võib potentsiaalselt täita:

• tehniline, sealhulgas robotplatvormi käitamine, litsentside käsutamine ja robotite määramine;
• metoodiline;
• ja otseselt robotite loomine.

Olenevalt sellest, milliseid ülesandeid keskus võtab, võib kõne alla tulla kolm ekspertiisikeskuse mudelit.

1. pilt. Kolm ekspertiisikeskuse mudelit (suurendamiseks klõpsake)

Hübriidmudel tagab tavaliselt optimaalse tasakaalu kontrolli ja roboti kasutuselevõtu kiiruse vahel. Keskus hoolitseb tehniliste aspektide eest, kujundab robotiseerimise metoodika, koolitab äriüksusi, kontrollib juurutatud robotite kvaliteeti ja ärijuhtumi elluviimist. Samas on äritegevus otseselt seotud robotite loomisega alates võimaluste tuvastamisest kuni kasutuselevõtuni. Loomulikult saavad keskuse spetsialistid keerulistel juhtudel roboti loomise enda peale võtta ja ettevõtlust toetada. Hübriidmudel tagab kontrolli ja samal ajal võimaldab ärifunktsioonidel valida robotiseerimise ulatuse ja kiiruse.

Seda mudelit valib enamik Venemaa ja kogu maailma ettevõtteid. Need, kes valisid esimesel etapil “Ettevõtete keskuse” mudeli (kui roboteid loovad ainult ekspertiisikeskuse töötajad), jõuavad mõne aja pärast ka hübriidmudelini tänu robotiseerimisalgatuste arvu kasvule.

Milliseid pädevusi ja ressursse on vaja robootikaprogrammi juurutamiseks?

Tõhusaks töötamiseks on vaja, et robotiseerimisprogrammi juurutamisel oleks korraga mitu rolli.

Joonis 2. Robotiprogrammi juurutamisega seotud tüüpilised rollid (klõpsake suurendamiseks)

Mitmeid rolle, nagu näiteks ärianalüütik ja ekspertkeskuse hübriidmudeli puhul arendaja, täidavad ärifunktsioonide töötajad. Ekspertiisikeskuse alalise koosseisu moodustavad robotlahenduste arhitekti, juhendaja ja testija rolli täitvad töötajad (testimist teostavad ka roboti arendaja ja protsessi omanik). Hübriidmudeli ekspertiisikeskuse alaliste töötajate arv ei ületa 2-5 inimest. Robotiseerimisprogrammis osalevate äriüksuste töötajad moodustavad reeglina robotiseerimisprogrammi virtuaalse "laia" meeskonna, läbivad spetsiaalse koolituse ja saavad keskuse spetsialistidelt asjatundlikku tuge.

Kuidas peaks roboti loomise ja juurutamise protsesse üles ehitama?

Robotiseerimisprogramm eeldab uute robotite loomise ning olemasolevate hooldamise ja administreerimise protsesside loomist ja reguleerimist. Uue roboti loomise protsess läbib traditsioonilisi etappe alates protsessi robotiseerimise võimaluse tuvastamisest kuni roboti seadistamiseni kuni testimise ja juurutamiseni. Uue roboti loomise protsessi kavandamisel on vaja ette näha nõuded olemasoleva äriprotsessi kirjeldamisele, koodi dokumenteerimisele ja kvaliteedile ning juhiste väljatöötamisele. Oluline on seada kvaliteedinõuded, mis vähendavad riski olukorraks, kus robot mingil põhjusel lakkab töötamast ning töötajat, kes selle lõi või enne robotiseerimist äriprotsessi teadis, enam ei ole.

Samas on väga oluline, et uue roboti loomise või olemasoleva uuendamise protsess oleks integreeritud IT haldusprotsessidega või IT-funktsiooni otsese kaasamise puudumisel uue roboti loomisel järgiks kehtestatud IT-nõuetega.

Kuidas peaks jaotama robotiseerimisprogrammi rahastust?

Keskmiselt rakendatakse robotit 1-2 kuuga, mis määrab juurutamise tööjõukulud ja litsentside maksumus roboti kohta on umbes 500-800 tuhat rubla aastas (olenevalt valitud platvormist). See on väiksem kui enamiku Venemaa suurte ettevõtete keskmine kulu töötaja kohta aastas, mis võimaldab saavutada robotiseerimisprojekti kõrge tasuvuse. London School of Economicsi andmetel võib üksikute protsesside puhul protsesside robotiseerimise investeeringu tasuvus olla kuni 600-800 protsenti.

Pilootprogrammilt robotprogrammile üleminek eeldab aga ärijuhtumi arvutamist ja kontrolli. Optimeerimise võimaliku mõju hindamine on vajalik ka selleks, et seada prioriteediks algatused piiratud ressurssidega seadetes.

Protsessi robotiseerimise ärijuhtumi "kasumliku" osa moodustab tööjõukulude vähenemine, juhtumi kulude osas - juurutamiskulud ja litsentside maksumus (tuletan meelde, et üks litsents võib toetada mitut robotprotsessid, kui neid ei teostata paralleelselt). Tööjõukulude kokkuhoidu saab kõige paremini hinnata äriprotsessi omanik, juurutuskulusid - Robootika Ekspertiisikeskus. Programmi ärijuhtimise kvaliteetse uurimise ja kontrolli tagamiseks on aga vajalik kaasata finantsfunktsioon.

Ettevõtetel on vaja kindlaks määrata robotiseerimisprogrammi raha eraldamise kooskõlastamise kord: kas selleks on sama IT-projekte vaatav investeerimiskomisjon, digitaliseerimiskomisjon või mõni eriorgan. Ettevõtted peavad otsustama oma sisemiste investeeringute juhtimise tavade valguses.

Kõige olulisema kokkuvõtteks tahan öelda, et edukaks üleminekuks robotite juurutamise piloodilt robotiseerimisprogrammile peab iga ettevõte:

• määrake robotiseerimisprogrammi juht - enamasti on see äriüksus; samas on nii maailmas kui ka Venemaal mudelid, mil selle rolli võtab üle IT-funktsioon;
• luua Ekspertiisikeskus - tavaliselt ehitatud hübriidmudelile - Ekspertiisikeskus vastutab teadmiste, metoodika, koolituse ja kontrolli eest (2-5 töötajat), äri arendab keskuse toel roboteid;
• reguleerida robotite loomise protsessi ja tagada robotiseerimise algatuste integreerimine olemasolevatesse IT-haldusprotsessidesse; pakkuda koolitust äriüksustele;
• määrab litsentside ostmiseks ja robotite arendamiseks raha eraldamise korra (välisressursside kaasamise korral). Ressursside ja jõupingutuste suunamine protsessidele, mille efektiivsust on võimalik robootika abil tõsta ning need, mis on seotud näiteks struktureerimata info töötlemisega, tuleks lükata tehisintellekti juurutamiseni.

Tänane ajaveeb on pühendatud äriprotsesside robotiseerimiseks platvormi valimise küsimusele. Õnneks on tänapäeval RPA (Robotic Process Automation) tehnoloogia juba üsna küps ja turg pakub laia valikut platvormi pakkujaid. Samas osalevad sellel nii selged liidrid - ainult (või põhiliselt) RPA valdkonnale spetsialiseerunud ettevõtted kui ka tegijad, kellele RPA on nende tootesarja laiendus äriprotsesside automatiseerimise vallas. Selles materjalis ei mainita teadlikult tootmisettevõtete nimesid, et vältida varjatud reklaami süüdistusi, kuid antakse soovitusi, millele RPA platvormi valimisel tähelepanu pöörata.

Seega on turul täna kümmekond üsna tõsist tegijat. Kolm-neli neist on ilmselged liidrid nii kogunenud kliendibaasi kui ka platvormide olemasoleva funktsionaalsuse poolest. Sama palju ettevõtteid jääb liidritest maha, kuid neil on kõik võimalused lähiaastatel neile järele jõuda, kui nad oma arengustrateegiat õigesti üles ehitavad. Ja on nišimängijaid, enamasti ettevõtted, kes töötavad teistes suundades ja reklaamivad oma RPA lahendusi osana oma kliendiportfellist. Millele peaksite platvormi pakkuja valimisel üldse tähelepanu pöörama?

1. Platvormi tehnoloogilised omadused
Igal platvormil on tehnilisest vaatenurgast oma tugevad ja nõrgad küljed. Samas on kliendiettevõtetel erinevad äriprotsessid. Kui ühe kliendi jaoks on platvormi põhinõue oskus töötada skaneeritud, sageli halva kvaliteediga dokumentidega, siis teine ​​klient ei pruugi optilise märgituvastuse (OCR) mehhanismi üldse kasutada. Lisaks saab samu mehhanisme erinevatel platvormidel rakendada täiesti erineval viisil ning ühe kliendi jaoks ideaalis rakendatu võib teise jaoks muutuda oluliseks probleemiks. Üldiselt on platvormide kõige populaarsemad tehnoloogilised funktsioonid järgmised:

• Oskus töötada teksti- ja pildituvastussüsteemidega. Enamiku platvormide baasversioonis on teatud tüüpi OCR-lahendus. Mõned platvormid võimaldavad teil integreerida teisi turul saadaolevaid OCR-tooteid.
• Tarkvararobotite töö tugi jälgitavas ja järelevalveta režiimis ehk võimalus käivitada roboteid nii kasutaja tööjaamades kui ka ettevõtete andmekeskuste virtuaalsetes masinates.
• Robotite käivitamise viisid (graafiku alusel, sündmuse järgi, kasutaja käsitsi) ja nende suhtlus ärikasutajatega.
• Võimalus laiendada platvormi manustatud funktsioone väliste moodulite abil.
• Integreerimine tehisintellekti ja masinõppe elementide platvormi.

2. RPA platvormide litsentsimisfunktsioonid ja nende hinnapoliitika
Enamik RPA platvormi müüjaid litsentsib oma tarkvara üheks aastaks. See tähendab, et klient peab igal aastal tasuma robotite, nende juhtimissüsteemide ja arendajatööde maksumuse. See erineb mõnevõrra tarkvara litsentsimise üldtunnustatud praktikast, kuid ilmselgelt on see mudel üle võetud tarkvararobotite eesmärgi loogikast, mis on mõeldud rutiinseid toiminguid tegevate töötajate asendamiseks. Ja nagu teate, on paljudes riikides töötasu aluseks aastasissetulek ning roboti maksumuse ja töötaja palga otsest võrdlust on sel juhul lihtsam teha.

Litsentsipoliitikas ja platvormide maksumuses on palju rohkem erinevusi. Mõelgem sellele punktile üksikasjalikumalt, kuna see võib oluliselt mõjutada projekti investeeringutasuvust.

Reeglina sisaldavad kõik platvormid kolme põhikomponenti:

• Ühte või mitut tüüpi robotid, mis erinevad funktsionaalsuse või elupaiga poolest (virtuaalkeskkond või töötaja töökoht).
• Robotiseerimisalgoritmide arendaja töökoht.
• Platvormi serverikomponent, mis sisaldab andmebaasi, robotite tsentraliseeritud juhtimise ja nende oleku jälgimise süsteemi, äriprotsesside robotiseerimisalgoritmide versioonide hoidlat, kontode ja paroolide salvestusruumi, mida robotid kasutavad ärisüsteemidele juurdepääsuks jne.

Olenevalt platvormi tootja lähenemisviisist saab kõiki neid komponente litsentsida eraldi või komplektidena üheks või mitmeks aastaks. Miks võib see kliendi jaoks kriitiline olla? Sest projekti algstaadiumis toimub protsesside robotiseerimine järk-järgult: esimese 2 kuu jooksul töötatakse välja üks või kaks protsessi ja viiakse need üle tootlikule režiimile. Selles etapis võib ühe roboti koormus olla näiteks 20% tema võimsusest (tuletame meelde, et robot suudab töötada 24 tundi ööpäevas ja sooritada toiminguid kordades kiiremini kui inimene). Veel 2 kuu pärast saab produktiivses režiimis töötada juba 6-8 protsessi, mis nõuab 2-3 roboti kasutamist. Aasta pärast robotiseerimisprojekti algust võib tegelik vajadus robotite järele olla 6-10 robotit. Ja siin saab klient esitada endale küsimuse: kas ma pean ostma 10 roboti ja juhtimissüsteemi paketi vähemalt 3 aastaks (ühe RPA turuliidri standardtingimus), kui ma garanteerin, et ma ei saa koorma neile esimesel aastal tööd?
Platvormide hind võib samuti väga erineda: ühe roboti maksumus võib olla vahemikus 1200 USD kuni 10 000 USD.

3. Platvormi skaleeritavus
Äriklientide jaoks pole platvormi skaleerimise võimalus vähem oluline kui selle funktsionaalsus. Skaleerimise all peame silmas selliseid võimalusi nagu:

• Kümnete ja sadade robotite tõhus juhtimine, mis töötlevad samaaegselt sadu äriprotsesse.
• Tõrgetaluvus, varundamine, riketest kiire taastumise võimalus, robotiseerimisalgoritmide versioonikontrolli tugi, geograafiliselt hajutatud realiseerimise võimalus (süsteemi eraldamine erinevate andmekeskuste vahel) jne.

4. Paljulubav platvorm
Millised näevad tarkvararobotid välja 3-5 aasta pärast? Seni saab kindlalt väita vaid üht: RPA tehnoloogia areng saab olema plahvatuslik. Tehisintellekti ja masinõppetehnoloogiate kasutamine suudab tõsta robotite võimed täiesti uuele tasemele. Need ettevõtted, kes täna seisavad silmitsi platvormi valiku küsimusega, peaksid mõtlema, mida nende RPA platvormitootja tulevikus pakkuda suudab. Täna panevad turuliidrid oma toodetele aluse, millest homsest saab vundament järgmise põlvkonna robotiseerimisplatvormidele. Ja konkreetset tarnijat valides on mõttekas platvormi arendusplaane analüüsida juba täna, sest homme on platvormi vahetamine väga kulukas.

Eraldi tuleks rääkida avatud lähtekoodiga lahendustest. Tavapäraselt on kommertsplatvormidele alternatiiv avatud lähtekoodiga RPA arenduste näol. Väljavaade saada RPA platvorm ilma litsentsidesse investeerimata tundub ahvatlev ja seda peaksid kindlasti kaaluma väikesed ettevõtted, kellel on piisavalt kvalifitseeritud ressursse robotite arendamiseks. Kuid niipea, kui tegemist on suurklientidega, hakkavad avatud lähtekoodiga seotud puudused üles kaaluma litsentside ostmisel saavutatud säästu. Kui kaalute tõsiselt avatud lähtekoodiga robotite kasutamist, peaksite mõistma järgmist:

• Valmistooteid pole. Peate iseseisvalt valima komponendid (moodulid, teegid) ja koondama need üheks lahenduseks.
• Tuge pakub avatud kogukond, millel pole kohustusi ega SLA-sid.
• Avatud lähtekoodiga tsentraliseeritud robotijuhtimissüsteemi veel pole. Peate roboteid käsitsi juhtima või investeerima oma juhtimis- ja seiresüsteemi arendamisse.
• Avatud lähtekoodiga arendajate kvalifikatsiooninõuded on palju kõrgemad kui kommertsplatvormidel arendajatele.

Tulemused
Õige RPA platvormi valimiseks peaksite alustama oma ettevõtte üksikasjalikust analüüsist. Ükski vastutustundlik konsultant ei vasta teie äriprotsesse analüüsimata, teie strateegiliste eesmärkide ja arenguplaanidega tutvumata küsimusele, milline tarnija teile kõige paremini sobib. Esiteks peab klient ise vastama mõnele põhiküsimusele:

• Millised on eesmärgid, mille minu ettevõte endale robotiseerimisprojektiga alustades seab?
• Kui palju protsesse plaanitakse robotiseerida esimesel, teisel, kolmandal aastal?
• Millised tehnoloogilised aspektid on minu ettevõtte äriprotsessidele omased? Võib-olla on oluline töödelda struktureerimata andmeid või võib-olla on kõik protsessid seotud mittestandardse ärirakendusega, millega mitte iga RPA platvorm ei saa tõhusalt suhelda.
• Kas minu ettevõte plaanib investeerida oma RPA kompetentsikeskuse rajamisse või loodab see väliskonsultantidele?

Vastused neile küsimustele ja professionaalse RPA teenusepakkuja ettevõtte konsultatsioon võimaldavad teil mõistlikult valida usaldusväärse RPA platvormi, mis suudab vastata teie ettevõtte nõudmistele nii täna kui ka tulevikus 10-15 aasta pärast.

Kui soovite rohkem teada saada Robotic Process Automation (RPA) kohta, võtke ühendust meie esindustega Ukrainas ja Hongkongis!

Teave DMS-lahenduste kohta:
"DMS Solutions" on Ukraina elektroonilise dokumendihaldussüsteemi arendaja. Oleme esimene Ukraina teenusepakkuja äriprotsesside robotiseerimise (Robotic Process Automation, RPA) ja tarkvararobotite juhtimissüsteemide ehitamise valdkonnas. DMS Solutions tegutseb Euroopa, Põhja-Ameerika ja Aasia turgudel ning omab esindusi Hongkongis ja Ukrainas.